Propojení s Money S3

Komunikace s účetními systémy

Propojení iDokladu s Money S3 je velmi jednoduché a intuitivní. Po propojení je možné do Money S3 načítat veškeré faktury vydané/přijaté, dobropisy, prodejky, adresní karty a ceníkové položky vytvořené v iDokladu, zpět pak lze importovat provedené úhrady a ceníkové položky.

Do Money S3 se z iDokladu neimportují úhrady a zálohové faktury. Odpočet zálohy se do vyúčtovací faktury importuje jako odpočet bez vazby na jiný doklad.

Nastavení komunikace

V Money S3 si v menu Money / Možnosti a nastavení / Externí aplikace (ve verzích starších než 13.000 v Nástroje / Nastavení / Externí aplikace ) zobrazte seznam Propojení externích aplikací. Zde tlačítkem Přidat otevřete Kartu propojení externí aplikace a v poli Aplikace vyberte z roletové nabídky volbu iDoklad. Na kartě se poté objeví záložky, ve kterých zadejte následující nastavení:

Záložka Konfigurace

Zde doplňte Přihlašovací údaje (e-mailovou adresu a heslo), pod kterými jste se registrovali na webovém rozhraní aplikace iDoklad. Pokud jste údaje zadali správně, program zpřístupní roletovou nabídku Agenda v iDokladu, kde si zvolte agendu určenou k přenosu.

Konfigurace propojení v Money S3

Odeslat výsledek přenosu e-mailem - pokud zaškrtnete tuto volbu, vygeneruje se po dokončení přenosu dat e-mailová zpráva. Do těla zprávy se vloží výsledek přenosu, včetně objemu přenesených dat. Tlačítkem Nastavení e-mailu otevřete kartu pro zadání Příjemců zprávy a Předmětu.

Komprimovat importní a exportní soubory v záložním adresáři (zip) - importovaný/exportovaný soubor se ukládá do adresáře Backup (C:\Users\Public\Documents\CIGLER SOFTWARE\MoneyS3\Data\iDoklad\AGENDA.xxx\Documents\Import (Export)\Backup\). Pokud zaškrtnete tuto volbu, uloží se tento soubor současně ve formátu ZIP.

Záložka Adresář

V této záložce zvolte Adresní skupinu z adresáře v Money S3, do které chcete ukládat nové zákazníky zadané na fakturách importovaných z iDokladu. Vyberete-li možnost Nezařazovat do skupin, adresy se při importu převedou do skupiny Nezařazeno.

Konfigurace propojení v Money S3 - Adresář

Záložka Ceník/Sklad

Na této záložce nastavte údaje pro export a import zásob.

Konfigurace propojení v Money S3 - Ceník/Sklad

Export zásob

Ceník/Sklad - vyberte Sklad nebo Ceník pro export z Money S3 do iDokladu

Cenová hladina - vyberte Cenovou hladinu, která se použije při exportu prodejních cen zásob z Money S3 do iDokladu

Import zásob

Sklad - vyberte Sklad určený pro import skladových zásob z iDokladu do Money S3

Skladová skupina pro nové zásoby - vyberte Skladovou skupinu ze skladu nastaveném v předchozím poli

Záložka Doklady

Tato záložka je velmi důležitá pro úspěšný přenos dokladů. Povinně zde musíte vybrat Typy dokladů, z nichž se do Money S3 doplní účetní údaje, které se v iDokladu nezadávají a bez kterých by se importované doklady do Money S3 nemohly uložit.

Konfigurace propojení v Money S3 - Doklady

Import faktur

Typ faktury vydané / Typ faktury přijaté - vyberte typ dokladu. Pro tento účel doporučujeme v Money S3 vytvořit speciální Typ vydané (přijaté) faktury, který musí mít doplněnou konfiguraci následujících polí:

Hradit na

Předkontace

Členění DPH (jen plátci DPH)

Další údaje na kartě pro přenos faktur není nutné doplňovat – některé se do Money S3 se přeberou z iDokladu, jiné můžete konfigurovat podle uvážení.

