Kontakty

Adresář / Kontakty

Domů  Předchozí  Další

 

IK_skok_jinam Ovládací tlačítka

IK_skok_jinam Odběratel na faktuře

IK_skok_jinam Dodavatel na faktuře

Databáze kontaktů slouží k uchovávání údajů o vašich obchodních partnerech a k snadnější fakturaci. Tvorbu adresních karet jsme maximálně zjednodušili: mezi poli se můžete pohybovat pomocí tabulátoru a použijete-li funkci Načíst údaje z registru ARES, doplníte si pro české firmy adresní údaje doslova jedním stiskem tlačítka. Pro doplnění údajů o slovenských firmách slouží funkce Načíst údaje z registru firem.

Přímo v seznamu kontaktů lze pomocí řádkového menu vytvořit z vybraného kontaktu vydanou nebo přijatou fakturu.

Řádkové menu na kontaktu

Řádkové menu na kontaktu

Se seznamem se pracuje standardním způsobem popsaným v kapitole Ovládání aplikace, ve které najdete návod k setřídění seznamu, vyhledání či označení položek i vysvětlení ovládacích tlačítek.

Hromadný e-mail

Chcete-li svým obchodním partnerům sdělit například změnu bankovního účtu nebo je informovat o výhodné nabídce, můžete jim odeslat hromadný e-mail.

V seznamu kontaktů vyberte zákazníky, kterým chcete e-mail poslat a stiskněte tlačítko IK_odeslat Odeslat. Do pole Komu se načtou hlavní e-mailové adresy zvolených zákazníků. Můžete přidat další e-mailové adresy nebo některé smazat.

IK_upozorneni Po odeslání e-mailu se text v poli Předmět a Text e-mailu uloží a při dalším hromadném odesílání se tyto texty zobrazí. Není tedy nutné je psát znovu.

Po odeslání najdete záznam o odeslání na záložce Historie e-mailů.

Kontakt

Na kartě kontaktu můžete využít následující funkce:

Našeptávač – tuto funkci využijete při přidávání nových partnerů. Umí vyhledat české a slovenské firmy. Stačí napsat část z názvu zadávaného partnera (minimálně 3 znaky) do kolonky Firma a našeptávač vám nabídne firmy, které vyhovují zadání. Poté co zvolíte firmu z nabídky, přenesou se do karty všechny dostupné údaje z registru firem (včetně DIČ / IČ DPH). Našeptávač lze využít při zadávání nových kontaktů v adresáři i v detailu faktur.

Našeptávač

Našeptávač

 

Ověření plátce DPH – ikona ukazuje, zda je firma spolehlivým plátcem DPH v ČR/SK a nebo, že je plátce DPH v některé zemi EU. Po najetí kurzorem myši na ikonu se zobrazí výsledek kontroly.

Ověření plátce DPH

Ověření plátce DPH

Ikona se zobrazuje v těchto stavech:

IK_overeni_pozitivni_1  kontrola je v pořádku - v případě, že DIČ patří české nebo slovenské firmě, jedná se o spolehlivého plátce DPH. V případě, že DIČ patří firmě z jiného členského státu EU, jedná se o platné DIČ,

IK_overeni_neznama_1  nejsou dostupné informace, zda se jedná o platné DIČ a nelze ověřit spolehlivost plátce DPH,

IK_overeni_sporna_1  DIČ není platné, nebo patří subjektu mimo EU,

IK_overeni_negativni_1 v případě, že DIČ patří české nebo slovenské firmě, jedná se o nespolehlivého plátce DPH. V případě, že DIČ patří firmě z jiného členského státu EU, není DIČ platné.

 

IK_ares Načtení údajů z registru firem ARES – tato funkce pracuje automaticky. Adresní údaje české firmy nemusíte vyplňovat, stačí zadat její IČ a přemístit kurzor do jiného pole. iDoklad se spojí s Administrativním registrem ekonomických subjektů a bylo-li zadání přesné a příslušná firma je v databázi evidovaná, do karty hned doplní veškeré kontaktní údaje evidované v registru. Pro aktualizaci už dříve zadaných údajů využijete tlačítko umístěné vpravo pod adresou.

Stejně automaticky pracuje pro slovenské firmy funkce Načíst údaje z registru firem, která po zadání IČ a přemístění kurzoru do jiného pole, doplní veškeré kontaktní údaje evidované v registru firem.

