Vystavujete stále stejné faktury? Ať už jsou to doklady za úhradu nájemného nebo pravidelně dodávané zboží, nastavení pravidelné faktury v iDokladu vám ušetří měsíčně desítky minut. Je to snadné, za pár minut máte po opakujících se starostech.
Nejprve vytvořte vzor pravidelné faktury. To můžete udělat ze stávající faktury nebo vytvořením nového vzoru v seznamu pravidelných faktur.
Vytvoření vzoru v seznamu pravidelných faktur
- Na záložce Prodej nebo přes žlutou ikonu + vyberte možnost Pravidelné faktury.
- Zadejte Název vzoru. Slouží jen pro vaši orientaci v iDokladu, na faktuře nebude uvedený.
- Nastavte termín Prvního vystavení. K vybranému datu iDoklad připraví první fakturu. Od tohoto dne se budou počítat i termíny vystavení navazujících faktur.
Pokud v poli necháte aktuální datum, odešle iDoklad první fakturu hned po uložení vzoru.
- Zvolte, jak často budete fakturu vytvářet a zasílat. Možnost Opakovat každý nabízí volbu intervalu po dnech, týdnech nebo měsících.
Pokud se bojíte rozdílné délky měsíců, můžete nastavit variantu K poslednímu dni v měsíci. Faktury bude iDoklad automaticky vytvářet a posílat poslední den v měsíci.
- Volbou Typu ukončení určujete, kdy iDoklad přestane pravidelné faktury vystavovat.
Jestli například víte, že klientovi budete dodávat své zboží ještě v dalších osmi dávkách, vyberete si možnost Po počtu vystavení. Objeví se políčko Počet vystavení, do kterého zadáte číslo 8. Údaj přitom kdykoliv změníte. Navíc vám iDoklad hned ukáže, kolik faktur z nastaveného počtu již vystavil.
Další možnost představuje typ ukončení Po datu. Bude se vám hodit, pokud s klientem máte nastavenou spolupráci například do konce roku. V poli Datum ukončení zvolíte termín zaslání poslední faktury – v tomto případě 31. prosinec.
A pokud nevíte, jak dlouho budete faktury vystavovat, zatrhnete možnost Nikdy. Vystavování faktury zrušíte úpravou opakování (Po počtu či Po datu) nebo smazáním šablony.
- Vyberte si, komu budete fakturu zasílat. Předvyplnili jsme pro vás možnosti Odeslat e-mailem odběrateli a Odeslat na můj e-mail. Pokud chcete, můžete zatržením třetího boxu posílat fakturu i přímo své účetní.
- Zbývá už jen vyplnit pole Odběratel, Způsob úhrady, Bankovní účet, Řada, Typ dokladu a Splatnost.
- Pokud chcete nastavit i další podrobnosti, rozklikněte záložku Více podrobností a vyplňte například text před a za položkami faktury nebo nastavte pevný variabilní symbol.
Nakonec vyplňte Položky faktury a šablonu nezapomeňte Uložit.
Nastavení podle stávající faktury
- Vyberte si ze seznamu fakturu, která vám poslouží jako vzor. Najeďte na ni kurzorem a zatrhněte možnost Pravidelná.
- Postupujte podle návodu výše až k šestému bodu. Sedmý bod máte už předem vyplněný podle faktury, kterou jste si vybrali jako vzor.
- Připravenou šablonu pravidelné faktury Uložte.