V Typu vydané (přijaté) faktury však nedoporučujeme zadávat Číselnou řadu, protože číslo dokladu a z něj vyplývající variabilní symbol jsou neměnné. Při převodu do Money S3 číslo faktury zůstane zachované v původní podobě a tuto číselnou řadu tedy bude program ignorovat. Naopak by mohlo v případě, kdy by Typ vydané (přijaté) faktury obsahoval stejnou číselnou řadu jako iDoklad, při přenosu dojít ke kolizi a faktury by se do Money S3 nenačetly.

Nastavení typu faktury v Money S3

Důležité upozornění: Pokud provádíte import faktur z iDokladu do agendy, kterou v Money S3 aktivně používáte (vystavujete v ní faktury i přímo v Money S3), je pro faktury vydané/přijaté nutné v iDokladu zadat jinou číselnou řadu, než jakou pro ně máte nastavenou v Money S3. Kdyby totiž obě řady byly stejné, docházelo by k duplicitám při číslování dokladů a import faktur z iDokladu do Money S3 by neprobíhal korektně.

Příklad: Máte-li v Money S3 pro faktury vytvořenou Řadu 2016 a Číslo 001 (viz následující obrázek), je potřeba v iDokladu upravit Formát čísla faktury z původního tvaru {RRRR}{NNN} např. na {RRRR}9{NNN}.

Nastavení číselné řady v Money S3

Nastavení číselné řady v iDokladu

Ceníkové položky faktur importovat jako skladové položky - ceníkové položky faktur je možné volitelně importovat jako skladové položky. Nové ceníkové položky založené v iDokladu se importují do Money S3 jako nové zásoby. Skladové ceníkové položky, ve kterých je nastaveno sledování stavu skladu (vytváří se skladové pohyby), se v Money S3 založí jako zásoba typu "Jednoduchá karta". Neskladové ceníkové položky se v Money S3 založí jako zásoba typu "Služba".

Nové zásoby se importují pouze v případě, že je v konfiguraci propojení s iDokladem nastaven sklad pro import zásob, ve kterém je povolen stav zásoby do mínusu. Toto opatření je pro potřeby importu nových zásob použitých na dokladech, které vytváří výdajový skladový pohyb (faktury vydané, prodejky). Pokud není na skladu povolen stav zásoby do minusu, tak se nové ceníkové položky použité na fakturách importují jako normální (neskladové) položky, na prodejkách se tyto položky importují jako skladové s přednastavenou zásobou typu “Služba” (viz záložka Doklady). Tato přednastavená zásoba typu “Služba” se používá také pro import položek prodejek bez vazby na ceník.

Import prodejek

Typ skladové prodejky - vyberte typ skladového dokladu pro prodejky. Také pro tento účel doporučujeme v Money S3 vytvořit speciální řadu pro prodejky. V opačném případě by mohlo docházet k přepisu existujících prodejek v Money S3.

Zásoba typu "služba" pro položky bez vazby na ceník - položky iDokladu bez vazby na Ceník/Sklad se importují jako skladové položky typu "Služba". Podle vybraného Skladu pro import na záložce Ceník/Sklad se pro vybraný sklad zobrazí seznam zásob typu Služba pro výběr. Pokud budete přidávat novou zásobu nebo přidávat zásobu podle kmenové karty, bude pro novou kartu zásobu nastaven Typ karty “Služba”.

Nepeněžní platidlo pro platbu kartou - pomocí šipky vybíráte ze seznamu Nepeněžních platidel (karta Money / Možnosti a nastavení /

Správa seznamů). Zobrazují se pouze Nepeněžní platidla, která mají Typ platidla Pohledávka.

