Ovládání aplikace

Domů  Předchozí  Další

 

Ovládání iDokladu je velmi jednoduché a intuitivní, s většinou funkcí si jistě poradíte sami a bez problémů. V následujícím textu vám popíšeme ovládání aplikace a předvedeme několik triků, které vám práci s iDokladem mohou výrazně zpříjemnit.

Hlavní ovládací prvky v horní části aplikace

Ovládací prvky v horní části aplikace

Ovládací prvky v horní části aplikace

Horní část vidíte v iDokladu vždy, ať už pracujete v jakémkoliv místě aplikace. Budeme-li postupovat shora dolů, úplně vpravo nahoře najdete následující tlačítka:

IK_odrazka Název firmy – poklepáním na název vaší firmy se přepnete do záložky, která slouží k vyplnění základních identifikačních a účetních údajů o vašem podnikání. Do tohoto nastavení má přístup pouze majitel účtu. Najetím kurzorem myši na název firmy se zobrazí podmenu s možnostmi:

IK_odrazka Přepnout – odkaz vás přesměruje na přehled firem, které jste založil a do kterých jste byl přidán jako uživatel. V přehledu si vyberete firmu, do které se chcete přihlásit.

IK_odrazka Odhlásit – pomocí odkazu se vrátíte do přihlašovacího formuláře. Kvůli zabezpečení dat byste se z aplikace měli raději odhlásit vždy, když opustíte počítač. Zpět se vrátíte po zadání přihlašovacích údajů.

IK_odrazka Vlajka – pomocí vlajky si můžete změnit jazyk aplikace.

 

Pod těmito odkazy vidíte další nabídku:

IK_odrazka Záložky – přepínáním mezi záložkami se dostanete do jednotlivých seznamů: Domovská stránka, Adresář, Prodej, Nákup, Ceník/Sklad a Finance. Většina záložek je pod nadpisem rozdělena na další části (podzáložky), např. Prodej se dělí na seznam Faktur, Zálohových faktur, Dobropisů, Pravidelných faktur, Úhrad a Grafů.

IK_odrazka Rychlé vytvoření nového záznamu – vpravo od uvedených záložek je tlačítko IK_nova_karta_jakakoliv , jehož stiskem si rozbalíte nabídku určenou k vytvoření nové karty (např. běžné faktury, kontaktu, položky ceníku). Po uložení takové karty zůstanete přímo v příslušném seznamu a můžete v něm dál pokračovat v práci.

Nabídka rychlého vytvoření nových záznamů

Nabídka rychlého vytvoření nových záznamů

IK_odrazka Nastavenípo zvolení symbolu ozubeného kolečka se otevřou podzáložky nastavení, ve kterých si nastavíte firmu tak, aby pracovala podle vašich potřeb. Řada údajů je velmi důležitých pro správné vystavení i pozdější zaúčtování dokladů tak, aby odpovídaly platné legislativě, a proto doporučujeme tuto část konfigurovat ještě před zahájením fakturacevýrazně si tak nejen usnadníte a zrychlíte běžnou práci, ale můžete si ušetřit i případné dodatečné úpravy špatně zadaných údajů. Podrobnou nápovědu najdete zde.

IK_odrazka Zákaznická podpora – pod symbolem ik_rychla_napoveda najdete tři podzáložky: GDPRNápovědu a Zákaznickou podporu. Kliknutím na podzáložku Zákaznická podpora se přepnete do formuláře, který je určený ke komunikaci s naší podporou.

IK_odrazka Upozorněnípod symbolem ik_notifikace najdete notifikace o událostech týkajících se vašeho účtu v iDokladu. Na příchozí notifikaci vás upozorní žluté číslo u zvonečku. Notifikace mohou mít povahu Provozní, Upozornění nebo Důležité.

Provozní notifikace informují o automaticky vystavených pravidelných fakturách, automaticky odeslaných upomínkách nebo automaticky zpracovaných bankovních výpisech.

Notifikace typu Upozornění informují například o zobrazení faktury odeslané odkazem nebo o končící platnosti certifikátu EET.

Důležité notifikace upozorňují na překročení limitu API nebo na překročení limitu obratu pro registraci plátce DPH.

Notifikace typu Provozní a Upozornění lze vypnout na záložce Nastavení - Uživatel v sekci Notifikace.

Tipy pro snadnější práci

IK_odrazka Rychlá nápověda – pokud si v některém místě aplikace nevíte rady, podívejte se, zda pole obsahuje ikonku IK_rychla_napoveda. Najedete-li nad otazník myší, zobrazí se titulek s popisem funkce nebo radou, jak máte při vyplnění pole postupovat.

IK_odrazka Legenda – funkci ocení zejména začínající uživatelé, kteří si přímo na obrazovce mohou tlačítkem Legenda IK_legenda_rozbalit umístěným v dolní části obrazovky zobrazit rámeček s radami, jak se v příslušném místě nejlépe zorientovat. Pokročilejší uživatelé si legendu mohou vypnout tlačítkem IK_legenda_zavrit.

