Jak si založit datovou schránku?

Datová schránka představuje moderní způsob předávání informací mezi úřady i podnikateli, který dokáže zcela nahradit poštovní zásilky a obsílky. Jedná se tak o velmi praktický nástroj, jehož získání je přitom velmi snadné. Přinášíme souhrn všeho, co je třeba o datových schránkách znát.

Co je datová schránka a jaké má výhody? 

Datová schránka vznikla jako kanál pro elektronickou komunikaci s jakýmkoliv úřadem, ať už jde o OSSZ, zdravotní pojišťovnu či finanční úřad. Prakticky vzato se schránka nijak výrazněji neliší od klasického e-mailu, jejím držitelem je ale úředně ověřená osoba. Z legislativního hlediska provoz datových schránek upravuje zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, či stručněji zákon o datových schránkách.

Tento zákon říká, že pokud schránku máte, úřady jsou povinny ji při komunikaci s vámi využívat. Posílané elektronické dokumenty mají z právního hlediska stejnou účinnost jako klasický dopis s kulatým razítkem. Díky tomu se ve výsledku zbavíte obíhání poboček úřadů i nutnosti pravidelně kontrolovat poštovní schránku kvůli obsílkám.  

Jaké má datová schránka nevýhody? 

Pokud vám úřady pošlou do datové schránky nějaký dokument, po deseti dnech od doručení se automaticky považuje za doručený nezávisle na tom, zda jste se do schránky přihlásili či nikoliv. Pro uživatele to znamená nutnost schránku pravidelně kontrolovat, jinak riskují neshody s dotyčným úřadem. Naštěstí si lze nastavit upozornění, které vás o nově doručeném dokumentu automaticky vyrozumí e-mailem či SMS zprávou.  

Podobně nepraktické může být i automatické mazání dokumentů starších 90 dní. Zde důrazně doporučujeme si důležité listiny stahovat do počítače co nejdříve po doručení, případně využít placenou službu datového trezoru. 

Kdo všechno si může schránku zřídit? 

Datovou schránku si může zřídit prakticky kdokoliv. Přesněji řečeno, schránku může na základě dobrovolného rozhodnutí získat:

• jakákoliv fyzická osoba (není nutné být OSVČ, zažádat si mohou i zaměstnanci), 
• právnická osoba, která není zapsána v obchodním rejstříku.

Některé subjekty pak mají založení datové schránky nařízené zákonem. O vytvoření schránky tím pádem žádat nemusejí a schránka je pro ně vytvořena automaticky. Jedná se o následujíc subjekty:

• daňoví poradci, 
• advokáti, 
• insolvenční správci, 
• právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, 
• orgány veřejné moci.

Pozor: Od 1. ledna 2023 budou datové schránky povinné i pro všechny OSVČ, tj. i u nich k jejich založení dojde automaticky po vzniku podnikání.  

Kde najdu seznam držitelů datových schránek? 

Pokud potřebujete zjistit, zda má nějaký subjekt zřízenou datovou schránku, případně mu do ní odeslat zprávu, můžete využít vyhledávač na portálu Moje datová schránka. Pro vyhledání datové schránky zde stačí zadat jméno, adresu, IČO nebo identifikační kód datové schránky a systém vám zobrazí vše potřebné. Takto můžete dohledávat jak fyzické, tak i právnické osoby i orgány veřejné moci.  

Jak zřídit datovou schránku? 

Zřízení datové schránky je zcela zdarma a v případě fyzických osob k němu potřebujete pouze doklad totožnosti. U právnických osob už je celý proces o něco složitější – zde se kromě dokladu totožnosti neobejdete bez jmenovacího dekretu, usnesení valné hromady či jakéhokoliv jiného dokumentu, který vás jednoznačně identifikuje jako jednatele.  

Samotnou registraci lze vyřídit třemi způsoby: 

Na kontaktním místě veřejné správy (Czech POINT) 

Zde vám vystačí jen doklad totožnosti, případně povolení k pobytu nebo vízový štítek (platí pro cizince). Žádost o zřízení datové schránky můžete vyřídit přímo na místě, kde obratem dostanete potvrzení o založení. V případě, že k žádosti přikládáte i další listiny (tj. například u právnické osoby) nebo jste zplnomocněni zastupovat někoho jiného, potvrzení dostanete rovněž a vaši žádost posoudí ministerstvo vnitra.  

Ruční vyplnění 

Na portálu datových schránek si můžete jednoduše stáhnout registrační formulář a pomocí zdarma dostupného programu Software602 FormFiller jej vyplnit přímo na počítači. Následně stačí dokument vytisknout a odeslat jej poštou na adresu Ministerstva vnitra společně s úředně ověřeným podpisem. Pokud si program instalovat nechcete, formulář si jednoduše vytiskněte přímo a vyplňte jej ručně. V případě, že žádost obsahuje chyby nebo jste na něco zapomněli, vás pak ministerstvo vnitra vyzve k nápravě. 