 

Karta kontaktu je rozdělena do čtyř záložek - Firma, Kontaktní osoba, Bankovní údaje a Dodací adresy.

Firma

Záložka Firma je dále rozdělená na části - Základní údaje, Sídlo, Kontaktní údaje a Podrobnosti. Jednotlivé adresní údaje není třeba blíže vysvětlovat, v následujícím textu uvádíme pole, jejichž vyplnění vám může usnadnit práci.

IK_odrazka Firma text z této kolonky se používá k identifikaci karty např. při výběru do faktury. Nastavení e-mailů můžete název firmy odběratele zadat jako proměnnou {client_name}.

IK_odrazka – pole nabízí nejjednodušší možnost, jak doplnit adresní údaje firmy prostřednictvím databáze ARES. Stačí zapsat číslo a přesunout kurzor do jiného pole.

IK_odrazka Telefon – číslo se zobrazuje v seznamu kontaktů.

IK_odrazka E-mailová adresa – pole je pro komunikaci s partnery velmi důležité. Na tuto adresu odběrateli chodí všechny e-maily s fakturami, upomínkami apod., vidíte ji také v seznamu kontaktů.

IK_odrazka Další příjemci – pole slouží pro zadání dalších e-mailových adres ke kontaktu. E-mailové adresy uložené v tomto poli se poté nabízejí v okně při odeslání dokladů pod možností Další příjemci.

IK_odrazka Sleva – výše slevy se automaticky předvyplní do běžné faktury, u které je kontakt vybraný jako odběratel faktury.

IK_odrazka Splatnost – o počet dní nastavených v tomto poli se automaticky navýší datum vystavení na každé vydané faktuře, dobropisu a zálohové faktuře, u níž je daný kontakt vybraný jako odběratel. V případě, že pole splatnost necháte u kontaktu prázdné, nastaví se do dokladu splatnost zadaná v Nastavení prodeje.

Kontaktní osoba

Zde můžete doplnit jméno a kontaktní údaje osoby, která firmu zastupuje.

IK_odrazka Odesílat upomínky – pokud je pole zatržené a odběratel se opozdí s platbou za fakturu, iDoklad ho bude upomínat e-mailem podle konfigurace zadané v Nastavení upomínek. Jestliže zatržení zrušíte, upomínky se mu odesílat nebudou.

Bankovní spojení

IK_odrazka Číslo účtu a kód banky – doplňte číslo bankovního účtu a kód banky kontaktu. V případě vyplnění se vám tato informace bude automaticky doplňovat do příslušných kolonek v detailu faktury přijaté či bankovního pohybu.

IK_odrazka IBAN – mezinárodní číslo bankovního účtu potřebujete v případě, kdy vystavujete faktury do zahraničí.

IK_odrazka SWIFT – identifikační kód banky potřebný v mezinárodním platebním styku se automaticky doplní při výběru banky.

Dodací adresy

Záložka slouží k evidenci adres kontaktu. V seznamu je na prvním místě adresa sídla ze záložky Firma, která je needitovatelná a lze ji upravit pouze na záložce Firma. Dále následuje seznam dodacích adres kontaktu.

Je zde možné přidat novou dodací adresu, upravit ji nebo smazat a také označit hlavní dodací adresu. Hlavní dodací adresa bude při vystavování faktury na daného odběratele na faktuře zvolená jako výchozí.

U dodací adresy je nutné vyplnit její Název. Dále lze zadat adresu, tedy Ulici, PSČ a Město.

IK_upozorneni Pole Stát je needitovatelné a přebírá se z adresy Sídla (na záložce Firma). Není tedy možné zadat dodací adresu v jiném státě, než je stát Sídla kontaktu.

Práce s dodacími adresami

Práce s dodacími adresami

Dodací adresu je možné přidat k odběrateli nebo ji upravovat také přímo v detailu vydané faktury, zálohové faktury, dobropisu, cenové nabídky, šablony a vzoru pravidelné faktury.

Související faktury

Seznam souvisejících faktur zobrazuje všechny běžné faktury, které byly pro daný kontakt vytvořené. V horní části se můžete přepínat mezi fakturami vydanými a přijatými. Se souvisejícími fakturami můžete pomocí řádkového menu dělat totožné akce jako se záznamy v seznamu běžných faktur.

Související faktury

Související faktury