IK_odrazka Ikonky – položky seznamů jsou průběžně označovány ikonkami, které slouží k rychlé orientaci o stavu položky – např. u kontaktů najdete informaci o bonitě partnera, u faktur zase o tom, zda jsou uhrazené, odeslané či upomínané. Pokud najedete nad ikonku myší, uvidíte titulek s vysvětlením.

IK_odrazka Tlačítka – v horní části každého seznamu je řada tlačítek určených k ovládání. Některá z nich po stisku nejprve nabídnou výběr z několika dalších možností. Karty mají ovládací tlačítka většinou umístěná na dolním okraji.

IK_odrazka Nastavení – základem pohodlné práce s aplikací je pečlivá konfigurace údajů v části Nastavení. Zadáte zde nejen své vlastní identifikační údaje, ale i způsob chování celé aplikace, účetní údaje, systém číslování dokladů, podobu tiskových sestav, automatické odesílání upomínek, šablony pro doprovodné texty e-mailů, způsob jejich odesílání, komunikaci s účetními programy atd. Rozhodně doporučujeme aplikaci vhodně nastavit dřív, než s ní začnete pracovat – ušetříte si tak spoustu zbytečné práce.

Práce se seznamy

Při fakturaci chcete data zapsat a uschovat, ale časem také začnete potřebovat zadané údaje vyhledat a statisticky zpracovat. Aplikace iDoklad proto disponuje následujícími nástroji:

IK_odrazka Filtr a fulltextové vyhledávánívětšina seznamů obsahuje v pravém horním rohu pole, do kterého můžete zapsat libovolné hledané znaky (vč. pomlčky, otazníku apod.). Po stisku tlačítka IK_hledat (nebo klávesy Enter) aplikace prohledá všechna pole seznamu a zobrazí jen ty položky, které zadaný text obsahují. Můžete tak například najít konkrétního odběratele nebo si zobrazit ceníkové položky s cenou ve stejné sazbě DPH. Pokud již filtr nepotřebujete, stačí pole vymazat. Některé seznamy mají ještě rozšířený filtr, kde lze filtrovat například podle ceny od-do, data splatnosti, data platby, atd.

iDoklad si filtr zapamatuje, takže pokud se například přepnete do jiné záložky nebo se odhlásíte, při dalším zobrazení bude seznam vyfiltrovaný podle posledního použitého filtru. Pokud již filtr nepotřebujete, stačí jej vymazat.

IK_odrazka Třídění seznamu – údaje jsou v seznamech rozdělené do sloupců opatřených nadpisem. Pokud poklepete na některý z nadpisů myší, seznam se abecedně nebo číselně seřadí podle položek uvedených ve sloupci – např. faktury si tak můžete seřadit podle odběratele, ceny, data vystavení či splatnosti atd. Při dalším poklepání na sloupec třídění obrátíte na opačné pořadí a při třetím se vrátíte do základního setřídění podle prvního sloupce. Sloupec, podle něhož je seznam aktuálně seřazený, má vpravo od nadpisu malou šipku, která ukazuje směr třídění.

iDoklad si setřídění zapamatuje, takže pokud například otevřete detail některého dokladu nebo se přepnete do jiné záložky, při dalším zobrazení bude seznam stále setříděný podle posledního nastavení.

Setříděný seznam faktur

Setříděný seznam faktur

IK_odrazka Označení položek seznamu – v seznamech vám práci s položkami výrazně urychlí možnost označovat položky zatržením okénka umístěného v levé části každého řádku. Dá se tak například uhradit, odeslat či vytisknout více faktur současně. Prázdné okénko znamená neoznačený řádek, okénko s fajfkou IK_fajfka značí označený. Stejného efektu dosáhnete klepnutím myší kdekoliv na řádku. Okénko obsahuje i nadpis sloupce – jeho zatržením si hromadně označíte všechny zobrazené položky (nebo jejich označení zrušíte).

IK_upozorneni Pozor, hromadné označení se týká opravdu jen právě zobrazených položek. Jestliže tedy máte aplikovaný filtr nebo počet položek na stránce nastavený tak, že je seznam rozdělený na několik stran, zatržením okénka v nadpisu sloupce si označíte jen ty položky, které v dané chvíli obsahuje zobrazená stránka.

IK_odrazka Počet položek na stránce – vzhled seznamu si můžete přizpůsobit tak, že si dole pod seznamem v poli Počet položek na stránku vyberete, kolik položek má daný seznam v rámci jedné stránky obsahovat. Mezi stránkami můžete listovat pomocí šipek, umístěných pod seznamem.

Nastavení počtu položek a listování mezi stránkami

Nastavení počtu položek a listování mezi stránkami

IK_upozorneni Zvolené třídění platí pro celý seznam, takže položky se mezi stránkami přeskupí – pokud si např. faktury seřadíte vzestupně podle ceny, bude první stránka začínat fakturou s nejnižší cenou, poslední stránka pak bude končit fakturou s nejvyšší cenou.