Automatické úhrady faktur - Pokud je v programu Money S3 v Uživatelské konfiguraci / Fakturace záložky Platba v hotovosti a Platba kartou nastaveno pro faktury automatické generování hradicích dokladů (hotově = pokladní doklad, kartou = platební pohledávka), tak se při importu faktur z iDokladu provede jejich automatická úhrada. V případě, že v iDokladu došlo k zaevidování úhrady faktury vydané v systému EET, tak se v Money S3 neprovádí evidence úhrady v systému EET. Důvod je ten, aby nedocházelo k vícenásobné evidenci stejné tržby.

Po vyplnění uvedených údajů kartu Propojení s aplikací iDoklad tlačítkem OK uložte. Seznam externích aplikací pak můžete zavřít, Money S3 je připravené pro import a export.

Nastavení pro import faktur vydaných s odpočtem zálohy

Pro import faktur vydaných s odpočtem zálohy je potřeba v Money S3 určit vhodné Členění DPH, a to v Money / Možnosti a nastavení / Nastavení účetního roku / záložka Fakturace / Odpočet zálohy (ve starších verzích v menu Nástroje / Nastavení / Účetní rok / záložka Fakturace / Odpočet zálohy). Doporučené členění DPH je 19Ř01,02.

Nastavení účetního roku v daňové evidenci

Nastavení účetního roku v podvojném účetnictví

Nastavení pro import faktur vydaných v cizí měně

Pro úspěšný import faktur vydaných v iDokladu v cizí měně musí být v Money S3 v menu Money / Možnosti a nastavení / Cizí měny (ve starších verzích v Nástroje / Seznamy / Cizí měny) založená karta měny, ve které je importovaná faktura vystavená. Kurz se přebírá z iDokladu a v Money S3 jej tedy už nastavovat nemusíte (nijak ale nevadí, pokud jej do Money S3 máte zavedený).

Cizí měny v Money S3

Přenos dat

Vlastní přenos dat provádíte v Money S3 na kartě Nástroje/iDoklad pomocí průvodce Výměny dat s iDokladem.

Máte-li v Money S3 nastavený přístup k více agendám v iDokladu, můžete si na první straně průvodce zvolit, zda chcete import provést pro všechny, nebo jen některé z nich.

Výběr agendy při přenosu dat

Druhá strana vám nabídne možnost pro nastavení exportu a importu.

Export

Úhrada faktur – při export úhrad se nejprve vymažou všechny existující úhrady v iDokladu, které byly importovány do Money S3 a následně se provede export úhrad z Money S3. Při výmazu úhrad dochází současně k výmazu hradících pokladních a bankovních dokladů pořízených v iDokladu a také ke stornu tržby na EET, což může být nežádoucí. Tento stav je možné potlačit zapnutím přepínače Exportovat jen úhrady faktur, které nebyly doposud hrazeny v iDokladu. V tomto případě se exportují úhrady pouze pro faktury, které neobsahují žádné úhrady pořízené v iDokladu. U těchto faktur nejsou řešeny částečné úhrady, kdy se část faktury hradí v idokladu a zbývající část v Money S3. Zbývající částku úhrady je nutné při zapnutém přepínači zaznamenat v iDokladu ručně. Údaje EET se z Money S3 do iDokladu nepřenáší.

Zásoby – do iDokladu se exportují zásoby z Ceníku/Skladu nastaveného na Kartě externí aplikace – propojení na záložce Ceník/Sklad pro export zásob. Současně je zde také nastavení Cenové hladiny při exportu. Pokud nebude Cenová hladina na exportované zásobě nastavena, tak se použije Základní cena.

Všechny zásoby se exportují do iDokladu jako ceníkové položky bez sledování stavu skladu (v iDokladu jsou označeny jako ceníkové neskladové položky). Požadavek na sledování stavu skladu je možné v iDokladu nastavit pouze ručně. Důvod pro toto omezení je ten, že nelze při exportu synchronizovat množství zásoby evidované v Money S3 s množstvím zásoby v iDokladu.

