Jak legálně snížit základ daně pomocí daňově uznatelných výdajů

Čím vyšší výdaje máte, tím nižší je vaše daňová povinnost. Pokud vedete daňovou evidenci nebo účetnictví, můžete si základ daně snížit o daňově uznatelné výdaje (náklady). OSVČ uplatňující výdaje paušálně tuto možnost nemají. Podívejte se, jaké výdaje se řadí mezi daňově uznatelné, a snižte si svoji daňovou zátěž.

Co jsou daňově uznatelné výdaje a náklady

Zákon umožňuje poplatníkům snížit si základ daně o výdaje, resp. náklady. Trochu terminologie:

• O výdajích se hovoří v souvislosti s poplatníky, kteří vedou daňovou evidenci (OSVČ),
• a o nákladech v případě poplatníků vedoucích účetnictví.

Když dojde na daňovou uznatelnost, platí pro obě skupiny stejná (či velmi podobná) pravidla, a proto budeme v článku pro zjednodušení používat pojem daňová uznatelnost výdajů.

Jsou všechny výdaje daňově uznatelné

Ne všechny výdaje, které podnikatelé uskutečňují, si můžete automaticky odečíst z daní. Daňově uznatelné výdaje musí splnit všechny následující podmínky:

• souvislost s ekonomickou činností (výdaje přímo souvisejí s chodem firmy či živnosti za účelem dosažení nebo udržení příjmů),
• prokazatelnost (musíte být schopni prokázat, za co jste komu zaplatili),
• evidence (výdaj máte zachycený v daňové evidenci nebo účetnictví).

Daňová poradkyně Ing. Lucie Kořínková pro úplnost dodává: „V neposlední řadě se nesmí jednat o výdaj, který je zákonem výslovně z daňově uznatelných výdajů vyloučen, přestože jinak splňuje veškeré ostatní doposud uvedené podmínky.“ Sem řadíme např. výdaje na reprezentaci, o kterých si povíme později.

Co se považuje za typické daňově uznatelné výdaje OSVČ a firem

Do této skupiny spadají zejména běžné provozní výdaje, jako jsou:

• nákup materiálu na výrobu,
• nákup kancelářských potřeb,
• mzdy,
• pronájem prostor k podnikání,
• spotřeba energie,
• účetní a daňové služby.

„Nejdůležitější je, abyste v případě daňové kontroly byli schopni vynaložení výdajů v souvislosti s ekonomickou činností prokázat před správcem daně,“ uvádí daňová poradkyně Ing. Lucie Kořínková. Těžko si jako kadeřník či kadeřnice pořídíte stroj na řezání dřeva, ledaže by vaší druhou činností byla výroba dětského dřevěného nábytku.

Další možnosti, jak si snížíte základ daně

Následující výdaje jsou za dodržení stanovených podmínek rovněž daňově uznatelné, ale ne každý podnikatel o tom ví. Některé z nich můžete uplatnit jako výdaje v plné výši a jiné pouze částečně.

Reklamní a propagační předměty

Nejčastěji se setkáte s hrníčky, tužkami, kalendáři a podobnými reklamními předměty. Do výdajů si je můžete dát v případě, že jejich hodnota nepřesáhne 500 Kč bez DPH za kus. Také musejí být označeny logem společnosti, které jasně prokazuje, že se jedná o reklamní a propagační předmět.

Pokud si necháte vyhotovit mikinu, která bude stát 650 Kč bez DPH, částku si ze základu daně odečíst nemůžete (ani částečně).

Předměty spotřební daně (například alkohol nebo tabák) se za reklamní a propagační předměty nepovažují, až na specifickou výjimku. Tu tvoří tichá (nikoliv šumivá) vína s obsahem alkoholu do 15 %. Pokud cena za lahev s logem společnosti nepřekročí hranici 500 Kč bez DPH/kus, splňujete podmínku pro zařazení takové lahve do daňově uznatelných výdajů. Nicméně pozor: součástí konsolidace veřejných financí je opatření, které možnost reklamního vína ruší. Pokud vše půjde podle plánu, dojde ke změně na začátku roku 2024.

