Co je variabilní symbol a jak ho uvádět na faktuře

S variabilním symbolem se každý podnikatel běžně setkává na fakturách vydaných i přijatých. Přestože je tato položka nepovinná, existují u ní pravidla a doporučení, kterých byste se měli držet.

Pomocí vhodného variabilního symbolu totiž příjemci faktury zjednodušíte zadávání platby. Vám pak tento údaj usnadní spárování platby s konkrétním dokladem.

Co je variabilní symbol

Nejprve je třeba vysvětlit, co přesně je variabilní symbol.

Je to označení platby, díky kterému zjistíte, k jakému dokladu se úhrada vztahuje. Informuje vás tak, že odběratel danou fakturu skutečně zaplatil.

Na některých dokladech i v komunikaci s dodavateli a odběrateli se tento údaj označuje zkratkou VS. Pokud tedy na přijaté faktuře objevíte tato dvě písmena, zadejte při platbě uvedený kód do pole pro variabilní symbol.

Když variabilní symbol při platbě nezadáte nebo jej zadáte špatně, hrozí, že si dodavatel příchozí platbu s daným dokladem nespáruje. A bude požadovat opětovné proplacení faktury.

Problém je to zejména při úhradě zboží či služeb od velkých společností, které každý měsíc vystavují faktury pro stovky či tisíce klientů. Dohledat pak odpovídající doklad bez variabilního symbolu je téměř nemožné. Zejména pokud zákazníkům dodávají stejné služby a účtují za ně stejné částky.

Týká se to například plateb mobilním operátorům, zdravotním pojišťovnám, ale i záloh na sociální pojištění.

Také u menších firem však může opomenutí variabilního symbolu při platbě způsobit poměrně velké komplikace. Pokud se tedy něco takového stane, je třeba, aby odběratel obratem kontaktoval dodavatele. Společně pak mohou příslušnou platbu najít a správně zaevidovat.

Správně zadaný variabilní symbol vám pomůže i v případě, že k vám přijde kontrola z finančního úřadu. Snadno totiž prokážete k jakým dokladům se jednotlivé platby vztahují. A předejdete tak možným problémům.

Jak má variabilní symbol vypadat

Přestože nemáte povinnost variabilní symbol na fakturách uvádět, existují pravidla, která určují jeho podobu. Pokud tedy tento údaj na faktuře použijete, pamatujte, že:

• musí obsahovat jen číslice
• a musí mít nanejvýš 10 znaků.

Nejjednodušší pro vás i pro odběratele je použít jako variabilní symbol číslo objednávky nebo faktury.

Účetní a fakturační systémy totiž dokážou variabilní symbol automaticky převzít právě z čísla faktury či objednávky. Nemusíte tak tento údaj doplňovat ručně.

Odběratelé jsou navíc na tuto logiku u variabilního symbolu zvyklí. Díky tomu se snižuje riziko, že zadají nesprávný údaj a vy platbu nespárujete.

Typický variabilní symbol tvoří rok a pořadové číslo faktury či objednávky. Znamená to, že vypadá například takto: 20210065.

Rodné číslo raději nepoužívejte

Některé společnosti používají jako variabilní symbol také rodné číslo klienta nebo jeho referenční číslo. Tyto možnosti jsou ale poněkud problematické.

Použití rodného čísla totiž může být v rozporu s ochranou osobních údajů.

Stejně jako u referenčního čísla klienta navíc hrozí, že umožní spárování pouze s daným klientem – nikoliv s konkrétním dokladem. Například když zákazníkovi vystavujete v daném období více dokladů.

Naopak pokud klientům posíláte každý měsíc pouze jednu fakturu, například za nájem, může pro vás být využití referenčního čísla výhodné. Nemusíte totiž vytvářet pokaždé nový variabilní symbol. Zároveň platbu snadno spárujete.

Jakou variantu zvolíte závisí tedy zejména na vašich potřebách a počtu vystavených dokladů. Pamatujte však, že variabilní symbol musí vždy umožňovat jednoznačné spárování platby s vystaveným dokladem.

Další informace o fakturách najdete v naší mini akademii pro začínající podnikatele. Čeká vás v ní série videokurzů pro OSVČ i s. r. o. Zkušení advokáti, účetní a daňoví poradci vám v nich poradí s fakturací, účetnictvím, daněmi i pravidly pro podnikání.