GDPR

Záložka GDPR

Domů  Předchozí  Další

 

Tato nápověda poskytuje pokyny pro vás - uživatele iDokladu pro případ, že se na vás (jako na správce osobních údajů) obrátí v souvislosti se žádostí týkající se GDPR váš obchodní partner nebo zákazník (jako subjekt údajů).

Práva subjektů údajů

Spolu se zavedením GDPR vznikají subjektům údajů určitá práva. Jak je můžete řešit s pomocí iDokladu, popisujeme v následující části.

Právo na přístup k osobním údajům

Subjekt údajů má právo na přístup k osobním údajům, které o něm evidujete. K tomuto účelu můžete v iDokladu vytisknout jeho Adresní kartu. Ta obsahuje souhrn informací, které o něm shromažďujete. Kartu vytisknete následujícím způsobem:

IK_odrazka Na záložce Adresář - Kontakty vyhledejte daného partnera

IK_odrazka Označte ho v seznamu zatržením okénka umístěného v levé části řádku.

IK_odrazka V horním menu zvolte možnost Tisk - Adresní karta.

Výběr kontaktu z adresáře

Výběr kontaktu z adresáře

IK_odrazka Adresní kartu můžete dále vytisknout nebo exportovat do PDF a poslat e-mailem.

Export Adresní karty do PDF

Export Adresní karty do PDF

Právo na opravu resp. doplnění

Subjekt údajů má právo na opravu chybných nebo nepřesných osobních údajů, které se ho týkají. Po jeho upozornění opravíte údaje přímo v detailu jeho kontaktu:

IK_odrazka Na záložce Adresář - Kontakty vyhledejte daného partnera.

IK_odrazka Zvolte funkci Upravit.

IK_odrazka Opravte údaje a uložte je.

Právo na výmaz

Subjekt údajů může požádat o smazání osobních údajů po uplynutí zákonných nebo smluvních lhůt nebo při odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů. Někdy se tomu říká "právo být zapomenut".

V případě, že vás váš partner požádá o smazání jeho osobních údajů ze systému iDoklad, využijete novou funkci anonymizace údajů. Postupujte následujícím způsobem:

IK_odrazka V pravé horní části menu najdete pod ikonou ik_rychla_napoveda záložku GDPR a zde přejdete na Anonymizace os. údajů.

IK_odrazka Pomocí pole vyhledejte a vyberte z nabízeného seznamu daného partnera.

Záložka Anonymizace os. údajů

Záložka Anonymizace os. údajů

IK_upozorneni Upozornění: Partner se v seznamu může objevit i vícekrát, pokud jste jeho údaje například opravovali přímo na faktuře.

IK_odrazka Po výběru partnera se pro vaši kontrolu vyhledají a zobrazí všechny doklady, které jsou k němu na vašem účtu v iDokladu evidované.

Doklady k vybranému kontaktu

Doklady k vybranému kontaktu

IK_odrazka Nakonec stiskněte tlačítko Anonymizovat. Tím se anonymizují všechny osobní údaje k danému partnerovi v adresáři i na dokladech. Karta kontaktu se nesmaže, ale všechny osobní údaje se přepíší textem Anonymizováno.

IK_upozorneniUpozornění: Anonymizace údajů je nevratná. Pokud se rozhodnete údaje přepsat textem anonymizováno, už se k nim nikdy znovu nedostanete! Před anonymizací promyslete, jestli na ni má váš zákazník právo. Ve váš prospěch mluví zákonné lhůty, které stanovují, jak dlouho musíte doklady archivovat.

U kontaktu se anonymizují tyto údaje: název firmy, IČ, DIČ, ulice, telefon, www stránky, jméno, příjmení a telefon kontaktní osoby, fax, číslo bankovního účtu spolu s kódem banky a případně IBAN.

Právo na přenositelnost údajů

Subjekt údajů má nově právo získat osobní údaje, které jsou o něm vedeny, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.

Pokud vás váš partner požádá o předání svých údajů, postupujete stejně jako při plnění jeho práva na přístup k osobním údajům. Na záložce Adresář - Kontakty vyberete ze seznamu daného partnera a zvolíte funkci Tisk - Adresní karta. Adresní kartu můžete vyexportovat do strukturovaného a strojově čitelného formátu xls.

Právo na omezení zpracování a právo vznést námitku

Subjekt údajů má právo i na omezení zpracování osobní údaje či vznést námitku. Právo na omezení se provádí tak, že se údaje po určitou dobu znepřístupní, odstraní nebo vyčlení do jiného systému/databáze. Částečně použitelný je i postup uvedený u Práva na opravu.

V tomto případě se však může jednat o širokou škálu požadavků, které je nutno v iDokladu řešit individuálně a ručně.

Právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování s právními či obdobnými účinky, zahrnující i profilování.

Tento typ automatizovaného individuálního rozhodování s právními či obdobnými účinky se v iDokladu nevyskytuje.