Ve chvíli, kdy uzavíráte daňové a účetní doklady za uplynulý rok, máte povinnost je archivovat. Délka archivace se liší podle toho, zda jste plátci, či neplátci DPH, a jestli vedete daňovou, nebo účetní evidenci.
Účetní a daňové doklady uchováváte pro případ daňové kontroly od finančního úřadu, abyste mohli zpětně doložit své podnikatelské aktivity. Po uplynutí zákonné délky archivace můžete doklady skartovat, aniž by vám hrozila pokuta.
Podíváme se na to, jak dlouho archivovat různé druhy účetních dokladů, jaké jsou způsoby archivace a co dělat, když vyprší skartační lhůta nebo když doklady ztratíte.
Podnikatelé, kteří jsou neplátci DPH a nevedou účetnictví, mají povinnost archivace daňových dokladů minimálně 3 roky. Faktury za rok 2021 tak uchováváte do roku 2024.
Ostatní podnikatelé mají archivaci trochu náročnější.
Pokud jste OSVČ, která vede účetnictví (nebo s. r. o.), doklady archivujete minimálně 10 let. U různých druhů dokladů se liší jejich archivační lhůty – a na základě lhůty se odvíjí zákonná délka archivace. A při jejím nedodržení hrozí sankce.
Podívejme se, jaká je délka archivace u jednotlivých typů dokladů.
Daňové doklady (podstatný je Zákon o dani z přidané hodnoty, zákon č. 235/2004 Sb.)
Účetní doklady (délku archivace stanovuje Zákon o účetnictví, zákon č. 563/1991 Sb.)
Doklady z pozice zaměstnavatele (klíčem je Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, zákon č. 582/1991 Sb.)
Zákon nabízí tři možnosti, jak doklady archivovat. V podobě tištěné, elektronické a smíšené.
Ačkoliv je ukládání papírových dokumentů snadné, časem je těch šanonů nebo krabic s fakturami stále víc a možná vám zaberou notnou část kanceláře. Při skladování tištěných dokumentů počítejte s tím, že o ně při požáru nebo vytopení můžete přijít. A pozor také na blednutí účtenek, které kvůli tomu nebudou po pár letech k přečtení.
Archivace účetních dokladů v elektronické podobě působí jednoduše. Naskenujete, uložíte a máte hotovo. V principu to sedí, ale při digitalizaci dokladů musíte dodržovat 3 zásady:
Zvažte, kam dokumenty v digitálně podobě ukládat. Můžete je uložit na disk počítače či na externí hardware (u těch však hrozí poničení, doklady je třeba vždy zálohovat), na sdílený cloud nebo do online aplikace.
TIP: Ukládejte faktury v iDokladu. Ačkoliv dle zákona nemusí vystavené faktury zahrnovat razítko ani podpis, pokud je na faktuře chcete mít, prvky do systému jednoduše nahrajete. Automaticky se pak zobrazí na každé vystavené faktuře.
Dokumenty ukládáte v tištěné i elektronické podobě. Smíšenou archivaci například vedete v případě, kdy přecházíte na elektronickou archivaci účetních dokladů a dokumenty postupně digitalizujete.
Po vypršení lhůty už doklady uchovávat nemusíte a můžete je bezpečně zlikvidovat.
Pokud jste nedodrželi skartační lhůtu, jedná se o přestupek, za který vám může finanční úřad udělit pokutu do výše 3 % hodnoty vašich aktiv.
Pokud společnost zapsaná v obchodním rejstříku zničí dokumenty bez souhlasu státního archivu, hrozí jí pokuta až 250 000 Kč.
V případě havárie a zničení archivovaných dokumentů zajistěte potřebnou dokumentaci od policie a událost nahlaste finančnímu úřadu.
Navštivte naši mini akademii pro začínající podnikatele. Nejčastějším dotazům v oblasti archivace faktur se věnuje daňový poradce Jaroslav Veselka.
Akademie je pro začínající podnikatele zdarma.