Přestože je faktura jedním z nejtypičtějších dokladů v podnikání, každý si může představit trochu jiný dokument. Existují totiž různé druhy faktur. Liší se podle osoby, která je vydává, i podle svého účelu.
Nestačí přitom odlišovat například jen zálohovou, proforma a běžnou fakturu. Rozdíly jsou i mezi běžnými fakturami za služby a zboží. Liší se zejména podle toho, zda ji vystavuje neplátce nebo plátce DPH.
1. Běžná faktura od neplátce DPH
Faktura od neplátce DPH má pevně dané náležitosti. Liší se sice podle toho, jestli je faktura od právnické nebo od fyzické osoby, jejich podstata je ale stejná.
Na dokladu se tedy musí objevit:
- jméno a příjmení dodavatele (v případě OSVČ), případně název firmy (u společnosti s ručením omezeným),
- fakturační adresa (sídlo fyzické osoby nebo firmy),
- IČ,
- označení registru, ve které je podnikatel zapsaný (například obchodní či živnostenský rejstřík).
Pokud vedete účetnictví (nestačí vám tedy pouze daňová evidence či uplatňování paušálních výdajů procentem z příjmu), nesmí na faktuře chybět ani:
- údaj o zápisu včetně oddílu a vložky (u právnických osob);
- popis zboží nebo služby, za které jste fakturu vystavili;
- fakturovaná částka (může být uvedená celkově i rozepsaná na měrné jednotky a s označením množství)
- a datum vystavení faktury.
Ostatní informace, například že nejste plátce DPH, jsou nepovinné.
2. Běžná faktura od plátce DPH
Faktura od plátce DPH vychází z údajů, které musí obsahovat faktura od neplátce. Kromě toho na ní musí být také:
- daňové identifikační číslo dodavatele;
- označení osoby, pro kterou plnění uskutečňujete (včetně DIČ, pokud ho klient má);
- rozsah a druh dodávané služby nebo množství a druh výrobku;
- jednotková cena bez daně a případná sleva;
- základ daně;
- sazba a výše daně (v českých korunách);
- datum uskutečnění zdanitelného plnění (zpravidla den dodání služby či zboží, případně přijetí platby) – pokud se liší od data vystavení dokladu;
- evidenční číslo dokladu.
U faktury od plátce DPH se můžete setkat také se zvláštními režimy DPH. Pokud tedy vystavujete například fakturu s přenesenou daňovou povinností nebo osvobozenou od daně, musíte tuto informaci na dokladu uvést.
Opět přitom platí, že zásady pro tvorbu faktury od fyzické osoby i od firmy jsou stejné.
3. Faktura od nepodnikatele
Faktury za služby mohou vydávat i nepodnikatelé. Týká se to případů, kdy si daný člověk přivydělává pouze nahodile.
Typickým příkladem je amatérský fotograf, který třikrát za rok nafotí svatbu známým.
Pokud jsou tyto příjmy příležitostné a jejich roční součet nepřesáhne 30 000 korun, není potřeba je danit. A tím pádem nemusíte řešit ani žádnou formu účetnictví.
Z toho důvodu nemá faktura od nepodnikatele předepsanou podobu. Měly by se na ní ale objevit veškeré potřebné údaje. Tedy:
- jméno a adresa dodavatele,
- informace o odběrateli (fakturační údaje, případně jméno a adresa),
- popis dodané služby nebo produktu,
- fakturovaná částka
- a způsob úhrady.
Vhodné je doplnit také číslo faktury, které vám usnadní evidenci dokladů. Vzhledem k tomu, že doklad vystavuje nepodnikatel, bude faktura bez IČ.
Pokud ale tyto příjmy překročí hranici 30 000 korun ročně, musíte je zdanit. A když jsou vaše výdělky pravidelné, musíte si zřídit živnostenské oprávnění.
4. Zálohová faktura
U všech zmíněných faktur se můžete setkat i s dalším členěním. A to podle jejich účelu. Týká se to i zálohové faktury.
Tento doklad použijete, pokud chcete od zákazníka část peněz předem. V takovém případě vystavíte zálohovou fakturu například na třetinu koncové ceny. A teprve poté, co klient tuto částku uhradí, začnete zakázku zpracovávat.
Obvykle tento postup používají poskytovatelé ubytování nebo služeb a zboží přizpůsobených na míru klientovi.
Zálohových faktur můžete vystavit i víc. Například podle toho, jak se blíží termín ubytování. A pokud klient nepřijede nebo zruší rezervaci až na poslední chvíli, zálohu si necháte. A snížíte tak ztrátu, která vznikne kvůli neobsazenému pokoji.
