SummiD 2026
3.11. - 26.11.
Obsah
Malíř Tomáš Chroňák z Prachaticka se svému řemeslu věnuje odmala. Zdědil ho po tátovi a dnes maluje interiéry i fasády. Zatím vše zvládá s pomocí asistentky, časem by ale rád vybudoval firmu složenou z kvalitních odborníků.
Právě už v této fázi se nicméně vyplatí přemýšlet, jak budoucí chod nastavit. Co bez problémů zvládne jeden člověk, nemusí ve více lidech fungovat.
Co malíři Tomášovi poradili naši experti? Koukněte se na video:
1. Nespoléhejte jen na svou hlavu
Tomáš si zakázky organizuje v excelových tabulkách uložených v různých složkách na počítači. Když mu zákazník zavolá během práce, přepošle informace přes WhatsApp asistentce. Ta domluví prohlídku a údaje zapíše do evidence.
Ve dvou takový postup funguje. S dalšími kolegy by ale rostlo riziko, že se informace ztratí nebo je někdo zapomene předat.
Tip experta: Nastavte evidenci tak, aby se v ní vyznal i člověk, který do firmy právě nastoupil. Začněte sjednocením evidence zákazníků, nabídek a faktur. V iDokladu můžete mít všechny tyto dokumenty přiřazené ke konkrétním zákazníkům. Jsou tak snadno dohledatelné a lze je jednoduše doplňovat.
2. Nepřipravujte cenové nabídky od nuly
Tomáš musí před získáním zakázky často vyjet za zákazníkem, prohlédnout si místo a připravit kalkulaci. Celý proces zabere až tři hodiny. Výpočty si usnadňuje vzorci v Excelu, ale i tak občas udělá chybu.
Tip experta: Vytvořte si katalog nejčastějších prací a materiálů. Ke každé položce přiřaďte jednotku a obvyklou cenu. U nové zakázky pak upravíte jen množství (u malíře třeba metry čtvereční) a specifické požadavky zákazníka. Ceník pravidelně aktualizujte, aby odpovídal skutečným nákladům. V iDokladu si můžete položky předpřipravit a jednoduše je vkládat do cenových nabídek.
S iDokladem zvládnete základní administrativu i v mobilu, třeba ještě v autě hned po návštěvě zákazníka.
3. Každá odeslaná nabídka potřebuje další krok
Tomáš přiznává, že má rezervy v urgování zákazníků. Po odeslání nabídky stanoví termín pro odpověď, ale pokud se zákazník neozve, většinou ho dál nekontaktuje.
Tip experta: Už při odeslání nabídky si naplánujte, kdy se zákazníkovi připomenete. Třeba za 3 až 5 pracovních dnů. Stačí ověřit, zda nabídku obdržel a nepotřebuje něco upřesnit. Sledujte také, kolik nabídek se promění v zakázku. Zjistíte tím, jestli vás nebrzdí cena nebo pomalé reakce.
V iDokladu můžete nabídky spravovat u jednotlivých zákazníků, sdílet je online a sledovat, zda si je zobrazili.
4. Automatizujte rutinní úkoly
Jedna kontrola platby nebo vystavení faktury zabere pár minut. S desítkami zakázek se ale podobné drobnosti nasčítají do hodin. Tomáš například u větších zakázek požaduje zálohu a její zaplacení prozatím stále kontroluje ručně.
Tip experta: Sepište si činnosti, které každý týden opakujete, a odhadněte, kolik času zabírají. Jako první automatizujte ty, které mají jasný postup a kde nejčastěji vznikají chyby. Typicky vystavování faktur, kontrolu úhrad nebo upomínání zákazníků.
V iDokladu lze ze schválené nabídky vytvořit zálohovou fakturu a po propojení s bankou automaticky párovat příchozí platby.
5. Hlídejte si náklady
S růstem firmy přibývají náklady na materiál, dopravu, vybavení nebo zaměstnance. Bez jejich sledování snadno ztratíte přehled, které zakázky se vám skutečně vyplatí a na kterých tratíte.
Tomáš zatím výdaje systematicky neeviduje. Část dokladů má elektronicky, část na papíře a na jejich zpracování nemá kapacitu.
Tip experta: Nečekejte s kontrolou nákladů až na konec roku. Průběžně evidujte výdaje a u větších zakázek sledujte, kolik vás stojí materiál, doprava a práce.
Do iDokladu můžete faktury a účtenky nahrávat, přeposílat nebo fotografovat mobilem. Umělá inteligence z nich pomůže vytěžit potřebné údaje, takže je nemusíte ručně přepisovat.
6. Nastavte chytře spolupráci s účetní
Tomáš spolupracuje s externí účetní a doklady jí stále předává i v papírové podobě v krabici. S plánovaným rozšiřováním firmy se to ale stane neudržitelné.
Tip experta: V iDokladu můžete účetní zpřístupnit potřebné údaje elektronicky nebo využít propojení s jejím účetním systémem. Odpadne tak část ručního přepisování i předávání papírů.
Nemusíte změnit všechno najednou
Přechod od živnostníka k firmě s sebou nese více zákazníků a více zaměstnanců. A také nutnost změnit způsob, jakým podnikání řídíte.
Nemusíte všechno vyřešit najednou. Začněte u činností, které vás nejvíc zdržují, a postupně propojte nabídky, fakturaci, platby i spolupráci s účetní.
Čím méně času strávíte kontrolou tabulek, hledáním dokladů a ruční administrativou, tím víc ho zbude na to, co vás na podnikání skutečně baví: na zákazníky, kvalitní práci a budování něčeho svého.
Související články
Když se nechcete utopit v e-mailech. Jak uřídit komunikaci v projektech
Jak co nejlépe zorganizovat vlastní byznys