Jak vytvořit a získat elektronický podpis?

Co je to elektronický podpis a jak funguje

Elektronický podpis je digitální alternativa vlastnoručního podpisu. Umožní vám podepisovat dokumenty online právně závazně – bez tisku, skenování a složitého papírování. Funguje na základě šifrovacích technologií, které ověří vaši totožnost a zajistí, že se po podpisu obsah dokumentu nijak nezmění.

V Česku se elektronický podpis používá podle pravidel daných zákonem č. 297/2016 Sb.

Digitální vs. elektronický podpis

Elektronický podpis je zastřešující pojem pro jakoukoliv formu podepsání dokumentu v elektronické podobě – může to být i prosté jméno pod e-mailem.

Digitální podpis je jeho technicky vyspělejší podoba: využívá šifrování, ověřuje identitu podepisující osoby a často je vydáván certifikační autoritou.

Kvalifikovaný, zaručený a prostý elektronický podpis

Podle českého práva se elektronické podpisy dělí do několika kategorií – liší se tím, jak jsou zabezpečené a jakou mají právní váhu. Každý z nich se hodí pro jiné situace:

• Prostý elektronický podpis – například jméno vepsané pod e-mail, kliknutí na tlačítko nebo naskenovaný podpis. Nemá technické zabezpečení ani právní sílu. Hodí se pro běžnou komunikaci nebo interní schvalování.
• Zaručený elektronický podpis – bezpečnější forma, která je spojená s konkrétní osobou a zajišťuje neměnnost dokumentu. Využívá se například při podepisování obchodních smluv nebo dokumentů mezi firmami. Pokud je založen na kvalifikovaném certifikátu, má vyšší důkazní váhu. V dřívější české právní úpravě se takový podpis označoval jako „uznávaný“.
• Kvalifikovaný elektronický podpis – nejvyšší úroveň, vydávaný certifikační autoritou pomocí speciálního prostředku (např. čipová karta). Má stejnou právní váhu jako vlastnoruční podpis a používá se pro komunikaci s úřady, datové schránky nebo důležité smlouvy, kde potřebujete právní jistotu.

Elektronický podpis vs. datová schránka

Datová schránka je plnohodnotnou alternativou k elektronickému podpisu. Dokumenty odeslané jejím prostřednictvím mají stejnou právní váhu jako ty podepsané kvalifikovaným elektronickým podpisem – stát totiž považuje přihlášení do datové schránky za dostatečné ověření identity.

V roce 2025 je datová schránka povinná pro všechny OSVČ i právnické osoby.

Pokud tedy podnikáte, datovou schránku už pravděpodobně máte. Pro odesílání dokumentů jiným firmám nebo úřadům ji můžete využít místo elektronického podpisu.

Výhodou elektronického podpisu ale je, že můžete dokumenty podepisovat a odesílat přímo z e-mailu, bez nutnosti vstupu do datové schránky.

Kde získat elektronický podpis

Pokud potřebujete kvalifikovaný elektronický podpis, můžete si ho zřídit u jednoho z akreditovaných poskytovatelů v České republice:

• Česká pošta (PostSignum) – nejjednodušší cesta, stačí navštívit libovolnou pobočku.
• První certifikační autorita, a.s. (I.CA) – možnost vyřízení online i osobně.
• eidentity a.s. – podporuje online ověření přes MojeID.

Pokud vám stačí zaručený nebo prostý podpis, můžete využít komerční služby jako:

• Signi
• Adobe Sign
• DocuSign

Jak získat elektronický podpis

Jakmile si vyberete typ elektronického podpisu a poskytovatele, stačí projít několika kroky:

1. Vyberte službu, kterou chcete využít

Každý poskytovatel má mírně odlišný postup, ale všichni nabízejí přehledné návody na svých webových stránkách.

2. Ověřte svou identitu

Pokud potřebujete ověřený elektronický podpis, tedy takový, který lze bezpečně přiřadit konkrétní osobě, budete muset projít procesem ověření totožnosti u certifikovaného poskytovatele.

To probíhá buď osobně na pobočce (např. Czech POINT nebo kontaktní místo poskytovatele), nebo online přes eObčanku s čipem nebo účet MojeID s vysokou úrovní ověření.

3. Získejte přístup k podpisu

Po ověření identity vám poskytovatel vydá certifikát. Ten můžete používat buď v počítači (např. přes Adobe Acrobat), nebo v cloudové aplikaci, kterou daný poskytovatel nabízí (např. I.CA Remote).

