Co je variabilní symbol a jak ho uvádět na faktuře

Co je variabilní symbol

Variabilní symbol je označení platby, díky kterému zjistíte, k jakému dokladu se úhrada vztahuje. Zjistíte podle něj, že odběratel danou fakturu skutečně zaplatil.

Na některých dokladech i v komunikaci s dodavateli a odběrateli se tento údaj označuje zkratkou VS. Pokud tedy na přijaté faktuře objevíte tato dvě písmena, zadejte při platbě uvedený kód do pole pro variabilní symbol.

Proč se zadává variabilní symbol

Když variabilní symbol při platbě nezadáte nebo jej zadáte špatně, hrozí, že si dodavatel příchozí platbu s daným dokladem nespáruje. A bude požadovat opětovné proplacení faktury.

Problém je to zejména při úhradě zboží či služeb od velkých společností, které každý měsíc vystavují faktury pro stovky či tisíce klientů. Dohledat pak odpovídající doklad bez variabilního symbolu je téměř nemožné. Hlavně pokud zákazníkům dodávají stejné služby a účtují za ně stejné částky – jako je to při platbách mobilním operátorům či pojišťovnám.

Také u menších firem může opomenutí variabilního symbolu způsobit komplikace.

Pokud se něco podobného stane, odběratel by měl obratem kontaktoval dodavatele. Společně pak mohou příslušnou platbu najít a správně zaevidovat.

Správně zadaný variabilní symbol vám pomůže i v případě kontroly z finančního úřadu. Snadno totiž prokážete, k jakým dokladům se jednotlivé platby vztahují. A předejdete tak možným problémům.

Jak má variabilní symbol vypadat

Pokud variabilní symbol na faktuře použijete, pamatujte, že:

• musí obsahovat jen číslice
• a musí mít nanejvýš 10 znaků.

Typický variabilní symbol tvoří rok a pořadové číslo faktury či objednávky. Znamená to, že vypadá například takto: 20240065.

Nejjednodušší pro vás i pro odběratele je použít jako variabilní symbol číslo objednávky nebo faktury. Také účetní a fakturační programy obvykle přebírají číslo faktury jako variabilní symbol, takže ho nemusíte vyplňovat ručně.

Odběratelé jsou navíc na tuto logiku u variabilního symbolu zvyklí. Díky tomu se snižuje riziko, že zadají nesprávný údaj a vy platbu nespárujete.

Rodné číslo raději nepoužívejte

Některé společnosti používají jako variabilní symbol také rodné číslo klienta nebo jeho referenční číslo. Použití rodného čísla však může být v rozporu s ochranou osobních údajů. Stejně jako u referenčního čísla klienta navíc hrozí, že umožní spárování pouze s daným klientem – nikoliv s konkrétním dokladem. To znamená problém, pokud zákazníkovi vystavujete v daném období více dokladů.

Naopak pokud klientům posíláte každý měsíc pouze jednu fakturu, například za nájem, může pro vás být využití referenčního čísla výhodné. Nemusíte totiž vytvářet pokaždé nový variabilní symbol. Zároveň platbu snadno spárujete.

Nevíte, jak zvolit správný variabilní symbol?

Vždy záleží zejména na vašich potřebách a počtu vystavených faktur. Variabilní symbol ale vždy musí umožnit jednoznačné spárování platby s vystaveným dokladem. Další informace o tom, jak správně vystavit daňový doklad a vyplnit všechny jeho náležitosti najdete v naší mini akademii. Obsahuje videa, na kterých vám odborníci z praxe poradí s fakturací, účetnictvím, daněmi i pravidly pro podnikání.