Jako začínající podnikatelé si možná říkáte, že nemá smysl platit peníze za fakturační program, když vystavíte pár faktur měsíčně a nic víc vlastně nepotřebujete. Fakturace zdarma nicméně má svoje nástrahy a omezení – na co si musíte dávat největší pozor?
Pomineme teď možnost, že si faktury vystavujete ručně například v Excelu. Takový přístup se vyplatí v případě, kdy měsíčně vystavíte jednotky faktur. Jakmile je počet dokladů vyšší, už to zabírá dost času. Nehledě na to, že ani směrem k obchodním partnerům to nepůsobí zrovna profesionálně.
Ve fakturačním programu je vystavování faktur jednodušší, rychlejší a mnohem přehlednější. Fakturační systémy, které jsou zdarma, lze pak v zásadě rozdělit na dvě hlavní skupiny:
Rozeberme si je trošku podrobněji.
Na trhu existuje několik programů na fakturaci zdarma. Většina z nich je typu on-premise – stáhnete si je do počítače a nainstalujete. Existují ale také freeware fakturační programy v cloudu, které mají tu výhodu, že se k nim přihlásíte odkudkoliv a nemusíte nic instalovat.
Jakkoliv je nabídka fakturačního programu zdarma lákavá, mějte na paměti, že se v ní skrývá i několik hrozeb, které je potřeba předem zvážit. Zejména:
Bezpečnější variantou pro začínající podnikatele jsou placené fakturační programy, které nabízejí omezenou verzi zdarma.
Takové programy mají nejčastěji
Některé systémy (například iDoklad) toto kombinují. Nejprve máte aplikaci na dva měsíce zdarma, poté můžete přejít na placenou verzi, nebo pokračovat v omezené verzi zdarma s limitem počtu odběratelů (u iDokladu je maximem 5 odběratelů).
Pokud si zvolíte systém, který je omezen počtem dokladů nebo časovým obdobím, je jisté, že brzy narazíte na strop. Pak musíte přejít na placenou verzi, nebo změnit systém. Doporučujeme proto, abyste si fakturační program hned na začátku intenzivně vyzkoušeli a rozhodli se, zda za něj chcete platit. Pokud ne, odejděte co nejdříve.
U fakturačních programů s omezením počtu odběratelů je situace jiná. Pokud například děláte pouze pro dva nebo tři stálé klienty, můžete tyto programy využívat zdarma relativně dlouhou dobu.
Jisté však je, že u těchto systémů odpadají rizika freeware programů – jsou pravidelně aktualizované, máte nárok na zákaznickou podporu a větší jistotu, že vaše data jsou v bezpečí.
Placené fakturační programy s omezenou verzí zdarma mají ještě jednu výhodu – často nabízejí více funkcí než jen vystavování faktur. Například ověřují solventnost protistrany nebo automaticky posílají upomínky faktur po splatnosti.
Běžná je také evidence úhrad i nákladů, takže si v programu vlastně zdarma vedete i daňovou evidenci, což vám zjednoduší podávání daňového přiznání.
Poslední výhodou je pohodlný přechod na placenou verzi – pokud systém s omezenou funkčností přerostete, zaplatíte nižší stokoruny měsíčně za plnou verzi, aniž byste řešili migraci dokladů nebo seznamování s novým systémem. To pohodlí za těch pár stovek často stojí.