Zásady ochrany osobních údajů

1. Kliknutím na ověřovací link obdržený při registraci začínáme zpracovávat Vaše osobní údaje. Jsme správcem osobních údajů. Prohlížením webových stránek může také docházet ke shromažďování osobních údajů. Vždy zpracováváme výhradně osobní údaje získané od vás, uživatelů, nebo z veřejně dostupných databází (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík).
2. Zpracováváme tyto osobní údaje ve smyslu čl. 4 odst. 1 GDPR:
   • jméno a příjmení
   • adresa bydliště
   • adresa elektronické pošty (e-mail)
   • číslo bankovního účtu
   • telefonní číslo
   • IČ a DIČ
   • IP adresy zařízení, z nichž proběhlo přihlášení do aplikace
   • certifikát EET, pokud propojujete aplikaci iDoklad s EET
   • vyobrazení vašeho vlastnoručního podpisu, pokud si přejete, jej na fakturách uvádět
3. Výše uvedené osobní údaje zpracováváme za účelem:
   • plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, kterým se rozumí poskytování služeb zpřístupněním aplikace, informování o plánovaných odstávkách technické údržbě software a hardware, vyřizování vašich dotazů prostředním zákaznické podpory a informování ve změnách v aplikaci nebo v jejím užívání
   • ochrany serverů před útoky a uživatelských účtů před zneužitím třetími stranami, což je náš i váš oprávněný zájem ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR
   • abychom vás mohli, v rámci našeho oprávněného zájmu, informovat, co je v iDokladu nového, jaká zlepšení a novinky plánujeme, jaké vyvíjíme související produkty, abyste měli vždy aktuální a přesný přehled dostupných produktů a služeb souvisejících s vaším účetnictvím, ve smyslu recitálu 47 GDPR
4. Telefonickou komunikaci se zákaznickou podporou si vždy ukládáme po dobu 6 měsíců, abychom na základě ní mohli poskytovat kvalitnější služby a okamžitě a efektivně vám pomoci v případech opakujícího se problému s aplikací, a to opět v rámci plnění smlouvy a našeho i Vašeho oprávněného zájmu.
5. Osobní údaje podle tohoto odstavce zpracováváme po dobu trvání smlouvy o poskytování služeb, tj. po dobu trvání uživatelského účtu, nejdéle však 15 let po jejím skončení pro případ vzniku sporu týkajícího se vztahu mezi společností a uživatelem související s Podmínkami užití aplikace iDoklad nebo těmito zásadami ochrany osobních údajů ohledně náhrady škody. V rámci oprávněného zájmu Vás můžeme oslovit s nabídkou našich služeb ještě 3 roky po zániku uživatelského účtu.
6. Při poskytování služeb nám pomáhají následující zpracovatelé, jejichž provoz je v souladu s evropskými standardy ochrany osobních údajů, přičemž zpracovávání osobních údajů třetími stranami je upraveno jejich vlastními podmínkami poskytování služeb. Souhlasíte, že jim můžeme předávat Vaše osobní údaje pro naplnění výše uvedených účelů:
   • Službu Microsoft Azure, cloudová úložiště společnosti Microsoft pro ukládání veškerých dat z aplikace (více ke službě https://azure.microsoft.com/cs-cz/). Osobní údaje neopouští území Evropské unie.
   • E-mailingovou službu MailChimp a SmartEmailing pro zasílání hromadných sdělení. Osobní údaje společnosti MailChimp jsou předávány do USA, přičemž společnost MailChimp splňuje podmínky EU-U.S. Privacy Shield.
   • Služby statistiky Google Analytics (https://policies.google.com/privacy/partners?hl=en).

1. Vaše údaje, které jsme uvedli výše, můžeme dále zpracovávat také tehdy, dáte-li nám k tomu dobrovolný a informovaný souhlas ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Užívání aplikace není nikdy vázáno na poskytnutí souhlasu. Ale můžeme Vám za něj nabídnout nějaký bonus k užívání aplikace.
2. Souhlas bude mít v takovém případě nejčastěji formu tickboxu, e-mailu nebo nám jej udělíte aktivním krokem vyžadovaném v e-mailu.
3. Souhlas nám můžete udělit k různým účelům společně nebo jednotlivě:

• aby Vás naši partneři mohli oslovovat telefonicky nebo e-mailem a nabízet Vám služby a výrobky, tj. zasílat Vám obchodní sdělení, která přímo nesouvisejí s účetnictvím, a informovat Vás o věrnostních akcích, událostech nebo bonusech
• aby Vaše osobní údaje mohly být v pseudonymizované podobě předmětem sociologického výzkumu nebo průzkumu trhu prováděného třetími osobami ke zkvalitnění služeb společnosti nebo třetích osob. V takovém případě mohou třetí osoby námi poskytnuté osobní údaje spojovat a kombinovat s údaji, které mají k dispozici a které získaly v souladu s právními předpisy. Třetí osobou jsou kupříkladu (a nejenom) společnosti v holdingu Solitea.