U ceníkových položek je v iDokladu nastavena hlavní měrná jednotka zásoby. V iDokladu nesmí u těchto položek docházet ke změně měrné jednotky, protože množství zásoby se importuje do Money S3 vždy v hlavní měrné jednotce! V iDokladu nelze evidovat výrobní čísla. Z tohoto důvodu nejsou součástí exportu zásoby s evidencí výrobní čísel. Skladové položky s výrobními čísly by nebylo možné zpětně importovat do Money S3.

Před exportem zásob nejdříve vymazat v iDokladu seznam ceníkových položek – pokud bude přepínač zapnutý, pak při exportu dojde k výmazu všech ceníkových položek v iDokladu. V případě, že se ceníková položka vyskytuje na některém z existujících dokladů, tak se jejím výmazem zruší vazba na ceník.

Import

Faktury vydané, Faktury přijaté a Skladové prodeky – nastavíte, zda se mají importovat všechny faktury a prodejky, nebo pouze změny. Importovat lze všechny doklady obsažené v iDokladu, případně pouze změny, tedy doklady nové a upravené.

Změněné faktury vydané i přijaté se importují pouze v případě, pokud obsahují normální (neskladové) položky. Import změněných prodejek není podporován.

Faktury EET, automatické úhrady faktur

Importované faktury je možné odesílat do systému EET jen prostřednictvím iDokladu. Evidence EET je tedy v plné režii iDokladu. Úhrady faktur pořízené v iDokladu se do programu Money S3 nestahují. Pokud je v programu Money S3 v Uživatelské konfiguraci / Fakturace záložky Platba v hotovosti a Platba kartou nastaveno pro faktury automatické generování hradicích dokladů (hotově = pokladní doklad, kartou = platební pohledávka), tak se při importu faktur z iDokladu provede jejich automatická úhrada. Tyto úhrady se v systému EET neevidují. Důvod je ten, aby nedocházelo k evidenci stejné tržby v iDokladu a současně v Money S3.

Prodejky EET

Importované prodejky je možné odesílat do systému EET jen prostřednictvím iDokladu. Evidence EET je tedy v plné režii iDokladu. V programu Money S3 jsou údaje EET pouze informační. Z tohoto důvodu při výmazu prodejky v Money S3 nedochází ke stornu e-tržby! Storno e-tržby je nutné provést výmazem prodejky v iDokladu.

Importovat doklady vystavené do – podle zadaného data vystavení se budou doklady importovat.

Pak již můžete tlačítkem Dokončit spustit vlastní přenos.

Po dokončení přenosu Money S3 zobrazí detailní přehled o výsledku importu/exportu a počtu přenesených dokladů, zásob a adres. V případě, že došlo k nějaké neshodě (např. jste si v Money S3 správně nenastavili všechny potřebné údaje v Typu vystavené/přijaté faktury), zobrazí se na kartě varování „Během importu došlo k chybě“. Podrobnou informaci o problému s uvedením chybějících údajů i problematických dokladů najdete v přehledné výstupní zprávě.

Importovaný a exportovaný soubor se ukládá do adresáře Backup (c:\Users\Public\Documents\CIGLER SOFTWARE\Money S3\Data\iDoklad\AGENDA.xxx\Documents\Import(Export)\Backup\). Pokud je nastaveno na Kartě externí aplikace komprimování importních a exportních souborů, pak se současně tento soubor uloží ve formátu ZIP. Protokol se ukládá do adresáře LOGS. Konkrétní cestu naleznete v souboru MonS3.ini, který se nachází v adresáři, kde je nainstalován program Money S3.

Začnete-li přenosy aktivně používat, doporučujeme v Nastavení iDokladu nechat volbu Povolit úpravy dokladů po exportu do účetních systémů nezatrženou, protože by jinak mohlo docházet k nežádoucím změnám v již zaúčtovaných dokladech.