Automatizace

Author Seyfor 5 minut čtení 0

V iDokladu máte různé možnosti automatizací, které vám usnadní práci a můžete se tak místo fakturování naplno věnovat svému podnikání.

Automatické párování plateb

Pokud zadáváte více úhrad ručně, strávíte u toho hodně času a zvyšuje se riziko, že uděláte chybu. Můžete si ale iDoklad propojit s bankou, aby označil faktury jako uhrazené sám.

Funguje to tak, že se notifikace o bankovních pohybech na vašich účtech spárují s vystavenými doklady. Automatické párování nastavíte v sekci Nastavení – Banka – Párování bankovních pohybů, kde zatrhnete možnost Automatické párování plateb.

Nastavte si automatické párování plateb.

Nastavte si automatické párování plateb.

iDoklad vám poté vytvoří bankovní e-mailovou adresu končící na @itsmybill.eu (anglický název pro iDoklad). Na tuto adresu bude banka posílat notifikace o pohybech na účtu. Kliknutím na ikonu icon  adresu zkopírujete a vložíte do internetového bankovnictví jako e-mail pro zasílání upozornění.

Poté už vše funguje automaticky – podmínkou jsou správně zadané variabilní symboly při platbě. Jakmile dojde na vašem bankovním účtu k pohybu, banka pošle notifikaci na vytvořený bankovní e-mail. iDoklad zkontroluje, zda bankovní účet v notifikaci odpovídá některému z vašich účtů zadaných v sekci Nastavení – Banka – Bankovní účty. Pokud neodpovídá, iDoklad s notifikací dál nepracuje. Pokud odpovídá, iDoklad spráruje pohyb podle variabilního symbolu s neuhrazenými nebo částečně uhrazenými doklady. Jestliže se shoduje variabilní symbol na více dokladech, páruje se platba na základě sumy. Doklad poté označí jako uhrazený.

Když iDoklad nenajde stejný variabilní symbol, nebo pokud není variabilní symbol v platbě zadaný, uloží pohyb do seznamu bankovních pohybů v sekci Finance – Banka a označí jej jako nespárovaný. Spárovat ho poté musíte ručně.

Při převodu peněz mezi dvěma bankovními účty, které máte nastavené v sekci Nastavení – Banka, se pohyb nespáruje.

Při spárování nebo nespárování pohybů dostanete upozornění – najdete je pod ikonou zvonečku v pravém horním rohu, nebo v sekci Bankovní notifikace (aktivujete si je na úvodní stránce).

Při spárování nebo nespárování pohybů dostanete upozornění – najdete je pod ikonou zvonečku v pravém horním rohu, nebo v sekci Bankovní notifikace (aktivujete si je na úvodní stránce).

Notifikace

Program iDoklad za vás může automaticky posílat poděkování za platbu i upomínky neuhrazených faktur.

Pokud máte nastavené automatické párování plateb, iDoklad odešle poděkování v okamžiku spárování úhrady s fakturou. Poděkování nastavíte v sekci Nastavení – E-maily a komunikace – Šablony e-mailů a komunikace.

Text poděkování si upravíte podle sebe kliknutím na odkaz Šablona poděkování za úhradu zákazníkovi.

Text poděkování si upravíte podle sebe kliknutím na odkaz Šablona poděkování za úhradu zákazníkovi.

Pokud odběratel fakturu neuhradí v termínu splatnosti, iDoklad mu automaticky pošle upomínku. Tuto funkci zapnete v sekci Nastavení – E-maily a komunikace – Šablony e-mailů a komunikace. Rovnou zde nastavíte podmínky pro zasílání upomínek – kdy se mají zasílat a u jakých částek. Upomínky se pošlou vždy na všechny e-mailové adresy zadané na kartě kontaktu daného zákazníka a odešlou se maximálně 10× k dané faktuře.

Text upomínky si můžete upravit podle sebe po kliknutí na Šablona upomínky zákazníkovi.

Text upomínky si můžete upravit podle sebe po kliknutí na Šablona upomínky zákazníkovi.

Pravidelné (automatické) faktury

Pokud poskytujete pravidelně stejné služby, vybíráte nájemné, nebo dodáváte stejnému odběrateli stále stejný produkt, nemusíte faktury vytvářet pokaždé znovu – nastavte si pravidelné faktury.

Vytvoříte při tom vzor, podle kterého iDoklad automaticky generuje faktury v zadaném termínu a rovnou je odesílá odběrateli.

Vzor pravidelné faktury vytvoříte:

  • z už vydané faktury – v seznamu faktur vyberete tu, ze které chcete vytvořit vzor, kliknete na tři tečky na konci řádku a z nabídky vyberete možnost Pravidelná faktura,

blank

  • nebo vzor nastavíte nově bez vazby na už vydaný doklad – kliknete na zelené tlačítko blank v levém horním rohu, nebo kliknete na ikonu icon v sekci Prodej – Pravidelná faktura.

Pro nastavení pravidelné faktury poté vyplníte další údaje: vyberete číselnou řadu, kterou bude iDoklad při vystavování faktur používat, zvolíte typ dokladu (faktura vydaná nebo zálohová faktura) a vzor pravidelné faktury si pojmenujete.

Následně vyberete odběratele, zatrhnete, komu chcete vystavenou fakturu posílat a doplníte popis – ten se neobjevuje na faktuře, ale slouží pro vaši lepší orientaci v seznamu faktur. Pokud popis nevyplníte, propíše se sem název první položky z faktury.

Doplníte nastavení opakování – zda se má faktura posílat denně, týdně, měsíčně či ročně. Zadáte datum prvního vystavení a počet opakování za dané období. Vyberete si i ukončení opakování – nikdy, po určitém datu, nebo po určitém počtu vystavení.

Na závěr vyplníte platební údaje, termín splatnosti a DUZP. Po vyplnění položek šablonu uložíte.

blank

Vytvořte si pravidelnou fakturu, kterou za vás iDoklad bude sám posílat.

Vytvořte si pravidelnou fakturu, kterou za vás iDoklad bude sám posílat.

TIP: Pro usnadnění komunikace se zákazníkem a lepší identifikaci faktur používejte proměnné pomocí zadání zástupných znaků:

  • {document_number} – číslo dokladu
  • {day} – den vystavení
  • {month} – měsíc vystavení
  • {year} – rok vystavení
  • {quarter} – čtvrtletí vystavení
  • {month/year} – kombinace měsíce a roku

Na místě těchto zástupných znaků se do každého dokladu doplní aktuálně platný údaj. Při zadání {day+1} nebo {day-1} se k datu přičte nebo odečte navíc den. Pravidlo stejně aplikujete u zástupných znaků {month}, {year} nebo, {quarter}. Zástupné znaky můžete použít v kolonkách Popis, Číslo objednávky, Položka, Poznámka, a Text před/za položkami.

blank

Ptejte se iDoklad pozitivních účetních ve Facebookové skupině

Poradí vám s vašimi účetními či daňovými dotazy. A pokud se vám jejich rady zalíbí, můžete s nimi navázat novou spolupráci.

Chci vstoupit do skupiny

Žádost vám během chvilky schválí správce skupiny