4. Zpracovávat osobní údaje na základě souhlasu můžeme po dobu trvání poskytování služeb, tj. po dobu existence uživatelského účtu, a 24 měsíců po jeho skončení. Lhůta pro zpracovávání může být kratší, pokud souhlas odvoláte.

1. Souhlas se zpracováním osobních údajů podle předchozího odstavce můžete kdykoliv odvolat ve svém uživatelském účtu nebo zasláním požadavku na adresu info@idoklad.cz.
2. Pokud nebudete chtít dostávat e-maily od iDokladu nebo jeho partnerů, můžete se z odběru vždy odhlásit kliknutím v zápatí každého e-mailu. To bohužel není možné u e-mailů, které jsou nezbytné, abyste obdrželi (např. plánovaná údržba aplikace, informování o změně v poskytování služeb, změna našich kontaktních údajů apod.).
3. Odhlášení z odběru vždy považujeme za odvolání souhlasu ve smyslu čl. 7 odst. 3 GDPR nebo podání námitky podle čl. 21 GDPR v případě e-mailů, kterými Vám informujeme o souvisejících službách a produktech iDokladu.
4. Souhlas udělený dle výše uvedených odstavců platí také pro společností pověřené zpracovatele.

1. Uživatel se společností vždy uzavírá také bezúplatnou smlouvu o zpracování osobních údajů, jejíž obsah je určen následujícími ustanoveními, dle čl. 28 odst. 3 GDPR.
2. Uživatelé doplňují do aplikace iDoklad tyto osobní údaje ve smyslu čl. 4 odst. 1 GDPR o svých odběratelích:
   • jméno a příjmení odběratele
   • fakturační adresa odběratele
   • IČ a DIČ odběratele
   • stát
   • e-mailovou adresu
   • kontaktní osobu včetně telefonního kontaktu
   • předmět plnění a cenu
3. Uživatel je vůči svým odběratelům v postavení správce údajů. iDoklad zajišťuje rozhraní pro vystavení faktury nebo daňového dokladu a zajišťuje uložení na servery třetích stran. Tyto činnosti nejsou považovány za zpracování osobních údajů dle platné legislativy. Nicméně společnost se klasifikuje jako zpracovatel s následujícími atributy.
4. Společnost se zavazuje zpracovávat osobní údaje výhradě za účelem uložení a zajištění přenosu údajů na úložiště a na základě pokynů uživatele.
5. Společnost má povinnost sjednat subzpracovatelský vztah a pověřit zpracováním společnost Microsoft, případně jiné subzpracovatele, je-li to nezbytné k funkčnosti aplikace.
6. Společnost zajistí funkčnost a chod aplikace, zavazuje se k její pravidelné údržbě a k jejímu zpřístupnění uživateli.
7. Společností prováděná údržba a servis aplikace mají ryze nahodilý ráz spočívající v nutnosti opravy chyb a údržby systémů.
8. Uživatel souhlasí s využitím dalších zpracovatelů, zejména společnosti Microsoft, jejíž zpracování spočívá v uchování údajů na cloudových serverech, a osob samostatně výdělečně činných, bude-li to nezbytné pro zabezpečení nebo zajištění funkčnosti aplikace. Žádný další zpracovatel nebude do zpracování zapojen bez souhlasu uživatele či bez uzavření smlouvy, která dílčího zpracovatele zavazuje k podstatně podobným povinnostem s ohledem na zpracování osobních údajů, ke kterým je vázána společnost.
9. V případě, že společnost bude mít v úmyslu zapojit do zpracovávání dalšího zpracovatele, je společnost povinna informovat uživatele. Veškeré pokyny pro další zpracovatele budou v souladu s právními předpisy ochrany osobních údajů. Společnost bude vždy dbát vhodného výběru zpracovatelů.
10. Společnost se zavazuje zajistit, aby další zpracovatelé nebo osoby účastnící se zpracování z pověření společnosti, vždy splňovali vysoký standard důvěry, a to především uzavřením dohody o mlčenlivosti.
11. Společnost se zavazuje zabezpečit osobní údaje v souladu s čl. 32 GDPR. Strany prohlašují, že ke dni uzavření smlouvy společnost přijala technická opatření zajišťující zabezpečení osobních údajů šifrováním přenosu dat na servery společnosti Microsoft pomocí HTTPS protokolu.
12. Uživatel bere na vědomí, že má plnou kontrolu a zodpovědnost za údaje, které vnáší do aplikace. Požadavek správnosti, přiměřenosti, časové omezenosti a minimalizace uchovávaných údajů musí být naplněny uživatelem. V případě, že uživatel provede výmaz údajů, jsou tyto vymazány. Společnost neprovádí kopie ani údaje uživatelů jinak nezálohuje, stejně jako nezasahuje do přenosu dat mezi uživatelem a společností Microsoft.
13. Strany jsou povinny poskytnout si vzájemnou součinnost v případě podezření ze zneužití osobních údajů subjektů údajů. Strany vynaloží maximální úsilí a přijmou taková opatření, aby se zamezilo vzniku rizika zneužití osobních údajů.
14. Skončením účinnosti této smlouvy, tj. zánikem uživatelského účtu, dojde do 7 dnů k likvidaci všech vložených údajů. Uživatel má vždy možnost uložená data exportovat a uložit na vlastní úložiště, aby nedošlo k nenávratné ztrátě vložených dat. Společnost ani pověřen zpracovatelé uživateli neodpovídají za škodu vzniklou ztrátou dat vložených do aplikace, po 7 dnech od zániku uživatelského účtu.
15. Součástí této smlouvy jsou také ustanovení Zásad ochrany osobních údajů, která následují.