Nealkoholické nápoje na pracovišti

U nápojů ještě chvíli zůstaneme. Zajištění pitného režimu zaměstnanců na pracovišti v podobě obyčejné neperlivé pitné vody (např. v pet lahvi) se považuje za plně daňově uznatelný výdaj. Pozor – perlivá voda, káva, čaj, džus či limonády sem již nespadají.

Pracovní oděvy, ochranné pomůcky a údržba s nimi spojená

Za daňově uznatelné výdaje se považují pracovní oděvy, které slouží výhradně pro pracovní účely. „To znamená, že například s kuchařskými rondony nebo montérkami problém nebude. Problém by mohl naopak nastat u společenských oděvů. Jedná se totiž o oblečení, které lze využít i mimo práci. V takovém případě se za daňově uznatelné výdaje považují jen takové oděvy, které jsou viditelně označeny osobním logem nebo logem společnosti,“ upřesňuje daňová poradkyně Ing. Lucie Kořínková.

Ochranné prostředky jsou taktéž daňově uznatelným nákladem. Jejich poskytnutí a používání záleží na povaze obchodní činnosti. Spadá tam např. zajištění roušek a respirátorů na pracovišti, dezinfekce a dalších ochranných pomůcek. Ideálně stanovte systém a intervaly pro údržbu a čištění oděvů i ochranných pomůcek pomocí vnitřního předpisu.

Manka a škody

Jestliže dojde k manku v pokladně nebo škodě na skladě a předepíšete ji k náhradě zodpovědnému zaměstnanci, jedná se o daňově uznatelný výdaj do výše předepsané náhrady. Rovněž se za daňově uznatelné položky považují škody vzniklé v důsledku živelných pohrom (nejsou způsobené lidským faktorem) a škody způsobené neznámým pachatelem (tuto skutečnost musí vyšetřit a potvrdit policie).

Pokuty, penále a úroky z prodlení

Nejprve rozlište, zda se jedná o sankce plynoucí z dodavatelsko-odběratelských faktur, nebo od veřejných institucí. 

Pokud zaplatíte pozdě za fakturu od dodavatele a nedodržíte tím podmínky stanovené ve smlouvě, vzniklé sankce se řadí mezi daňově uznatelné výdaje. Sankce, které vám vyměří finanční úřad, správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovna nebo policie, jsou za každých okolností daňově neuznatelnými výdaji.

Co soukromá spotřeba?

Představte si situaci, kdy si jako OSVČ pořídíte notebook, který slouží pro podnikání i pro osobní spotřebu. Jak je to s daňovou uznatelností v tomto případě? Poradí daňová poradkyně Ing. Lucie Kořínková: „Pokud nejsou výdaje 100% využity k ekonomické činnosti, měli byste je krátit odpovídajícím způsobem. Do nákladů je tedy uplatníte částečně. Pokud není výdaj prokazatelně vůbec svázán s podnikatelskou činností, do výdajů ho rozhodně nedávejte.“

Např. pokud notebook používáte ze 60 % pro podnikání a ze 40 % pro soukromé účely, potom si uplatníte jako daňový výdaj pouze 60 % z celkové ceny notebooku.

TIP: Pokud nemáte k ruce účetní, najdete ji v našem seznamu.

Pozor na časové hledisko

Pokud uskutečňujete nákupy ke konci roku, dejte si pozor na to, jaké výdaje (resp. náklady) si můžete v daném zdaňovacím období uplatnit. Zákon stanovuje rozdílné podmínky pro fyzické a právnické osoby.

„Obecně lze říci, že pro subjekty vedoucí daňovou evidenci je výdaj daňově uznatelný vždy v tom období, ve kterém byl skutečně zaplacen, a to bez ohledu, ke kterému období se vztahuje,” vysvětluje daňová poradkyně Ing. Lucie Kořínková. Představte si, že vedete daňovou evidenci a jako truhlář v prosinci 2021 objednáte a uhradíte zásoby laku. Objednávka dorazí až v lednu následujícího roku. Rozhodující je v tomto případě okamžik úhrady, proto se bude daňově uznatelný výdaj vztahovat k roku 2021.

„Pokud vedete účetnictví, tak obecně platí, že výdaj je obecně daňově uznatelný v tom období, se kterým věcně a časově souvisí, a to bez ohledu na to, jestli a případně kdy byl zaplacen,“ popisuje daňová poradkyně Ing. Lucie Kořínková. Pokud by truhlář vedl účetnictví a jednalo by se o samou situaci jako v předchozím odstavci, ke skutečné spotřebě laku by došlo nejdříve v lednu 2024. Proto by si truhlář mohl tento náklad vykázat jako daňově uznatelný až v tomto roce.

