Jak vytvořit a získat elektronický podpis?

Typologie elektronických podpisů podle eIDAS

Evropské nařízení eIDAS definuje tři základní úrovně elektronického podpisu, které se liší mírou bezpečnosti, a s tím související právní síly.

Prostý elektronický podpis

Nejjednodušší forma elektronického podpisu nevyžaduje žádné speciální technické vybavení. Může to být třeba jen zaškrtnutí políčka „souhlasím“ na webové stránce, podpis stylusem na tabletu či fotka vlastnoručního podpisu. Kvůli své jednoduchosti má omezenou právní hodnotu: před soudem se jeho pravost jen těžko prokazuje. Hodí se pro interní firemní komunikaci a neformální obchodní vztahy.

Zaručený elektronický podpis

Zaručený elektronický podpis jednoznačně identifikuje podepisující osobu a dokáže detekovat změny v dokumentu po jeho podepsání. Vyžaduje kvalifikovaný certifikát od akreditované certifikační autority. Nižší míra zabezpečení se odvíjí od faktu, že klíč se ukládá jen v počítači (nikoliv na samostatném zařízení).

Může být uznáván v rámci EU, ale nemá automatickou právní rovnocennost s vlastnoručním podpisem. Jeho přesné postavení závisí na důkazech o jeho pravosti v konkrétním právním řízení. Pro většinu vnitrozemských obchodních vztahů však poskytuje dostatečnou důvěryhodnost.

Kvalifikovaný elektronický podpis

Nejvyšší úroveň elektronického podpisu. Kvalifikovaný podpis zajistí maximální zabezpečení a je právně rovnocenný vlastnoručnímu podpisu. Vyžaduje jednak kvalifikovaný certifikát od akreditované certifikační autority, jednak samostatný hardwarový prostředek pro ukládání soukromého klíče (USB token nebo čipová karta).

Díky nařízení eIDAS platí v celé Evropské unii. Na kvalifikované úrovni je elektronický podpis nezbytný pro specifickou komunikaci s úřady, podávání daňových přiznání přes portál EPO nebo třeba pro účast ve veřejných zakázkách.

Výhody elektronického podpisu

Takto popisuje výhody elektronického podpisu oproti datové schránce daňový poradce Jaroslav Veselka: „Elektronický podpis je užitečný, pokud potřebujete se svými obchodními partnery komunikovat elektronicky a chcete mít jistotu, že dokumenty nikdo nezměnil nebo nepodvrhnul. Dokumenty byste si mohli sice posílat i datovkou, ale za poslání jiné firmě platíte. U elektronického podpisu neplatíte za konkrétní odeslání, ale pouze za vystavení a obnovení podpisu. Pokud tedy dokumentů odesíláte hodně, elektronický podpis může vyjít levněji.”

Výhody elektronického podpisu lze definovat čtyřmi faktory:

• autenticita, skrze kterou potvrzujete svou identitu,
• integrita, která zaručuje, že od podpisu nedošlo v dokumentu k žádné změně,
• nepopiratelnost, která znamená, že podpis dokumentu nelze zpětně popřít,
• a časové ukotvení, díky němuž vždy obě strany vědí, kdy k podpisu došlo.

Vedle toho přináší elektronický podpis i praktické výhody. Dokumenty můžete podepisovat kdykoliv a odkudkoliv, s připojením k internetu. Odpadají náklady na tisk, skenování a poštovné, ale i časové náklady: s elektronickým podpisem je vše mnohem rychlejší.

V mezinárodním obchodě navíc kvalifikovaný elektronický podpis platí v celé EU (díky nařízení eIDAS).

Jak si vybrat certifikát elektronického podpisu

V České republice je na výběr ze tří akreditovaných poskytovatelů. Každý se specializuje na jinou cílovou skupinu a nabízí mírně odlišné služby:

• První certifikační autorita – působí na trhu nejdéle (od roku 2001) a vydává certifikáty I.CA. Specializuje se na bezpečnost PKI infrastruktury a digitální archivaci, umožňuje vyřízení certifikátu online pomocí biometrického rozpoznávání
• PostSignum (Česká pošta) – vydává certifikáty PostSignum a dominuje českému trhu. Provozuje nejrozsáhlejší síť výdejních míst prostřednictvím CzechPointů a měsíčně vystaví více než 10 000 certifikátů spolu s 14 miliony časových razítek
• eIdentity – poskytuje certifikáty ACAeID, s důrazem na zdravotnický sektor a orgány veřejné moci, jejich služby ale využívají i soukromé subjekty.

