Jak začít fakturovat?

Účetní vs. daňový doklad: jak se liší

Abyste měli správně doklady a neměli problém s kontrolou z finančního úřadu, musíte vědět, jestli máte vystavovat účetní, nebo daňové doklady. Vysvětlíme vám, jaký je v nich rozdíl.

Co je to účetní doklad

Účetní doklady, mezi které patří i faktura, jsou záznamy o obchodní aktivitě. Jejich vystavování má v zásadě tři hlavní důvody:

1. Potvrzení o obchodu

Když si třeba kupujete nový počítač, chcete mít doklad, že jste za zboží skutečně zaplatili. Aby později například prodejce netvrdil, že vám dal zboží na dluh, a že máte dlužnou částku doplatit. Díky dokladu obě strany ví, jaká transakce proběhla, a nedochází tak ke zbytečným sporům.

2. Plánování byznysu

Doklady také slouží k tomu, abyste jako podnikatelé měli přehled o svých příjmech a výdajích. Bez toho by se vám špatně plánovaly další kroky v byznysu.

3. Odvod daní

Abyste mohli spočítat, jak vysoké daně máte platit, musíte vést detailní evidenci příjmů a případně i výdajů. A právě na základě této evidence může finanční úřad zkontrolovat, jestli jste daň spočítali dobře.

Účetní vs. daňový doklad

V praxi se setkáte s pojmy „účetní doklad“ a „daňový doklad“. Účetní doklad je jakýkoliv druh dokladu, který uplatníte ve svém účetnictví, a to i takový, který nezahrnuje DPH. Pokud jste neplátci DPH, vaše faktury jsou účetními doklady. Označujete je třeba jako „faktura“ nebo „paragon“.

Jestliže jste plátci DPH, vaše faktury jsou daňovými doklady. Obsahují všechny náležitosti jako účetní doklady a navíc ještě informace k DPH. V názvu svých dokladů výslovně uvádíte, že jsou daňovými doklady, např. „faktura – daňový doklad“ nebo „paragon – daňový doklad“.

Pokud si v papírnictví kupujete třeba bločky s příjmovými doklady, vždy si pohlídejte, jestli máte správnou verzi. Jako neplátci DPH nemůžete vystavovat příjmové doklady, které jsou označené jako daňové doklady. Vznikla by vám tím povinnost platit DPH a také by to způsobilo komplikace vašim obchodním partnerům.

Náležitosti účetního dokladu

Na účetním dokladu uvádějte tyto údaje:

• označení dokladu (název a číslo dokladu),
• účastníky plnění (údaje o dodavateli a odběrateli),
• předmět plnění (název zboží nebo služby),
• cenu (obvykle včetně ceny za jednotku),
• datum vyhotovení.

Zákon stanovuje, že účetní doklad musí být vystaven „bez zbytečného odkladu“, což je pojem neurčitý, nicméně je-li doklad zároveň i daňový, máte povinnost jej vystavit nejpozději do 15 dnů ode dne, kdy bylo zdanitelné plnění uskutečněno (ode dne, kdy došlo k prodeji zboží nebo poskytnutí služby). Razítko i navzdory častým omylům povinné není, stejně tak po změnách zákona má dnes kopie dokladu stejnou účetní váhu jako originál (k obojímu se ještě vrátíme).

Náležitosti daňového dokladu

Daňový doklad, který vystavuje plátce DPH, musí kromě výše zmíněného ještě obsahovat:

• cenu za jednotku bez DPH,
• základ daně,
• sazbu daně,
• výši daně,
• datum uskutečnění zdanitelného plnění.

Pokud jste plátci DPH a přijímáte platbu do 10 000 Kč, můžete vystavit i zjednodušený daňový doklad (lidově také označovaný jako paragon – daňový doklad). Ten obsahuje méně povinných údajů.