Přidání podpisu nebo loga firmy na faktury už určitě znáte. Možná ale nevíte o dalších možnostech přizpůsobení faktur na míru vám i vašim zákazníkům – šablonách a textových polích. Jdeme na to!Texty před a za položkami nejsou povinnou součástí faktury (oproti ceně, způsobu a termínu platby nebo kontaktních údajů dodavatele a odběratele, které povinné jsou, a které iDoklad hlídá, aby nechyběly na žádné faktuře). Při vytváření nové faktury je proto běžně nevidíte.
Stačí ale kliknout na zelené tlačítko Více podrobností na kterékoliv faktuře a vzápětí se objeví nejen detaily týkající se způsobu platby, ale také tři volná textová pole:
Zatímco poznámka je určená jen pro vaše interní potřeby a klient ji neuvidí (takže do ní můžete napsat klidně „Příště zdražit“ ;-), text před položkami i za položkami je určený právě pro sdělení klientovi.
V poli pro text před položkami faktury najdete automaticky nastavenou větu:
„Fakturujeme Vám za dodané zboží či služby:“
nebo v případě zálohové faktury:
„Zasíláme Vám zálohovou fakturu na objednané zboží či služby:“.
Pokud se text vám nelíbí, není problém ho změnit.
A abyste to nemuseli dělat u každé faktury zvlášť, máme pro vás šablonu, do které napíšete text, který chcete na faktuře mít.
Stačí k tomu 5 jednoduchých kroků.
Dobré je v šabloně konkretizovat, zda je faktura za zboží nebo za služby – podle toho, co poskytujete. A nemusí být špatné udělat poznámku třeba ještě o něco zdvořilejší a zároveň osobnější, než je naše předloha.
Zkuste třeba něco takového: „Dovoluji si Vám zaslat fakturu za poskytnuté služby.“
U každé faktury samozřejmě tuto poznámku snadno upravíte. Třeba tím, že do ní doplníte konkrétní služby, datum plnění nebo třeba oslovení konkrétního zákazníka.
Pokud fakturujete lidem, které dobře znáte, můžete si samozřejmě udělat šablonu neformální a napsat na ni třeba něco v tomto smyslu:
„Děkuju za další zakázku. Doufám, že jsi spokojený a tady ti posílám fakturu.“
Když pak ale náhodou posíláte fakturu jinému klientovi, nezapomeňte si text před položkami faktury včas upravit. Zatímco vašim kamarádům neformální tón vyhovuje, u nových klientů to tak být nemusí.
Stejně jako pro text před položkami, i pro text za položkami si snadno uděláte šablonu. Postup je úplně stejný jako v předchozím případě. Tentokrát ale zpráva, kterou jsme pro vás do textu za položkami automaticky přichystali, vypadá takto:
„Zboží zůstává až do úplného uhrazení majetkem dodavatele. Při zpožděné úhradě Vám budeme účtovat penále ve výši 0,05 % za každý započatý den prodlení.“
A u zálohové faktury najdete: „Zboží Vám pošleme obratem po přijetí platby na náš účet.“
I tady je samozřejmě víc možností, co do faktury připsat. Určitě nic nezkazíte tím, když zákazníkovi poděkujete za využití vašich služeb (naopak ho potěšíte a některé průzkumy uvádějí, že tím dokonce o 5 % zvýšíte šanci na rychlé zaplacení).
Také ho v této poznámce můžete požádat o zpětnou vazbu, upozornit na další poskytované zboží či služby nebo třeba navrhnout další platební metody.