4. Připravte si potřebné vybavení

V některých případech budete potřebovat čipovou kartu nebo USB token. Pokud dáváte přednost jednoduššímu řešení, většina poskytovatelů nabízí i variantu podpisu bez nutnosti instalace hardwaru.

Kolik elektronický podpis stojí

Cena elektronického podpisu závisí na jeho typu a poskytovateli.

Prostý elektronický podpis (např. jméno vepsané pod e-mailem) je zdarma.

Zaručený podpis bývá často součástí online služeb jako Signi, Adobe Sign nebo DocuSign, které nabízí i bezplatné verze nebo základní funkce zdarma.

Pokud ale potřebujete kvalifikovaný elektronický podpis, připravte se na jednorázový nebo roční poplatek:

Ceny za zřízení elektronického podpisu v roce 2025.

Jak digitálně podepsat dokument

K digitálnímu podepsání dokumentu potřebujete pouze elektronický podpis (ideálně ve formě kvalifikovaného certifikátu) a nástroj, který umožní připojit podpis k dokumentu.

Postup se liší podle toho, jaký způsob používáte:

• Přes certifikát v počítači – otevřete dokument (např. PDF) v programu jako Adobe Acrobat Reader, zvolíte možnost „Podepsat“ a vyberete uložený certifikát.
• Přes cloudové řešení – pokud máte podpis uložený online (např. I.CA Remote, Signi), podepíšete dokument přímo v rozhraní dané služby.
• Přes eObčanku s čipem a čtečku – v kombinaci s podpůrným softwarem (např. aplikací eObčanka) lze dokument podepsat přímo tímto způsobem.

Po připojení podpisu je dokument opatřen časovým razítkem a elektronickým podpisem, který lze kdykoliv ověřit.

Časté dotazy k elektronickým podpisům

Jak dlouho trvá vyřídit elektronický podpis?

Vyřízení kvalifikovaného elektronického podpisu trvá zpravidla:

• na počkání při osobní návštěvě Czech POINTu (např. na poště nebo obecním úřadě),
• do 24 hodin při online žádosti s ověřením identity přes bankovní identitu nebo videohovor (pokud to podporuje poskytovatel, např. I.CA nebo PostSignum).

V praxi tedy můžete mít kvalifikovaný elektronický podpis ještě tentýž den, nejpozději do jednoho pracovního dne.

Jak získat elektronický podpis zdarma?

• Datová schránka fyzické osoby je nejjednodušší řešení – dokumenty odeslané z ní jsou právně podepsané a služba je zdarma (platí pouze při odesílání dokumentů státním úřadům a institucím).
• Kvalifikovaný certifikát zdarma lze občas získat v rámci promo akcí poskytovatelů jako I.CA, PostSignum nebo eIdentity – sledujte jejich weby.
• Prostý elektronický podpis v PDF (např. přes Adobe Reader) je vhodný pro interní nebo neformální dokumenty. Je zdarma, ale nelze ho použít pro úřední podání.

Jak elektronický podepsat dokument ve Wordu?

Dokument ve Wordu podepíšete buď vložením vlastnoručního podpisu (např. obrázkem nebo kresbou), nebo pomocí digitálního certifikátu.

Pro právně závazné dokumenty využijte funkci „Přidat digitální podpis“ v nabídce Soubor → Informace. Potřebujete k tomu platný certifikát (např. od PostSignum nebo I.CA).

Podrobný návod krok za krokem najdete na oficiální stránce Microsoftu: Jak přidat nebo odebrat digitální podpis ve Wordu.

Jak vložit podpis na fakturu?

Podpis na elektronickou fakturu dnes umožňuje přidat většina fakturačních programů. Například v iDokladu nastavíte podpis spolu s identifikačními údaji a logem firmy v sekci Firma – a všechny tyto údaje se pak automaticky zobrazí na každé vystavené faktuře.

Mini akademie: Získejte jistotu v elektronickém podepisování i dalších oblastech podnikání

Chcete mít v elektronickém podpisu opravdu jasno? Nebo si potřebujete ujasnit související témata jako fakturace, účetnictví či daně?

V naší mini akademii pro začínající podnikatele najdete více než 30 krátkých video lekcí, které vás provedou nejdůležitějšími oblastmi podnikání. Součástí každého modulu jsou také cvičné testy, díky nimž si můžete nové znalosti hned ověřit.

Tématu elektronického podpisu se věnuje Ing. Jaroslav Veselka, DiS., CA v rámci modulu o účetnictví.

Přístup do mini akademie je pro začínající podnikatele zdarma.