Jak si vyřídit elektronický podpis

Nejprve zvolíte certifikační autoritu, vyplníte příslušnou žádost, prokážete svou totožnost a podle instrukcí nainstalujete certifikát do svého zařízení a naučíte se s ním zacházet. Celý proces zabere několik pracovních dní a vyžaduje buď fyzickou návštěvu pobočky, nebo vlastnictví eObčanky s aktivním čipem, případně mobilního zařízení s podporou Touch ID nebo Face ID.

Služba na míru pro vytížené podnikatele: ElektronickýPodpis.cz

Podnikatelé a firmy mohou využít služby ElektronickýPodpis.cz, která se specializuje na kompletní vyřízení certifikátu PostSignum přímo v sídle klienta. Služba zahrnuje nejen samotné získání certifikátu, ale i jeho profesionální nastavení a potřebnou instruktáž. Namísto času stráveného na pobočce České pošty a následného „koumání, jak na to“, k vám přijede specialista, který se postará o administrativu i následné zaučení.

Certifikát má omezenou platnost: jak ji obnovíte?

Kvalifikované certifikáty mají časově omezenou platnost. Jejich obnovení neproběhne automaticky, musíte se o něj postarat. Před vypršením platnosti vás certifikační autorita upozorní e-mailem a poskytne návod na obnovu.

Vy můžete buď elektronicky požádat o následný certifikát pomocí stávajícího platného podpisu, nebo projít celým procesem znovu (a získat zcela nový certifikát).

Jak na zneplatnění certifikátu a kdy je takový krok nutný

V případě ztráty zařízení s certifikátem, při podezření na zneužití nebo při ukončení pracovního poměru zaměstnance s přístupem k podpisu, musíte okamžitě kontaktovat certifikační autoritu a požádat o revokaci neboli předčasné ukončení platnosti.

Dříve podepsané dokumenty zůstávají platné, ale k novému podepisování již tento certifikát nepůjde použít. Revokace funguje podobně jako zablokování platební karty. Potřebu zneplatnění certifikátu nikdy nepodceňujte!

Kdy se neobejdete bez časového razítka

Časové razítko je digitálním potvrzením o tom, kdy byl dokument podepsán. Vydává ho důvěryhodná třetí strana a slouží jako nezpochybnitelný důkaz času podpisu. Problematická je absence časového razítka u procesů, kde je dodržování lhůt vázané k datu podpisu. A samozřejmě i při soudních sporech.

Časové razítko je potřeba explicitně objednat od certifikační autority: jako doplňkovou službu. Při podepisování se razítko připojí automaticky jen tehdy, když máte službu zakoupenou a aktivovanou.

Promyslete dlouhodobou archivaci dokumentů

Elektronicky podepsané dokumenty vyžadují speciální postup archivace. Nestačí je pouze uložit na disk. Kvalifikovaná archivace používá technologii označovanou jako LTA (Long Term Archive), která dokument průběžně „obaluje“ novými časovými razítky a aktualizuje kryptografické zabezpečení. Tím se zajistí jeho ověřitelnost i po letech.

Podnikatelé musejí na archivaci myslet už při podepisování. Dokumenty, které budete potřebovat ověřit třeba za pět let, byste měli opatřit kvalifikovaným časovým razítkem a uložit v systému podporujícím dlouhodobou archivaci.

Elektronický podpis vs. povinná datová schránka

Alternativou k elektronickému podpisu je datová schránka Když máte datovou schránku, nemusíte už zřizovat elektronický podpis pro běžnou komunikaci s úřady, protože schránka samotná slouží jako identifikátor. Ale zdaleka není tak praktická, a navíc vám nedovolí dlouhodobou archivaci.

Dokument z datové schránky má právní účinky jako podepsaný autorizovaně podepisující osobou, ale nejde o elektronický podpis jako takový. Datová schránka proto nestačí tam, kde se vyžaduje elektronický podpis podle eIDAS, nikoli pouze „autorizovaná konverze“.