1. Následující ustanovení se uplatní pro zpracování osobních údajů aplikací iDoklad z pozice správce i zpracovatele a jsou součástí smlouvy o zpracování osobních údajů.
2. Nezpracováváme osobní údaje dětí ani zvláštní kategorie osobních údajů, tzv. citlivé osobní údaje, ve smyslu čl. 9 GDPR.
3. Zpracovatelé, které pověříme zpracováváním, musí splňovat vysoký standard ochrany a budou vždy nakládat s údaji v mezích těchto zásad.
4. Prostřednictvím webových stránek můžeme shromažďovat a využívat technické údaje a související informace, mimo jiné včetně technických informací o zařízení uživatele, systému a aplikačním softwaru a periferních zařízeních, které jsou pravidelně sbírány s cílem usnadnit poskytování aktualizací softwaru, podpory produktů a dalších služeb souvisejících s aplikací. Tyto informace můžeme využívat, dokud jsou ve formě, která uživatele osobně neidentifikuje, k vylepšení svých produktů nebo k poskytování služeb či technologií, a to pouze po nezbytně dlouhou dobu.
5. Po ukončení poskytování služeb nebo zániku důvodu pro zpracovávání údajů osobní údaje zlikvidujeme.
6. Vždy vynaložíme maximální úsilí, aby nedošlo k neoprávněnému zpracování osobních údajů jinými osobami, nicméně neodpovídáme uživateli ani jiným subjektům údajů za újmu způsobenou neoprávněným zpracováním osobních údajů třetí osobou.
7. Všechny údaje z mobilní i webové verze aplikace jsou ukládány na serverech společnosti Microsoft na území Evropské unie. Servery společnosti Microsoft se nacházejí v Irsku. Žádné údaje odesílané cloudovými aplikacemi neopouští území Evropské unie. Údaje vložené uživateli nejsou duplikovány, kontrolovány či měněny. Společnost Microsoft dodržuje normu ISO/IEC 27018 při zabezpečení osobních údajů v cloudových úložištích.
8. E-maily, které Vám budeme zasílat, nepovažujeme my ani vy za nevyžádané obchodní sdělení ve smyslu zákona č. 40/1995, o reklamě, a zákona č. 480/2004, o některých službách informační společnosti.
9. V případě, že se dozvíme o bezpečnostním riziku spojeným s osobními údaji, bez zbytečného odkladu vás upozorníme.
10. Zavazujeme se, že v případě vzniku újmy v souvislosti s únikem osobních údajů či jiné skutečnosti, která vede ke vzniku újmy, poskytneme uživateli součinnost a právní asistenci při vymáhání náhrady po odpovědných zpracovatelích. Sama společnost však nenese odpovědnost za pochybení jí pověřených zpracovatelů.
11. Prostřednictvím našich webových stránek mohou být na vaše zařízení ukládány cookies v souladu s naší Cookie Policy.
12. Potvrzujete nám, že poskytnuté osobní údaje jsou pravdivé, přesné a že se vztahují výhradně k vaší osobě nebo že jste uvedl údaje, jejichž užitím nedošlo k zásahu do práv třetích osob. Vždy nás vyrozumějte o změnách v osobních údajích, aby byly zpracovávány pouze aktuální a úplné údaje, a to na naši žádost nebo i bez žádosti. Pokud Vás o to požádáme, vždy nám poskytněte aktuální a pravdivé údaje.
13. Osobní údaje budou zpracovávány v elektronické podobě neautomatizovaným způsobem. Anonymizované osobní údaje mohou být zpracovávány také automatizovaně. Subjekty údajů nebudou předmětem individuálního automatizovaného rozhodnutí ve smyslu čl. 22 GDPR.