Text pak může vypadat třeba takhle:
„Děkuji, že jste využili mé služby. Věřím, že jste s výsledkem spokojeni. Budu rád, když mi pošlete stručné zhodnocení mé práce na e-mail zpetnavazba@mojefirma.cz, které využiji pro další zlepšení poskytovaných služeb.“
Znovu platí, že i v textu za položkami je jen na vás, jaký tón zvolíte. Kamarádovi můžete napsat třeba:
„Ještě jednou děkuju za další zakázku. Až budeš zase něco potřebovat, klidně se ozvi, rád pomůžu.“
Pokud máte problémy s tím, že zákazníci platí pozdě, můžete upozornění na penále v šabloně ještě zdůraznit. Třeba strohou poznámkou:
„Pozor – při zpoždění úhrady účtujeme za každý den po splatnosti faktury penále 1 %.“
Samozřejmě i to jde napsat neformálně. Pokud své klienty znáte blíž, můžete do textu za položkami napsat třeba:
„Prosím tě, nezapomeň zaplatit včas. Jinak ti budu muset naúčtovat penále 1 % za každý den po splatnosti. Díky.“
Také text za položkami můžete samozřejmě upravit u každé faktury. Pokud fakturujete třeba zákazníkovi, kterého potřebujete na penále upozornit formálněji, zkuste uctivější a elegantnější poznámku:
„Děkujeme Vám, že jste využili našich služeb. Zároveň si Vás dovolujeme upozornit, že při zpožděné platbě účtujeme penále 1 % za každý započatý den prodlení. Děkujeme za pochopení.“
Pár větami tak každou fakturu přizpůsobíte na míru každému zákazníkovi. Nejen, že to jistě ocení (zvlášť pokud mu nezapomenete poděkovat), ale určitě si vás i fakturu zapamatuje a o to dřív ji třeba zaplatí.
V iDokladu přitom najdete i další způsoby, jak udělat fakturování osobnější. Víc se o tom dozvíte v dalším článku Číslo faktury, DPH i datum splatnosti v e-mailu: stačí 2 minuty.
6 komentářů. Komentovat
Dobrý den,
vystavil jsem zákazníkovi fakturu, kterou zaplatil převodem na náš účet. Nyní zákazník vyžaduje, aby na faktuře našel informaci o tom, že fakturu proplatil. Lze toto ve faktuře nastavit?
Děkuji
iDoklad je perfektná služba. Tiež by som ale privítal obojsmernú synchronizáciu kontaktov a faktúr (iDoklad, mobilná aplikácia, Money v PC).
Do textu za položkami faktur píšu:
Zboží či služby jste od nás již obdrželi, takže není důvod s platbou otálet až do termínu splatnosti faktury. ŽÁDÁME VÁS – ZKUSME V TOMTO ROCE VŠICHNI PLATIT PŘED TERMÍNEM. Při zpožděné úhradě vám budeme MUSET účtovat penále ve výši 0,05 % za každý započatý den prodlení.
Vždycky se najde úřad, který čeká na datum splatnosti, a firmy, které jsou vždy v prodlení, ale spousta firem začala platit už po týdnu. Já teda dělám stejné a platím hned, jak jsem v internetovém bankovnictví – tedy cca 1x týdně. Doporučuji i ostatním.
Díky iDokladu za párování faktur – fakt super.
Pokial neprepojite idokalad s money nema to zmysel. Stacilo byaby sa obojsmerne synchronizovali adresy a faktury
Dobrý den i Vám Miroslave.
Jsem pouhý uživatel idokladu.cz a je pravda, že jsem fakturoid nepoužíval, ale teď jen při prvním náhledu jejich stránek vidím, že srovnáváte nesrovnatelné. IDoklad je ZDARMA – zcela a kompletně. Fakturoid je typický freemium model, kdy „featury“ typu: Fakturovat neomezené množství klientů, Párování plateb s jedním bankovním účtem, Volba ze 4 vzhledů faktur jsou již za poplatek…Dan
Dobrý den,
máte pěkně graficky zpracovaný web, po registraci jsem však byl velmi zklamán grafickým vzhledem faktur, bohužel na tom nic nezměnily ani 3 varianty vzhledu, které jsou graficky velmi nemoderní. Nechystáte nějaký svěží design? Stačí velmi málo, změnit font a pohrát si s velikostmi textu, řádkováním… kolegové z fakturoid.cz jsou v tomto velmi napřed…