Konec ručního nahrávání i přepisu: nový iDoklad Inbox zjednodušuje práci s doklady

Co je Inbox a k čemu slouží

Inbox je vaše nová virtuální schránka na doklady přímo v iDokladu (pro tarif Oblíbený a výš). Slouží k tomu, abyste měli všechny přijaté dokumenty na jednom místě a mohli je rovnou zpracovat. Díky automatickému načítání a vyčítání dokladů práci s nimi výrazně zrychlíte.

Doklady do Inboxu můžete dostat několika způsoby:

• přeposláním na vlastní e-mailovou adresu Inboxu,
• ručním nahráním souboru,
• nebo hromadným nahráním více dokumentů najednou.

Jakmile doklad dorazí, můžete ho uložit jako přijatou fakturu, účtenku, případně ho připojit jako přílohu k existujícímu dokladu.

Jak doklady do Inboxu dostanete

Každá agenda má vlastní unikátní e-mailovou adresu, kterou si vygenerujete v nastavení anebo přímo v sekci Nákup / Inbox. Tu stačí sdílet s dodavateli nebo si na ni přeposílat doklady z vašeho e-mailu.

Kromě e-mailu ale můžete využít i přímé nahrávání v aplikaci. To se hodí například pro účtenky nebo dokumenty, které máte uložené v počítači. Najednou můžete nahrát i větší množství souborů, což zrychlí zpracování.

Důležité je, že Inbox pracuje pouze s přílohami. Pokud přijde e-mail bez přílohy, nijak se nezpracuje.

Co se děje s doklady po přijetí

Jakmile doklad dorazí do Inboxu, iDoklad se ho pokusí automaticky rozpoznat a vyčíst.

Pokud dokument obsahuje strukturovaná data (například ISDOC nebo QR kód), systém:

• rozpozná typ dokladu,
• doplní dodavatele,
• načte částky i další údaje.

U ostatních dokumentů můžete využít vyčtení pomocí AI, které připraví základní data pro další práci. Každý dokument přitom zůstává pod vaší kontrolou a před uložením ho můžete upravit.

Vyčítání dat: automatika i AI

Inbox kombinuje automatické vyčítání s využitím umělé inteligence (AI). Díky tomu zvládne zpracovat jak strukturované faktury, tak i méně přehledné dokumenty.

Automatika funguje tam, kde má k dispozici jasná data. AI pak pomáhá v situacích, kdy je potřeba informace „dovyčíst“ z dokumentu.

Výsledek je vždy dobré zkontrolovat, zejména u účtenek nebo složitějších dokladů. Inbox vám ale výrazně zkrátí čas, který byste jinak strávili ručním přepisováním údajů.

Jednoduchá práce s doklady

V Inboxu pracujete s dokumentem přímo vedle formuláře. Vidíte jeho náhled, původní e-mail i vyčtené údaje.

Můžete:

• doplnit chybějící informace,
• přetahovat hodnoty z dokumentu do formuláře,
• zobrazit detail e-mailu,
• nebo dokument stáhnout či smazat.

Všechno probíhá na jednom místě, bez nutnosti otevírat další okna nebo aplikace.

Účtenky bez přepisování

Inbox výrazně zjednodušuje i práci s účtenkami. Ty můžete nahrát jednotlivě nebo hromadně a systém se pokusí načíst jejich obsah.

Pokud je účtenka uhrazená hotově, automaticky se promítne i do pokladny.

Co když uděláte chybu?

Inbox je navržený tak, abyste se nemuseli bát chyb. Pokud něco uložíte špatně, snadno to opravíte.

Typické situace:

• pokud při zpracování uděláte chybu, můžete doklad upravit ve fakturách nebo účtenkách, případně ho odpojit a zpracovat znovu od začátku,
• smazání dokumentu z Inboxu neovlivní již uložený doklad,
• všechny údaje lze před uložením upravit.

Díky tomu máte jistotu, že o žádná data nepřijdete.

Základní vyčtení jako součást vybraných tarifů

Základní vyčtení dokladů ze strukturovaných formátů, jako je ISDOC nebo QR kód, je součástí tarifů Oblíbený a Prémiový. Tyto doklady se tedy načítají automaticky bez nutnosti využívat kredity.

Kredity se využívají až ve chvíli, kdy chcete zapojit pokročilejší vyčtení pomocí AI u dokumentů, které strukturovaná data neobsahují.

Funguje to jednoduše:

• 1 kredit = 1 vyčtený dokument,
• kredity se dokupují v balíčcích po 100 kreditech,
• jejich platnost je 1 rok.

Na začátku získáte 3 vyčtení zdarma, abyste si Inbox mohli vyzkoušet.

Pracujeme na dalších vylepšeních

Inbox je nová funkce, kterou budeme dál rozvíjet. Do budoucna plánujeme ještě lepší práci s položkami a další automatizaci.

Budeme rádi za vaši zpětnou vazbu – pomáhá nám Inbox posouvat dál.