Jak na vymáhání faktur po splatnosti a jak jejich neplacení předcházet

I když máte spolehlivé odběratele, může se stát, že na platbu zapomenou nebo jim faktura zapadne mezi ostatní poštou. Někdy jde o drobný omyl, který vyřeší jeden e-mail či telefonát. Jindy se cítíte jako při dobývání hradu. Nezaplacená faktura často naruší cash flow a způsobí finanční problémy. Přečtěte si, jak se dlužníkům připomenout a kdy přistoupit k vymáhání nezaplacené faktury.

Co dělat, když klient neuhradí fakturu

S neuhrazenou fakturou se dříve nebo později setká každý živnostník. Pokud jde o malé částky, někdy je OSVČ ani nevymáhají, protože mají pocit, že je to ztráta času. Když se ale neplatičů sejde víc nebo jde o dražší zakázku, řešení se nevyhnou.

Vymáhání nezaplacené faktury – upomínka

Jakmile uplyne doba splatnosti a klient fakturu stále nezaplatil, pošlete mu první upomínku e-mailem nebo mu zavolejte. Připomeňte se klidně hned po splatnosti, případně pár dní počkejte.

TIP: Čtěte, jak stanovit datum splatnosti u vydávaných faktur.

Často k nezaplacení dojde proto, že klient zapomene, fakturu někam založí, je nemocný nebo na dovolené. Proto není potřeba hned vyhrožovat úroky a penále. Zvlášť pokud jde o dlouhodobého a jindy spolehlivého obchodního partnera.

Volte mírný tón, ale jasně řekněte, co se stalo a že je potřeba fakturu uhradit.

Druhá upomínka zaplacení neuhrazené faktury

V případě, že šlo o omyl, první upomínka stačí a peníze za fakturu vám obratem přistanou na účtu. Obvykle i s omluvou.

Pokud dlužník nereaguje, pošlete mu druhou upomínku. V té už klidně buďte přísnější, důraznější a zmiňte důsledky – tedy úroky či sankce, které za pozdní zaplacení faktury dle obchodní smlouvy hrozí.

TIP: Čtěte, jak na úroky z prodlení.

Pokud je dlužníkem právnická osoba, můžete ji nechat zveřejnit v Centrálním registru dlužníků. Vždy o tom ale druhou stranu informujte předem. Je možné, že si firma z obavy o svou reputaci promyslí situaci a fakturu uhradí. A pokud ne, zveřejněním upozorníte další firmy, které by s dlužníkem chtěly obchodovat.

Třetí upomínka = předžalobní výzva

Pokud se ani po druhé upomínce nic neděje, je čas poslat poslední upomínku, která je zároveň předžalobní výzvou. Jednak mívá při vymáhání faktur vysokou úspěšnost, ale hlavně je to povinný krok před soudním řešením problému – pokud k němu přistoupíte.

Předžalobní výzva je oficiální dokument, má proto předepsaný obsah a zahrnuje:

• identifikaci obou stran – jméno, adresu, datum narození nebo adresu sídla, IČO a název firmy,
• popis dluhu – přesnou fakturovanou částku, úroky z prodlení, další podrobnosti smlouvy,
• nové datum splatnosti – nejméně 7 dní po zaslání předžalobní výzvy,
• datum a podpis.

Nezapomeňte doplnit informaci, že pokud fakturu dlužník neuhradí, obrátíte se na soud.

Vymáhání faktur soudní cestou

Posledním krokem ve vymáhání nezaplacených faktur je žaloba. Podejte ji nejdřív 7 dní po odeslání předžalobní výzvy (nebo po uplynutí lhůty uvedené ve výzvě).

Pokud se situace vyvíjí tak, že budete fakturu vymáhat u soudu, uchovejte si veškerou dokumentaci a komunikaci s dlužníkem, ať máte v ruce důkazy.

Soudní vymáhání může proběhnout bez jednání. Když s tím ale jedna ze stran nesouhlasí nebo je dlužná částka vyšší než milion, soudnímu jednání se nevyhnete.

Jak neplacení a vymáhání faktur předcházet

I když ke scénáři se soudem většinou nedojde, ani posílání upomínek není nic příjemného. Proto se podnikatelé snaží neuhrazení faktury předejít třeba tím, že vystavují zálohové faktury. Začátek práce nebo dodání služeb podmiňují jejich uhrazením.

Vymáhání faktur předejdete i těmito kroky:

• ve smlouvě a obchodních podmínkách uvádějte platební podmínky včetně úroku z prodlení,
• před podpisem smlouvy si obchodního partnera ověřte v registru dlužníků nebo insolvenčním rejstříku,
• zvažte pojištění pohledávek, pokud jde o větší částky.

S fakturací vám pomůže mini akademie

Fakturaci a vymáhání nezaplacených faktur se věnujeme v jednom z videí naší mini akademie. Přihlaste se a podívejte se i na lekce o daních, účetnictví, cenotvorbě a dalších oblastech, ve kterých podnikatelé při rozjezdu živnosti obvykle tápou. Pro začínající podnikatele je mini akademie zdarma.