Ve chvíli, kdy uzavíráte daňové a účetní doklady za uplynulý rok, máte povinnost je archivovat. Délka archivace se liší podle toho, zda jste plátci, či neplátci DPH, a jestli vedete daňovou, nebo účetní evidenci.
Účetní a daňové doklady uchováváte pro případ daňové kontroly od finančního úřadu, abyste mohli zpětně doložit své podnikatelské aktivity. Po uplynutí zákonné délky archivace můžete doklady skartovat, aniž by vám hrozila pokuta.
Podíváme se na to, jak dlouho archivovat různé druhy účetních dokladů, jaké jsou způsoby archivace a co dělat, když vyprší skartační lhůta nebo když doklady ztratíte.
Jak dlouho archivovat doklady?
Podnikatelé, kteří jsou neplátci DPH a nevedou účetnictví, mají povinnost archivace daňových dokladů minimálně 3 roky. Faktury za rok 2021 tak uchováváte do roku 2024.
Ostatní podnikatelé mají archivaci trochu náročnější.
Pokud jste OSVČ, která vede účetnictví (nebo s. r. o.), doklady archivujete minimálně 10 let. U různých druhů dokladů se liší jejich archivační lhůty – a na základě lhůty se odvíjí zákonná délka archivace. A při jejím nedodržení hrozí sankce.
Podívejme se, jaká je délka archivace u jednotlivých typů dokladů.
Daňové doklady (podstatný je Zákon o dani z přidané hodnoty, zákon č. 235/2004 Sb.)
- 5 let: účetní knihy, účetní doklady (faktury, pokladní doklady, aj.), odpisové plány, účtový rozvrh, přehledy nebo účetní záznamy, inventurní soupisy;
- 10 let: účetní závěrka, výroční zpráva, daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty.
Účetní doklady (délku archivace stanovuje Zákon o účetnictví, zákon č. 563/1991 Sb.)
- 5 let: účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh;
- 10 let: účetní závěrka, výroční zpráva.
Doklady z pozice zaměstnavatele (klíčem je Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, zákon č. 582/1991 Sb.)
- 3 roky: stejnopisy evidenčních listů;
- 6 let: seznam společníků a členů statutárního orgánu, dozorčí rady u obchodní společnosti;
- 10 let: mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu
- 30 let: mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění.
3 způsoby archivace dokladů
Zákon nabízí tři možnosti, jak doklady archivovat. V podobě tištěné, elektronické a smíšené.
1. Skladování tištěných dokumentů
Ačkoliv je ukládání papírových dokumentů snadné, časem je těch šanonů nebo krabic s fakturami stále víc a možná vám zaberou notnou část kanceláře. Při skladování tištěných dokumentů počítejte s tím, že o ně při požáru nebo vytopení můžete přijít. A pozor také na blednutí účtenek, které kvůli tomu nebudou po pár letech k přečtení.
2. Elektronická archivace
Archivace účetních dokladů v elektronické podobě působí jednoduše. Naskenujete, uložíte a máte hotovo. V principu to sedí, ale při digitalizaci dokladů musíte dodržovat 3 zásady:
- Věrohodnost vystavení pomocí uvedení informací o osobě, která doklad vystavila.
- Neporušitelnost obsahu pomocí elektronického podpisu a kvalifikovaného časového razítka – prvky zajistí, že obsah dokumentu nelze změnit.
- Čitelnost dokumentu uložením do globálního formátu pro archivaci PDF/A.
Zvažte, kam dokumenty v digitálně podobě ukládat. Můžete je uložit na disk počítače či na externí hardware (u těch však hrozí poničení, doklady je třeba vždy zálohovat), na sdílený cloud nebo do online aplikace.
TIP: Ukládejte faktury v iDokladu. Ačkoliv dle zákona nemusí vystavené faktury zahrnovat razítko ani podpis, pokud je na faktuře chcete mít, prvky do systému jednoduše nahrajete. Automaticky se pak zobrazí na každé vystavené faktuře.
3. Smíšená archivace
Dokumenty ukládáte v tištěné i elektronické podobě. Smíšenou archivaci například vedete v případě, kdy přecházíte na elektronickou archivaci účetních dokladů a dokumenty postupně digitalizujete.
Archivace a co dělat když…
…vypršela archivační lhůta účetních dokladů?
Po vypršení lhůty už doklady uchovávat nemusíte a můžete je bezpečně zlikvidovat.
…nedodrželi jsme lhůtu pro archivaci nebo dokumenty ztratili?
Pokud jste nedodrželi skartační lhůtu, jedná se o přestupek, za který vám může finanční úřad udělit pokutu do výše 3 % hodnoty vašich aktiv.
Pokud společnost zapsaná v obchodním rejstříku zničí dokumenty bez souhlasu státního archivu, hrozí jí pokuta až 250 000 Kč.
…dokumenty se zničily při požáru nebo povodni?
V případě havárie a zničení archivovaných dokumentů zajistěte potřebnou dokumentaci od policie a událost nahlaste finančnímu úřadu.
Chcete o archivaci vědět více?
Navštivte naši mini akademii pro začínající podnikatele. Nejčastějším dotazům v oblasti archivace faktur se věnuje daňový poradce Jaroslav Veselka.
Akademie je pro začínající podnikatele zdarma.
