mini akademie
pro začínající podnikatele
Obsah
1) Kam s nápady a jak je efektivně sdílet
Základem všeho je kvalitní nástroj na řízení projektů.
Takových nástrojů je několik – jejich největší předností je, že na jednom místě a na jedné platformě přehledně shrnují všechny činnosti, které se projektu týkají.
Malí podnikatelé, kteří používají jednotný systém pro nápady a jejich organizaci, ztrácejí podle studie společnosti Slack z roku 2024 méně času dohledáváním informací a přepínáním mezi různými aplikacemi – dělá to až 96 minut každý den!
2) Jak nastavit procesy, aby nápady nekončily v černé díře
Jak by dopadla naše večeře bez jasného rozdělení úkolů a odpovědností? Pravděpodobně bychom skončili u toho, že chceme servírovat jídlo, ale hovězí stále odpočívá v lednici, protože se všichni sice shodli na tom, že je potřeba ho nakrájet, nakořenit, zatáhnout na pánvi a nechat dojít v omáčce, ale už to pak nikdo neudělal.
Každý úkol musí mít:
- Jasně definovaný výsledek – aby se dalo určit, zda se podařil, nebo ne.
- Termín dokončení – aby na něj bylo možné navázat dalšími úkoly.
- Majitele – aby bylo jasné, kdo za něj zodpovídá.
Studie Harvard Business Review ukazuje, že lidé, kteří pracují s jasně definovanými cíli a termíny, vykazují o 60 % vyšší efektivitu při plnění úkolů.
3) Jak komunikovat s týmem jasně, přehledně, a aby nic nezapadlo
Není nic horšího než pár dní před termínem zjistit, že se zásadní informace před časem ztratila někde v temných hlubinách e-mailových schránek nebo propadlištích skupinových chatů.
Pro efektivní komunikaci je zásadní:
- Jedno místo pro sdílení informací a úkolů – například nástěnka u každého úkolu.
- Jeden způsob připomenutí – kupříkladu pravidelný týdenní meeting.
- Jeden centrální kalendář/Ganttův diagram pro kontrolu průběhu projektu –přehledné workflow zvyšuje produktivitu.
Podle Grammarly ztrácejí malí podnikatelé a firmy až 7,5 hodiny týdně na jednoho zaměstnance kvůli slabé komunikaci.
4) Kam s hotovou prací a jak ji sdílet v týmu
Stejně důležité jako přesné a jasné zadání úkolů je sdílet konečný výsledek. Ať už jde o upravené fotografie, zkorigovaný text kuchařky, nebo zmíněnou hotovou večeři.
Dokončená práce by měla být:
- Uložená vždy na jednom místě – například jedna jasně určená složka na serveru či cloudu.
- Jasně pojmenovaná – pouze jeden finální a jasně pojmenovaný výstup.
- Přístupná všem zúčastněným – aby nikdo nemusel ztrácet čas jejím hledáním.
- Archivovaná do budoucna – kvůli dalšímu použití nebo best practices.
Podle Harvard Business Review tráví zaměstnanci v průměru 20 % pracovní doby hledáním už známých informací nebo opětovným vytvářením už existujících podkladů.
Organizace byznysu zkrátka není jen otázka sofistikovaných aplikací nebo perfektních systémů. Stojí na jednoduchých principech: jedno místo pro nápady, jasný proces úkolů, přehledná komunikace, kalendář a termíny a dostupnost dokončené práce.
Související články
Podnikatelský survival kit: 10 tipů na podnikání pro jistý start
Základy podnikání za 8 hodin: online kurz podnikání od odborníků z praxe