Podobně jako u faktury od nepodnikatele platí, že zálohová faktura není účetním ani daňovým dokladem. Nevstupuje tedy do účetnictví a není na ní DPH. Fakticky je to pouze oficiální výzva k platbě.
5. Proforma faktura
Proforma fakturu někteří podnikatelé zaměňují se zálohovou fakturou. Mezi těmito doklady je ale jeden rozdíl. Zatímco zálohovou fakturu vystavujete pouze na část konečné ceny, na proforma faktuře požadujete předem platbu plné částky.
Stejně jako zálohová faktura neprochází účetnictvím a není na ní DPH.
S proforma fakturou se obvykle setkáte například u školení, kde chce pořadatel platbu předem. Nebo u dlouhodobých služeb, jako je například webhosting.
6. Vyúčtovací faktura
S předchozími dvěma typy faktur souvisí také vyúčtovací faktura (můžete se setkat i s pojmem konečná faktura). Musíte ji totiž vystavit v případech, kdy jste klientovi nejprve vystavili zálohovou či proforma fakturu.
Na rozdíl od nich je účetním dokladem a vstupuje do účetnictví. U plátců DPH je také daňovým dokladem.
Na vyúčtovací faktuře uvedete:
- jakou část ceny už zákazník zaplatil
- a kolik ještě musí doplatit.
Bez ohledu na to, jestli jste předtím vystavili zálohovou nebo proforma fakturu.
Pokud je například cena dodávaných služeb 100 000 korun a zákazník vám polovinu zaplatil jako zálohu, ve vyúčtovací faktuře uvedete, že:
- 50 000 korun už klient uhradil
- a 50 000 korun má ještě zaplatit.
Pokud jste vydali proforma fakturu a odběratel zaplatil celou částku, ve vyúčtovací faktuře musí být informace, že:
- zákazník už zaplatil 100 000 korun
- a zbývá mu doplatit 0 korun.
7. Dílčí faktura
Dílčí faktura je částečně podobná zálohové. Také tento doklad totiž vystavíte pouze na část celkové ceny. V tomto případě ale připravujete fakturu za služby, které jste už odvedli.
Typickým příkladem je stavba domu. Stavební firma průběžně vystavuje dílčí faktury a reaguje tak na postup prací.
Na rozdíl od zálohové nebo proforma faktury tento doklad vstupuje do účetnictví a pro plátce DPH je daňovým dokladem.
Po dokončení práce je možné vystavit také konečnou fakturu.
8. Zápočtová faktura
Někdy se setkáte také s pojmem zápočtová faktura. A to i přesto, že zákon tento doklad nezná.
Fakticky jde totiž o zápočet vydané faktury proti faktuře přijaté.
Tuto možnost využijete v případě, že je váš odběratel zároveň dodavatelem. V praxi to vypadá například tak, že:
- vystavíte zákazníkovi fakturu na 10 000 korun,
- klient vám vystaví fakturu na 6 000 korun,
- následně provedete zápočet pohledávek a závazků u částky, která se překrývá (tedy 6 000 korun)
- a poté vám klient doplatí zbývající částku – tedy 4 000 korun.
Pamatujte však, že nestačí vystavit fakturu jen na rozdílovou částku (v tomto případě na 4 000 korun). Fakturovat musíte celou částku za provedené služby.
Platí to i v případě, že jak vydaná, tak přijatá faktura jsou na stejnou částku. Jinak vám hrozí nesrovnalosti v účetnictví i problémy při případné kontrole z finančního úřadu.
Základní požadavky zůstávají stejné
Ať už vydáváte jakoukoliv ze zmíněných faktur, pamatujte, že základní náležitosti jsou vždy stejné. Na dokladu nesmí chybět informace o:
- dodavateli,
- dodaném zboží nebo službách,
- ceně,
- případně další informace, které vyplývají z toho, jestli jste plátce nebo neplátce DPH.
Udržíte si tak v dokladech pořádek a připravíte se na případné kontroly z finančního úřadu.
A pokud nechcete všechny informace vypisovat ručně, vyzkoušejte fakturační službu iDoklad. Při tvorbě faktur doplní většinu údajů automaticky. A pohlídá, aby na dokladech nic důležitého nechybělo.
Další informace o fakturách a jejich druzích najdete v naší mini akademii pro začínající podnikatele. V sérii videokurzů vás s nimi seznámí účetní a daňový poradce Jaroslav Veselka.
