Když se nechcete utopit v e-mailech. Jak uřídit komunikaci v projektech

Projektové podnikání obvykle není o jednorázovém dodání. Je to série kroků, schvalování, verzí a termínů – a často do něj vstupuje více lidí různých profesí. A když se k tomu přidá obchod (poptávky, nabídky, domlouvání), vzniká chaos.

V našem videu to zmiňuje i architekt Jiří Huške. Komunikace v jeho firmě je roztříštěná do více kanálů a hlídání termínů i všeho ostatního je náročná každodenní operativa.

Co s tím? Dali jsme dohromady 6 kroků, které vám pomůžou uřídit podnikání tak, aby se po cestě nic „neztratilo v překladu“.

1. Jedno místo pro poptávky a kontakty

Začíná to nevinně: „Pošlete mi ceník!“, „Můžeme se potkat?“ nebo „Potřebuju návrh do dvou týdnů.“ Jenže jakmile poptávky chodí z více kanálů, najednou se ocitnete na jednom velkém komunikačním smetišti.

První krok je proto mít jednu evidenci, kam uložíte:

• kdo se ozval
• co chce
• do kdy to potřebuje
• v jaké je to fázi

Abyste se na konci dne mohli podívat na jedno místo a věděli: co visí ve vzduchu a co je další krok.

2. Z poptávky udělejte projekt

V projektových oborech je obchod a realizace jedna linka: poptávka → nabídka → schválení → práce → předání → fakturace. A právě mezi těmito kroky se nejčastěji ztrácejí informace.

Jakmile je jasné, že zakázka dává smysl, převeďte ji do „projektu“ – místa, kde bude všechno podstatné pohromadě. Včetně podkladů, důležitých rozhodnutí, milníků nebo seznamu lidí, kteří do něj vstupují.

3. Svatá trojice: úkol, termín, odpovědnost

Každý projekt, ať už je to stavba nebo nový web, se skládá z dílčích kroků. Aby se nic neztratilo, řiďte projekt přes úkoly – a u každého hlídejte tři věci:

• co má být výstup
• kdo je za úkol zodpovědný
• termín

Pokud tyhle tři informace chybí, vrací se jako bumerang věta: „Myslel jsem, že tohle řešíš ty.“ Psali jsme o tom i zde.

4. Komunikace patří k úkolům, ne do desítek mailů

Držte komunikaci přímo u jednotlivých úkolů. Zaveďte pravidlo, že když něco není napsané přímo u nich, neexistuje to.

Nastavte si jasný postup i pro všechny změny (například ze strany klienta): kdo změnu zapíše, kdo na to musí být upozorněn a které navazující kroky to ovlivní.

Výsledek je, že nehledáte „kde to kdo psal“ – a tým (včetně externistů) má vždy aktuální informace.

5. Čas a ziskovost: měřte realitu, ne pocit

U projektových zakázek je snadné podstřelit cenu. Ne proto, že neumíte nacenit svoji práci, ale protože se do cenovky „neviditelně“ započítají věci jako: domlouvání, koordinace profesí, revize, změny nebo urgence.

Přitom si stačí u jednotlivých částí projektu trackovat čas. Po pár měsících budete mít data, díky nimž výrazně zpřesníte nabídku – a hlavně uvidíte, které typy zakázek vydělávají a které jste „prokecali“.

6. Automatizace: neztrácejte čas rutinou

Jakmile máte poptávky, projekty a data na jednom místě, přichází příjemná část: automatizace.

Například s iDokladem se můžete napojit na konkrétní projektové nástroje nebo si udržet přehled o kontaktech i dokladech a zrychlit vystavování díky uloženým údajům a šablonám. U zakázek hrazených po etapách navíc snadno uhlídáte, co už bylo vyfakturováno, které zálohové faktury jsou zaplacené a co je ještě potřeba dořešit s účetní.

Stačí pár jednoduchých principů

Organizace projektového podnikání a na něj navázané komunikace není o tom mít „dokonalý systém“. Stačí se držet jednoduchých principů a uleví se vám i vašemu týmu. Místo hlídání všeho a řešení zmatků se vrátíte k práci, která vydělává.