Přepisování údajů u kontaktů, bankovní spojení pro QR platby, export údajů ze seznamu kontaktů nebo historie e-mailů. Adresář v iDokladu není jen místo na uchování telefonního čísla, umí toho mnohem víc. Podívejte se na otázky, na které se uživatelé nejčastěji ptají, a zjistěte, co všechno v Adresáři můžete dělat.
Můžu si vytisknout nebo exportovat seznam kontaktů?
Ano, stačí ve vašem iDokladu kliknout na Adresář – Kontakty – Tisk – Seznam. Po kliknutí na Tisk se vám zobrazí seznam kontaktů se všemi vyplněnými informacemi. Kromě tisku můžete seznam exportovat i v PDF nebo v Rich Text Format pro použití v různých textových editorech, například Microsoft Office.
Přehledný seznam vašich obchodních kontaktů se vám může hodit třeba na konci roku, když posíláte PF.
Můžu si z iDokladu stáhnout všechny evidované údaje o klientech pro potřeby GDPR?
Můžete. V seznamu kontaktů všechny informace nenajdete, ale když kliknete na Kontakt – Tisk – Adresní karta, zobrazí se vám veškeré informace o kontaktu. Můžete si je snadno vytisknout, uložit do počítače nebo odeslat e-mailem klientovi, který si vyžádal informace, které o něm vedete. Na což má podle zákona právo.
Musím bankovní spojení u dodavatelských faktur vystavovat pokaždé znovu?
Nemusíte. V detailu kontaktu v Adresáři klikněte na Bankovní spojení a doplňte číslo účtu.
Když vyplníte bankovní spojení včetně IBAN a SWIFT kódu, bude se vám do faktury načítat i QR kód. Můžete tak přijatou fakturu zaplatit třeba okamžitě mobilním telefonem. Nemusíte nikam přepisovat údaje a nehrozí tak, že uděláte chybu.
Odesílají se automatické upomínky všem?
Odesílají, ale v Adresáři můžete toto nastavení u jednotlivých kontaktů změnit. Stačí v záložce Kontaktní osoba nechat nezatrhnutý box u Odesílat upomínky. Tomuto kontaktu nebudou chodit nikdy žádné upomínky.
Toto nastavení se může hodit v případě váženého klienta nebo známého, kterému sem tam nějakou tu opožděnou platbu odpustíte.
Dají se faktury filtrovat podle jména?
Pod Prodej – Faktury můžete vyhledávat pouze fulltextově. V případě, že máte v Adresáři více kontaktů se stejným příjmením, může to být komplikované. Pod konkrétním kontaktem v Adresáři ale vidíte všechny faktury, které jste vydali v souvislosti s tímto jménem. Můžete je tady také libovolně upravovat (například vytisknout nebo odeslat). Máte k dispozici stejnou lištu s funkcemi, jako v přehledu faktur.
Když přepíšu jméno v Adresáři, zůstanou u něj původní faktury?
Ano, zůstanou. Proto kontakt nepřepisujte, ale vždy vytvořte nový. Pokud totiž změníte jen jméno, e-mailová adresa u kontaktu zůstane a například automatické upomínky pak mohou chodit jiné osobě, než která vám nezaplatila fakturu. Máte-li předplacený tarif, můžete si uložit neomezený počet kontaktů.
Také při vystavování faktury doporučujeme vždy kliknout na ikonku Plus a vytvořit nový kontakt. V případě, že kliknete jen na Upravit adresu, nastane stejný problém jako výše.
Mohu nějak zjistit, jestli kontaktu dorazila faktura?
V sekci Historie e-mailů se můžete přesvědčit, že e-mail z iDokladu skutečně odešel. Uvidíte tam i čas odeslání. Pokud vám klient tvrdí, že fakturu nedostal, ujistěte se, že neskončila v jeho spamové schránce. Případně mu doporučte, aby si do kontaktů nebo výjimek spamového filtru uložil adresu, ze které faktury přicházejí. V případě, že jste si nastavili vlastní SMTP server, je to vaše adresa. Pokud máte nastaveno odesílání přes poštovní server iDokladu, odesíláme faktury z adresy neodpovidat@idoklad.cz.
V sekci Historie e-mailů vidíte i Způsob odeslání. V případě, že u e-mailu vidíte Automaticky, jedná se o pravidelnou fakturaci, kterou iDoklad odeslal automaticky.
Pokud navíc využíváte odesílání faktury odkazem, můžete se dokonce přesvědčit, jestli a kdy si klient odkaz s fakturou otevřel. Uvidíte to pod Datum přečtení. Pokud je záznam prázdný, znamená to, že příjemce si ještě fakturu nerozkliknul.
Můžu přidat více e-mailových adres ke kontaktu?
Když pravidelně posíláte fakturu více lidem (například firemní účetní a obchodnímu zástupci), můžete ke kontaktu přiřadit více e-mailových adres. Každá faktura se poté automaticky odešle i na tyto adresy a nemusíte je vyplňovat pokaždé ručně.
Zajímají vás další nejčastější otázky? Přečtěte si odpovědi na otázky týkající se nastavení iDokladu a daňových záležitostí nebo fakturace a párování plateb.
Související články