Existují však výjimky – pojistné na sociální a zdravotní pojištění za zaměstnance musí být uhrazeno nejpozději do konce kalendářního měsíce následujícího po ukončení zdaňovacího období. „V případě, že tedy zdravotní a sociální pojištění za prosinec 2023 odvedete za zaměstnance až začátkem února 2024, bude možné související náklady považovat za daňově účinné až v roce 2024,“ objasňuje daňová poradkyně Ing. Lucie Kořínková.

Které daňové výdaje jsou vždy neuznatelné?

Zákon o daních z příjmů vymezuje daňově neuznatelné náklady v § 25. Zahrnují nejen výdaje na osobní spotřebu podnikatele a nesmluvní sankce od veřejných institucí. Jaké další výdaje si nemůžete odečíst od základu daně?

Výdaje na reprezentaci

Patří sem také veškeré pohoštění obchodních partnerů formou snídaně, obědu či večeře nebo občerstvení pro zaměstnance. Tyto výdaje jsou daňově neúčinné v plné výši.

Podnikatelé často řeší, jak je to s daňovou uznatelností vánočních večírků či teambuildingů pro zaměstnance. „Tyto výdaje obecně řadíme mezi výdaje spojené s reprezentací. Ale: je-li prokazatelné, že součástí dané akce byla i pracovní část (například školení zaměstnanců, prezentace výsledků práce za uplynulý rok apod.), pak může být většina výdajů spojených s touto událostí daňově uznatelná. Jedná se například o výdaje na dopravu zaměstnanců, ubytování, pronájem prostor, či úhradu odměny lektorovi. Daňově neuznatelné však nadále budou výdaje na občerstvení zaměstnanců či na zábavu,“ doplňuje daňová poradkyně Ing. Lucie Kořínková.

Poskytnutí daru

Za daňově účinné výdaje se poskytnutí daru sice nepovažuje, ale přesto si díky němu můžete snížit základ daně. Jedná se totiž o odčitatelnou položku od základu daně, kterou uplatníte až při stanovení výsledné daňové povinnosti. Darovací smlouvu si proto uchovejte pro pozdější potřebu.

Dar (bezúplatné plnění) musíte poskytnout na účely stanovené zákonem o daních z příjmů (např. na kulturu, sport, vědu a vzdělávání, zdravotnické, sociální, charitativní a humanitární účely). Zároveň mějte na paměti, že abyste si dar mohli odečíst z daní, musí se jeho hodnota vejít do minimální a maximální částky stanovené zákonem.

Fyzická osoba (OSVČ) si může dar od základu daně v daňovém přiznání odečíst, pokud hodnota darů v součtu přesáhne alespoň 2 % základu daně anebo přesáhne minimální výši 1 000 Kč za zdaňovací období. Maximální výše činí 15 % základu daně.

Právnická osoba si může v daňovém přiznání uplatnit dar, jehož hodnota převyšuje částku 2 000 Kč. V úhrnu může podnik odečíst od základu daně maximálně dary v hodnotě 10 % ze základu daně (sníženého např. o daňovou ztrátu minulých let).

Výdaje na pořízení hmotného a nehmotného majetku

Pořízený majetek nevstupuje jednorázově do daňově uznatelných výdajů, ale promítá se do nich postupně prostřednictvím odpisů. Výjimkou je drobný majetek, který podnikatel využívá déle než jeden rok, ale jeho cena nepřevyšuje částku 40 000 Kč.

Jaké jsou další možnosti snížení daňové povinnosti

Nyní už víte, jaké daňově uznatelné výdaje si můžete uplatnit, pokud podnikáte jako OSVČ nebo vlastníte firmu. Pokud vás zajímají i další možnosti, jak snížit daň z příjmů zaplacenou finančnímu úřadu, prohlédněte si mini akademii pro začínající podnikatele. Začněte třeba lekcí o tom, zda v daňovém přiznání využíváte všech slev na dani, na které máte nárok.

Pro začínající podnikatele je vstup do akademie zdarma.