Ovládací tlačítka

Ovládání popsané v této kapitole platí v naprosto každém místě aplikace. Jestliže některý seznam obsahuje i další specializovaná tlačítka, popisujeme je v nápovědě k příslušnému seznamu.

Seznamy

IK_nova_polozka Nová položka seznamutlačítkem vytvoříte novou kartu seznamu. Na obrazovce se místo seznamu objeví formulář určený k zápisu údajů do karty. Po uložení karty (příp. opuštění bez uložení) se vrátíte zpět do seznamu.

IK_upozorneni Jak uvádíme výše, do kteréhokoliv seznamu navíc můžete přidat nový záznam i pomocí tlačítka IK_nova_karta_jakakoliv, které najdete na liště s hlavními záložkami.

IK_Kopirovat Kopírovat – novou kartu také můžete vytvořit jako kopii označené karty. Aplikace přitom respektuje logiku tvorby nových karet, takže např. v seznamu faktur vytvoří kopii s číslem odpovídajícím aktuálnímu pořadí v číselné řadě, nebo u kontaktu při ukládání adresy upozorní na duplicitní IČ.

IK_upravitUpravit – tímto tlačítkem otevřete označenou položku seznamu. Karty uložené v seznamu otevřete také poklepáním na modře napsaný název v prvním sloupci vlevo (v seznamu faktur jde o číslo faktury, v kontaktech o název firmy atd.). Otevřené karty můžete opravit a uložit, nebo zavřít beze změny.

Pole určené k otevření karty

Pole určené k otevření karty

ik_tisk Tisk v některých seznamech si po stisku tlačítka vybíráte jednu z nabídnutých tiskových sestav. Po potvrzení volby vás aplikace přepne do záložky tisk, kde uvidíte náhled sestavy a můžete ji nejen vytisknout, ale také exportovat do některého z elektronických formátů. Pokud je sestava vícestránková (např. tisknete seznam nebo několik faktur současně), mezi stránkami listujete pomocí šipek v záhlaví. 

IK_smazat Smazat vzhledem k tomu, že jde o nevratný proces, před smazáním karty se program ujistí, zda tento krok opravdu chcete uskutečnit.

 

IK_export Export – toto tlačítko najdete na všech seznamech a můžete si pomocí něj daný seznam vyexportovat do formátu .xlsx (excel) nebo .csv.

Po stisku tlačítka se objeví výběr formátu souboru a také výběr sloupců, které mají být exportovány. Po nastavení a stisknutí tlačítka Export se v pravém dolním rohu obrazovky objeví okno s průběhem přípravy souboru a následně s tlačítkem pro stažení vyexportovaného souboru.

Tlačítko pro stažení souboru

Tlačítko pro stažení souboru

IK_upozorneni Funkce Export reaguje na zadaný filtr. V případě, že máte na seznamu zadaný filtr, vyexportují se pouze vyfiltrované položky. Stejně tak pokud máte v seznamu některé položky označené (zatržením okénka IK_fajfka) , vyexportují se pouze tyto označené položky.

 

IK_vazby Vazby tímto tlačítkem, které se nachází v menu na řádku dokladu, zobrazíte graf vazeb vybraného dokladu na jiné doklady. Uprostřed grafu je aktuálně označený dokument, vlevo jsou jeho předchůdci a vpravo následovníci. Graf zavřete křížkem, který najdete vpravo nahoře.

Tlačítko pro zobrazení vazeb dokladu

Tlačítko pro zobrazení vazeb dokladu

Karty

IK_ulozit_modre_tlacitko Uložit – prostřednictvím tlačítka uložíte údaje zapsané na kartě, kartu zavřete a vrátíte se zpět do seznamu.

IK_zrusit_sede_tlacitko Zrušit – záznam tímto tlačítkem opustíte bez uložení. Program se ujistí, zda editované údaje opravdu nechcete uchovat. Pokud jste zpracovávali novou, dosud neuloženou kartu, aplikace ji vůbec nevytvoří.

IK_upozorneni Bez uložení můžete kartu opustit také tak, že se jednoduše přepnete do jiné části aplikace.

IK_hvezdicka Pole označená hvězdičkou – tato pole musíte doplnit povinně. Dokud tak neučiníte, aplikace kartu neuloží.

IK_kalendar Doplnění data – všechna pole, do kterých se má doplnit nějaké kalendářní datum, jsou opatřená ikonkou, pomocí níž rozbalíte kalendář určený k výběru data. Kalendářem můžete listovat mezi měsíci, roky i desetiletími – režim listování nastavíte poklepáním myší na horní část kalendáře. Poklepáním na odkaz pod kalendářem doplníte aktuální datum.

Výběr data z kalendáře

Výběr data z kalendáře