4 tipy jak na číslování faktur, abyste se v nich vyznali vy i finanční úřad

Jak mít pořádek ve fakturách

Označení faktury je povinné, nicméně zákon nestanovuje jeho přesnou podobu. Je tedy na vás, jak si s číslováním faktur poradíte. Důležité je mít v nich přehled a pořádek.

To po vás vyžaduje také finanční úřad. Každá nejasnost v číslování je pro úředníky výstražným signálem a záminkou pro kontrolu, zda máte daňové doklady v pořádku. Může to dokonce vypadat, že s doklady manipulujete. A za to vám, stejně jako za nesprávné vystavení faktury, hrozí pokuta od 500 Kč a vyšší.

TIP: Čtěte, co všechno musíte uvádět na daňovém dokladu.

Abyste se podezření vyhnuli, existuje několik nepsaných pravidel a tipů.

1) Číslování faktur musí být přehledné

Abyste dokázali, že žádný doklad nechybí (a tedy že jste ho z nějakého důvodu neodstranili), číslujte faktury chronologicky vzestupně – tedy aby každá další faktura měla pořadové číslo o jedna vyšší.

Protože se faktury nečíslují pouze jedním číslem, ale kombinací číslic, používá se systém číselných řad.

Například zvolíte systém číslování ve formátu rok – měsíc – číslo (RRRRMMCCC): pro faktury vydané v lednu 2022 pak budete mít čísla 202201001, 202201002, 202201003 atd. Nebo můžete faktury číslovat podle data, takže například:  20220103 (faktura z 3. ledna), 20220108 (z 8. ledna) a podobně.

Ať už zvolíte jakýkoliv systém, dodržujte ho a průběžně neměňte, jinak ztrácí smysl a přehlednost.

Číslování faktur vám usnadní fakturační program iDoklad. Podle nastavené číselné řady čísluje automaticky všechny vystavené faktury, takže nehrozí, že byste udělali chybu.

2) (Ne)používejte kromě čísel i znaky

Číselnou řadu můžete doplnit o písmena nebo další znaky (pomlčky, lomítka).

Pokud ale číslo faktury používáte zároveň jako variabilní symbol, zkomplikujete si párování plateb. Banky totiž běžně umožňují variabilní symbol uvádět pouze v číslicích. Fakturu s platbou s odlišným variabilním symbolem pak musíte spárovat ručně.

Písmena i znaky tedy klidně používejte, pokud nepotřebujete mít variabilní symbol totožný s označením faktury.

3) Odlišujte různé typy faktury

Pokud vystavujete zálohové i běžné faktury nebo posíláte faktury i do zahraničí, číselnou řadu si pro jednotlivé druhy faktur odlište.

Použijte například označení FV pro faktury vydané, FZ pro zálohové faktury a podobně. Systém označování si zvolte podle toho, co vám vyhovuje.

Každý typ faktury tak bude mít svou číselnou řadu, můžete mít FV202201001 i FZ202201001 – pro první fakturu vydanou i pro první zálohovou fakturu v lednu roku 2022. Faktury do zahraničí můžete označovat písmeny (EU, US, CZ,…).

Abyste se vyhnuli problému s párováním plateb s fakturami, o kterém jsme psali v předchozím bodu, označte si faktury číslem. Například pro faktury na Slovensko používejte na začátku číselného označení číslici 2, do Německa 3 apod. Číslo faktury pak může vypadat třeba takto: 2202201001, 3202201001.

4) Chybu přiznejte a nesnažte se ji maskovat

Když vám fakturu příjemce nezaplatí nebo zjistíte, že jste ji vystavili chybně, fakturu neodstraňujte. Vznikla by tím mezera v číselné řadě, pokud už jste vydali nějaké další faktury. Finanční úřad si to vyloží tak, že jste doklad úmyslně nezahrnuli do účetnictví, a tedy nezdanili. Stejně tak není vhodné fakturu nahrazovat novým dokladem, jehož pozdější datum vystavení už nebude do řady faktur zapadat.

Jak opravu chyby udělat správně? Ponechejte chybnou fakturu a doplňte k ní doklad informující o chybě a odkazující na opravnou fakturu. Tu vystavte a očíslujte ji jako novou fakturu, aby zapadala do číselné řady.

Tápete v povinných údajích, které musíte uvést na faktury?

Vstupte do naší mini akademie a podívejte se na video, ve kterém daňový poradce Jaroslav Veselka radí, jak vystavit daňový doklad a jaké jsou jeho náležitosti. V akademii najdete i další videa o daních, účetnictví, cenotvorbě a dalších oblastech, které jsou pro začínající podnikatele problémové. Právě pro ně je vstup do mini akademie zdarma.