Fakturační programy zdarma: kdy se hodí a na co si dávat pozor?

Jako začínající podnikatelé si možná říkáte, že nemá smysl platit peníze za fakturační program, když vystavíte pár faktur měsíčně a nic víc vlastně nepotřebujete. Fakturace zdarma nicméně má svoje nástrahy a omezení – na co si musíte dávat největší pozor?

Pomineme teď možnost, že si faktury vystavujete ručně například v Excelu. Takový přístup se vyplatí v případě, kdy měsíčně vystavíte jednotky faktur. Jakmile je počet dokladů vyšší, už to zabírá dost času. Nehledě na to, že ani směrem k obchodním partnerům to nepůsobí zrovna profesionálně.

Ve fakturačním programu je vystavování faktur jednodušší, rychlejší a mnohem přehlednější. Fakturační systémy, které jsou zdarma, lze pak v zásadě rozdělit na dvě hlavní skupiny:

• freeware fakturační systémy
• a placené fakturační programy, které nabízejí omezenou verzi zdarma.

Rozeberme si je trošku podrobněji.

Freeware fakturační systémy

Na trhu existuje několik programů na fakturaci zdarma. Většina z nich je typu on-premise – stáhnete si je do počítače a nainstalujete. Existují ale také freeware fakturační programy v cloudu, které mají tu výhodu, že se k nim přihlásíte odkudkoliv a nemusíte nic instalovat.

Jakkoliv je nabídka fakturačního programu zdarma lákavá, mějte na paměti, že se v ní skrývá i několik hrozeb, které je potřeba předem zvážit. Zejména:

• Mají jen velmi málo funkcí. Freeware fakturační programy obvykle umí jen vystavit fakturu (chybí jim například funkce nastavení slevy pro vybrané odběratele, neověřují solventnost klienta, neposílají automatické upomínky faktur po splatnosti apod.).
• Nemáte jistotu pravidelných aktualizací. Pokud se například změní legislativa ohledně DPH, dodavatel fakturačního systému nemá závazek tuto aktualizaci (včas) implementovat.
• Nemáte k dispozici zákaznickou podporu. Pokud program přestane fungovat nebo se vám ztratí data, nikomu se nejspíš nedovoláte ani nedopíšete.
• Nevíte, jak je to s bezpečností vašich dat. Do fakturačního programu vkládáte citlivá data a u freeware řešení vám nikdo nezaručí, že jsou 100% v bezpečí, nebo že je například zálohuje.
• Nemáte dlouhodobou jistotu. Vývojáři freeware fakturačního programu mohou vývoj kdykoliv ukončit, klidně i ze dne na den. Nemají k vám žádný závazek a vy nemáte žádnou garanci fungování.

Placené fakturační programy s omezenou verzí zdarma

Bezpečnější variantou pro začínající podnikatele jsou placené fakturační programy, které nabízejí omezenou verzi zdarma.

Takové programy mají nejčastěji

• plnohodnotnou verzi zdarma, která po uplynutí určité doby vyprší,
• nebo omezenou verzi zdarma, která je nejčastěji limitovaná počtem odběratelů nebo počtem dokladů.

Některé systémy (například iDoklad) toto kombinují. Nejprve máte aplikaci na dva měsíce zdarma, poté můžete přejít na placenou verzi, nebo pokračovat v omezené verzi zdarma s limitem počtu odběratelů (u iDokladu je maximem 5 odběratelů).

Pokud si zvolíte systém, který je omezen počtem dokladů nebo časovým obdobím, je jisté, že brzy narazíte na strop. Pak musíte přejít na placenou verzi, nebo změnit systém. Doporučujeme proto, abyste si fakturační program hned na začátku intenzivně vyzkoušeli a rozhodli se, zda za něj chcete platit. Pokud ne, odejděte co nejdříve.

U fakturačních programů s omezením počtu odběratelů je situace jiná. Pokud například děláte pouze pro dva nebo tři stálé klienty, můžete tyto programy využívat zdarma relativně dlouhou dobu.

Jisté však je, že u těchto systémů odpadají rizika freeware programů – jsou pravidelně aktualizované, máte nárok na zákaznickou podporu a větší jistotu, že vaše data jsou v bezpečí.

Zdarma je i daňová evidence

Placené fakturační programy s omezenou verzí zdarma mají ještě jednu výhodu – často nabízejí více funkcí než jen vystavování faktur. Například ověřují solventnost protistrany nebo automaticky posílají upomínky faktur po splatnosti.

Běžná je také evidence úhrad i nákladů, takže si v programu vlastně zdarma vedete i daňovou evidenci, což vám zjednoduší podávání daňového přiznání.

Poslední výhodou je pohodlný přechod na placenou verzi – pokud systém s omezenou funkčností přerostete, zaplatíte nižší stokoruny měsíčně za plnou verzi, aniž byste řešili migraci dokladů nebo seznamování s novým systémem. To pohodlí za těch pár stovek často stojí.