Elektronický podpis nabídne větší flexibilitu při komunikaci s obchodními partnery. Dokumenty můžete posílat přímo z vašeho e-mailu a nemusíte procházet rozhraním datové schránky. Takto popisuje výhody elektronického podpisu oproti datové schránce daňový poradce Jaroslav Veselka:

„Elektronický podpis je užitečný, pokud potřebujete se svými obchodními partnery komunikovat elektronicky a chcete mít jistotu, že dokumenty nikdo nezměnil nebo nepodvrhnul. Dokumenty byste si mohli sice posílat i datovkou, ale za poslání jiné firmě platíte. U elektronického podpisu neplatíte za konkrétní odeslání, ale pouze za vystavení a obnovení podpisu. Pokud tedy dokumentů odesíláte hodně, elektronický podpis může vyjít levněji.“

Pět praktických příkladů využití elektronického podpisu

Elektronický podpis najde uplatnění v mnoha oblastech podnikání. Dokáže zjednodušit a zrychlit procesy, které dříve vyžadovaly osobní schůzky nebo úřední ověřování. Podívejme se na několik situací, kdy se elektronický podpis hodí, a jak jej v praxi využít.

1. Uzavírání B2B smluv

Při uzavírání obchodních smluv s dodavateli nebo zákazníky elektronický podpis výrazně urychlí celý proces. Místo posílání dokumentů poštou nebo kurýrem můžete smlouvu podepsat a odeslat během několika minut. Pro běžné obchodní vztahy postačí zaručený elektronický podpis.

Typický proces vypadá takto: připravíte smlouvu v PDF, otevřete ji v aplikaci podporující elektronické podpisy (například PDF-XChange Editor), označíte místo pro podpis, vyberete svůj certifikát a dokument podepíšete. Výsledný soubor obsahuje váš elektronický podpis a lze jej bezpečně odeslat druhé straně.

2. HR agenda a pracovněprávní dokumenty

V personalistice můžete elektronický podpis využít pro podepisování pracovních smluv, dodatků, výpovědí nebo různých prohlášení zaměstnanců. Zaměstnanci mohou dokumenty podepisovat vzdáleně, což je praktické při home office nebo při přijímání nových zaměstnanců z jiných měst.

Důležité je dbát na to, aby všichni účastníci měli nainstalované vhodné aplikace pro ověření podpisů a aby firma měla nastavenou archivaci podepsaných dokumentů. U pracovněprávních vztahů se nejprve přesvědčte, kdy je elektronický podpis možný (některé dokumenty mohou zákonem vyžadovat písemnou formu a s vlastnoručním podpisem).

3. Komunikace s úřady a veřejnou správou

K podávání daňových přiznání přes EPO portál, podávání přehledů o příjmech a výdajích OSVČ, k žádostem o dotace, či žádostem o zaručené podnikatelské úvěry: ve všech případech využijete kvalifikovaný elektronický podpis. Datová schránka je v těchto případech nedostačujícím nástrojem.

4. Faktury a finanční dokumenty

Elektronické podepisování faktur se hodí zejména při práci s většími klienty, kteří vyžadují vyšší úroveň zabezpečení. Kvalifikovaně podepsaná faktura poskytuje jistoty: má jasný původ a po podpisu už ji nelze změnit. Pro některé typy zakázek nebo při práci se zahraničními partnery může být kvalifikovaný elektronický podpis na faktuře přímo vyžadován.

V účetnictví lze elektronický podpis využít také pro podepisování účetních závěrek, výkazů nebo různých prohlášení směrem k auditorům či kontrolním orgánům.

5. Veřejné zakázky a dotace

Účast ve výběrových řízeních na veřejné zakázky vyžaduje kvalifikovaný elektronický podpis. Bez něj nemůžete podat nabídku přes systémy jako Národní elektronický nástroj nebo E-ZAK. Při přípravě nabídky do veřejné zakázky musíte elektronicky podepsat nejen hlavní nabídkový dokument, ale často i různé přílohy, čestná prohlášení nebo doklady o splnění kvalifikace.

Podobně je tomu u žádostí o dotace z národních či evropských fondů.

Mini akademie je tu pro vás

Potřebujete poradit i s dalšími úředními úkony, které vás v podnikání čekají? Není problém, právě pro vás jsme sepsali naší mini akademii, v níž se snažíme zejména začínajícím podnikatelům usnadnit vstup do světa podnikání.

Vstup do mini akademie je pro začínající podnikatele zdarma.