Online prostřednictvím portálu eIdentita 

Pomocí eIdentity vše vyřídíte online z pohodlí domova, tuto možnost ale mají k dispozici pouze držitelé občanského průkazu s aktivovaným elektronickým čipem (tj. vydaného po roce 2018). 

A co když podnikám v zahraničí? 

Datovou schránku si mohou zřídit i fyzické nebo právnické osoby registrované v zahraničí. Bez českého DIČ se ale nemohou registrovat na Czech POINT a musí proto odeslat žádost Ministerstvu zahraničí.

Samotná žádost musí být v češtině a k případným dokumentům v cizím jazyce je třeba přiložit úředně ověřený překlad. Rovněž nezapomeňte připojit úředně ověřený dopis fyzické osoby nebo osoby oprávněné jednat za právnickou osobu, a pak také výpis z podnikatelského registru dané země.

Co se adresy týče, uveďte svou adresu pobytu. Zde mějte na paměti, že česká státní správa přihlašovací údaje posílá pouze do zemí zahrnutých do oficiálního seznamu na stránkách datové schránky. Seznam nezahrnuje všechny státy – pokud v některé takové zemi žijete, budete potřebovat kontaktní adresu v některém z uvedených států.  

Přihlášení do datové schránky 

Pokud máte schránku zařízenou, můžete se do ní přihlásit prostřednictvím portálu Moje datová schránka. Pro vstup do datové schránky máte na výběr hned šest metod:

1. Přihlášení identitou občana: zde můžete k přihlášení využít mobilní klíč eGovernmentu, eObčanku, MojeID či jakýkoliv jiný povolený způsob elektronické identifikace.
2. Přihlášení jménem a heslem: při prvním přístupu zadejte údaje, které jste obdrželi po založení schránky. Po prvním přihlášení si pak nastavíte vlastní přístupové heslo.
3. Přihlášení mobilním klíčem: uživatelé aplikace Mobilní klíč eGovernmentu se mohou přihlásit sejmutím QR kódu na svém mobilním zařízení.
4. Přihlášení pomocí SMS: kromě uživatelského jména a hesla zadáváte i kód zaslaný SMS zprávou na váš mobil.
5. Přihlášení pomocí certifikátu: pokud vlastníte přihlašovací certifikát pro datovou schránku a máte jej nainstalovaný v prohlížeči, můžete se přihlašovat skrze něj.
6. Přihlášení bezpečnostním kódem: na chytrých telefonech s operačním systémem iOS lze bezplatně generovat bezpečnostní kód, který můžete zadat společně s uživatelským jménem a heslem. Této metodě ale brzy skončí podpora a doporučuje se přechod na mobilní klíč (viz výše).  

Co když zapomenu přihlašovací údaje? 

O nové přístupové údaje si můžete zažádat na kterémkoliv Czech POINTu, kde kromě dokladu totožnosti předložíte i číslo datové schránky. Rovněž zde uvedete novou e-mailovou adresu, kam vám nové údaje přijdou. První žádost je zdarma, za jakoukoliv další již zaplatíte poplatek 200 Kč.  

Zrušení datové schránky 

Schránky zřízené na vlastní žádost (tj. u fyzických osob a právnických osob mimo obchodní rejstřík) nelze zcela vymazat, můžete je ale snadno znepřístupnit. V  takovém případě vám do schránky nebudou chodit žádné zprávy a vaše přihlašovací údaje nepůjde použít. K  znepřístupnění stačí zajít na nejbližší CzechPOINT, na tom samém místě si můžete rovněž schránku opětovně zpřístupnit.

Uživatelé eObčanky či jakéhokoliv jiného způsobu přihlašování přes Identitu občana si pak mohou schránku znepřístupnit i opětovně zpřístupnit přímo v datové schránce.  

Pomocná ruka do začátků podnikání 

Datová schránka je jen jednou ze záležitostí, která vás ve světě podnikání čeká. S řadou ostatních vám pomůže online fakturační program iDoklad – praktický pomocník zjednodušující jak fakturaci a správu účetních dokladů, tak i komunikaci s úřady či podávání daňového přiznání. iDoklad za vás rovněž pohlídá všechny náležitosti faktur a usnadní vám rutinní administrativu, to vše jednoduše a přehledně.

Pro začátečníky na poli OSVČ pak nabízíme Mini akademii – online soubor třicítky videí s celkovou délkou přes 8 hodin, kde najdete mnoho užitečných tipů a triků z každodenní podnikatelské praxe. Pro nové podnikatele je vstup zcela zdarma.