Elektronická komunikace se zaměstnancem: novinky, které přinesla flexinovela

Elektronicky zaslaná pracovní smlouva

Pokud si od budoucího zaměstnance předem vyžádáte jeho e-mailovou adresu, můžete mu na ni pracovní smlouvu poslat elektronicky. V tomto případě je potřeba, aby si zaměstnanec dokument vytiskl, ručně podepsal, naskenoval a poslal vám ho elektronicky nazpět. Případně pokud disponuje elektronickým podpisem, může smlouvu podepsat elektronicky.

Jakmile obdržíte smlouvu podepsanou zaměstnancem, také ji podepíšete a tuto verzi mu znovu elektronicky pošlete. Zaměstnanec má ještě možnost do sedmi dnů od smlouvy odstoupit (pokud už u vás mezitím nenastoupil). Odstoupení od pracovní smlouvy musí být písemné.

Elektronicky zaslaná výpověď

Do e-mailu můžete zaměstnanci poslat i výpověď či jiné ukončení pracovního poměru. Předtím však musíte mít jeho výslovný písemný souhlas s touto metodou doručení.

V písemném souhlasu zaměstnanec uvede, na jaký e-mail mu máte výpověď poslat. Nemůže uvést svůj aktuální pracovní e-mail, který využívá jako váš zaměstnanec. Je nutné, aby šlo o jeho soukromou adresu, ke které jinak zaměstnavatel nemá přístup.

Svůj souhlas s elektronickým zasláním může zaměstnanec kdykoliv odvolat.

Aby byla elektronicky doručená výpověď platná, je třeba, aby zaměstnanec potvrdil její přijetí. Což může učinit například odpovědí na zprávu. Tímto okamžikem začíná dle flexinovely běžet výpovědní lhůta.

Jestliže nemáte žádný signál, že zaměstnanec výpověď obdržel, začíná běžet patnáctidenní lhůta. Jestliže ani v ní pracovník nereaguje, v poslední den této lhůty se výpověď považuje za doručenou a začíná běžet výpovědní lhůta.

Elektronický mzdový či platový výměr

Mzdový či platový výměr můžete zaměstnanci poslat elektronicky i bez předchozího souhlasu. Nicméně je potřeba, aby vám zaměstnanec přijetí výměru potvrdil. Jestliže vám pracovník do patnácti dnů nepotvrdí jeho přijetí, potřebujete mu výměr doručit jinou cestou – např. osobně, nebo poštou.

Výměr nemusíte posílat na soukromý zaměstnancův e-mail, můžete použít i jeho pracovní adresu. Důležité však je, aby byl výměr v podobě, kterou si může zaměstnanec uložit a vytisknout.

Když vám zaměstnanec posílá dokumenty

Elektronická komunikace funguje i na druhou stranu – tedy od zaměstnance k vám. Primárně se předpokládá, že písemnosti vám bude zaměstnanec předávat osobně v práci, ale může využít i elektronickou komunikaci.

Dokumenty vám může zasílat na e-mailovou adresu, kterou jste pro tento případ určili. Dokument se považuje za převzatý okamžikem, kdy potvrdíte jeho doručení. Jestliže však nereagujete, považuje se za doručený za patnáct dnů.

Zaměstnanec vám může písemnosti posílat i do vaší datové schránky. I pokud se do ní nepřihlásíte, považují se dokumenty za doručené do deseti dnů od zaslání.

Další detaily k elektronickému doručování

Jestliže se vám kterákoliv písemnost posílaná e-mailem vrátí jako nedoručitelná, adresát ji neobdržel a je potřeba, abyste ji předali jiným způsobem.

Podmínky pro elektronické doručování upravuje zákoník práce primárně v paragrafu 21 a 335.

Nedělejte zbytečné (a drahé) podnikatelské chyby

Chyby jsou normální a v podnikání se jim nevyhnete. Nicméně kdo je připraven, není překvapen. Proto byste alespoň o základních povinnostech, které vám ukládá zákon, měli mít přehled. Jinak se vám to může dost prodražit – jak na pokutách a penále, tak tím, že vám řešení těchto záležitostí zabere spoustu času.

Proto doporučujeme absolvovat naši mini akademii. Je to bezplatný online program pro začínající podnikatele, ve kterém vás seznámíme s důležitými základy. Zjistíte, jak funguje sociální a zdravotní pojištění, jak je to s daněmi a tak dále. Díky tomu je rozjezd vašeho podnikání mnohem hladší.