1. Budete-li se domnívat, že provádíme zpracování Vašich osobních údajů v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, můžete:
   • nás vždy požádat o vysvětlení e-mailem na adresu GDPR@solitea.cz
   • vznést námitku proti zpracování za účelem oprávněného zájmu e-mailem na adresu GDPR@solitea.cz
   • požadovat e-mailem na adrese GDPR@solitea.cz, abychom Vám poskytli informaci o rozsahu či způsobu zpracování Vašich osobních údajů, a my Vám takové informace v přiměřené lhůtě (nejvýše 30 dní) poskytneme
2. Také máte právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz), případně Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (www.dataprotection.gov.sk/uoou).

Údaje vyplněné do formuláře, tj. Vaše jméno a příjmení, e-mail, telefon, IČ a obsah komunikace, potřebujeme znát, abychom Váš dotaz mohli zodpovědět. IP adresu zařízení, z něhož byl dotaz odeslán, si ukládají naši správci sítě.

Údaje z formuláře zpracováváme pro účely našeho oprávněného zájmu, kterým je poskytnutí odpovědi a informování o vývoji dotazu, případně aktualizace odpovědi.

Při odesílání formuláře jste měli možnost zaškrtnout souhlas se zasílání newsletteru. Pokud jste nám dali souhlas se zasíláním novinek, budeme vaše jméno a příjmení a e-mail zpracovávat za účelem zasílání novinek. Vyplněním formuláře nám potvrzujete, že Vámi vyplněné údaje jsou pravdivé, přesné a vztahují se k Vaší osobě.

Vaše údaje budeme zpracovávat po dobu, dokud je dotaz relevantní, přičemž náš oprávněný zájem trvá nejdéle 2 roky. V případě souhlasu Vám budeme novinky zasílat do odvolání souhlasu, nejdéle však po dobu trvání jeho udělení, tj. 5 let od odeslání formuláře.

Souhlas můžete odvolat zasláním e-mailu na gdpr@solitea.cz. Protože Vaše údaje zpracováváme také na základě oprávněného zájmu, budete-li mít pocit, že s Vašimi údaji nenakládáme podle Vašich představ, můžete podat námitku proti zpracování e-mailem na adresu gdpr@solitea.cz.

Odhlásíte-li se z odběru kliknutím na zápatí každého e-mailu, budeme odhlášení považovat za podání námitky, případně odvolání souhlasu, pokud jste nám jej udělili. O námitce vždy neprodleně rozhodneme. V období mezi podáním námitky a rozhodnutím o námitce, Vaše osobní údaje nebudeme zpracovávat.

Správcem Vašich údajů je společnost Solitea Česká republika, a.s., IČ 255 68 736, se sídlem Drobného 555/49, Ponava, 602 00 Brno, Česká republika, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně. Se zpracováním nám mohou pomáhat naši externí zpracovatelé, které jsme zavázali zpracovatelskými smlouvami, abychom chránili Vaše soukromí.
Kdykoliv se nás také můžete zeptat, e-mailem na adresu gdpr@solitea.cz, jaké údaje a proč o Vás zpracováváme. My Vám tyto informace rádi poskytneme. Kdykoliv můžete uplatnit také právo na opravu, výmaz či přenositelnost údajů. Pokud se domníváte, že Vaše údaje zpracováváme v rozporu se zákonem, můžete po nás požadovat vysvětlení či se v krajním případě obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Vyplněním a odesláním formuláře potvrzujete, že jste si zásady přečetli a souhlasíte s nimi.

Tyto zásady jsou účinné od 5. 9. 2018.

1. Veškeré soukromoprávní právní vztahy vznikající na základě nebo v souvislosti se zpracováváním osobních údajů se řídí právním řádem České republiky, a to bez ohledu na to, odkud byl přístup k nim realizován. K řešení případných sporů vzniklých v souvislosti s ochranou soukromí mezi uživatelem a společností jsou příslušné české soudy, které budou aplikovat české právo.
2. Tyto Zásady ochrany osobních údajů nabývají účinnosti 25. 5. 2018.