Kniha jízd 2025: Kdy ji vést, jak ji vyplnit a co nepodcenit

Kdo má povinnost vést knihu jízd

Knihu jízd musíte vést v těchto případech:

• Auto v obchodním majetku – používáte ho pro podnikání.
• Skutečné náklady – uplatňujete výdaje za PHM, servis apod.
• Plátci DPH – chcete uplatnit odpočet DPH na provoz vozidla.
• Leasing – vozidlo máte pořízené formou leasingu.
• Kombinované využití – auto slouží služebně i soukromě a potřebujete uplatnit poměrný odpočet DPH.

To znamená, že knihu jízd musí vést jak plátci DPH, tak i neplátci, kteří vedou daňovou evidenci a chtějí si uplatnit skutečně vynaložené výdaje.  Platí jednoduché pravidlo: Chcete-li si uplatnit výdaje na auto – musíte doložit, jak jste ho používali.

„Pozor na situace, kdy využíváte auto částečně pro podnikání a částečně soukromě. V takovém případě jste povinni vést knihu jízd. Jen tak prokážete správný poměr využití a odpovídající výši odpočtu DPH při kontrole z finančního úřadu,“ říká zkušená daňová poradkyně, Ing. Vladimíra Přibylová

Kdy knihu jízd vést nemusíte a jak funguje paušál na dopravu

Knihu jízd nemusíte vést, pokud:

• uplatňujete paušální výdaje na dopravu,
• neodečítáte DPH ani skutečné náklady na provoz vozidla,
• nebo auto používáte výhradně pro soukromé účely.

Paušál na dopravu je jednoduchou alternativou ke knize jízd, pokud nechcete dokládat všechny účtenky za benzín nebo servis. V roce 2025 platí tyto částky:

• 5 000 Kč za každý celý kalendářní měsíc, kdy je auto používáno pouze pro podnikání,
• 4 000 Kč za měsíc, kdy je auto využíváno i soukromě.

Další pravidla:

• paušál lze uplatnit maximálně u tří vozidel za jedno zdaňovací období,
• pokud jej využijete, nesmíte současně do nákladů zahrnovat skutečné výdaje na pohonné hmoty ani parkovné.

Paušál není určen jen pro živnostníky. Využít jej mohou i menší firmy – pro ně bývá paušál na auto u právnické osoby často nejjednodušším způsobem, jak snížit administrativu spojenou s provozem služebních vozů.

Co má obsahovat správně vedená kniha jízd

Aby kniha jízd obstála při kontrole z finančního úřadu, musí obsahovat konkrétní údaje, které prokazují účel a rozsah využití vozidla pro podnikání.

Z daňového pohledu musí kniha jízd obsahovat minimálně tyto náležitosti:

• Datum jízdy – kdy jízda proběhla,
• Čas jízdy – od kdy do kdy,
• Trasa cesty – odkud a kam,
• Typ vozidla – pokud jich používáte více,
• Počet ujetých kilometrů,
• Účel cesty – např. „schůzka s klientem XY“,
• Stav tachometru po jízdě,
• Doklad o tankování – datum, množství a cena PHM.

„Záznamy v knize by měly být pravdivé, úplné a vedené průběžně, a to ideálně ihned po ukončení cesty, dokud si všechny údaje pamatujete,“ dodává Vladimíra.

Dále doporučujeme zapisovat také:

• SPZ vozidla,
• průměrnou spotřebu dle technického průkazu,
• datum zahájení provozu vozidla,
• zaplacené mýtné (zejména u zahraničních cest),
• údaje o bezpečnostních přestávkách – pokud máte povinnost je čerpat (např. u řidičů referentů).

Díky tomu bude kniha jízd úplná a obstojí nejen u finančního úřadu, ale i při případné kontrole inspekce práce.

Jak vést knihu jízd v roce 2025

Zákon nestanovuje konkrétní formu knihy jízd – můžete ji vést papírově, v Excelu nebo elektronicky prostřednictvím aplikací. Důležité je, aby záznamy obsahovaly všechny požadované údaje a byly věrohodné při případné kontrole.

1. Excel nebo papírová verze

Jednoduchá a dostupná forma, která je navíc zdarma. Hodí se pro nižší počet jízd. Vyžaduje ale důsledné ruční vyplňování všech údajů.

2. Elektronická kniha jízd přes aplikaci nebo GPS

Moderní řešení s automatickým sledováním tras, počtu kilometrů i účelu cesty. Příkladem je Patriot kniha jízd, která využívá GPS a zapisuje jízdy za vás.

3. Napojení na fakturační nebo účetní systém

Nejpohodlnější varianta. Kniha jízd se propojí s vaším fakturačním nebo účetním softwarem a zapisuje data automaticky. Vhodné pro firmy a náročnější uživatele.

Jak evidovat najeté kilometry

Pokud chcete mít jistotu, že údaje v knize jízd budou přesné, můžete využít několik metod:

1. Stav tachometru – před odjezdem si zapíšete počáteční stav, po návratu konečný. Rozdíl tvoří počet ujetých kilometrů.
2. Počítadlo kilometrů (tzv. „tripy“) – většina aut umožňuje sledovat jednotlivé cesty. Stačí vynulovat počítadlo na začátku pracovní cesty a na konci opsat hodnotu.
3. Účetní program – pokud knihu jízd vedete přímo v účetním softwaru, zadáte jen počáteční a konečný stav tachometru a systém kilometry dopočítá automaticky.
4. Online mapy – když si zapomenete stav tachometru poznamenat, pomůže plánovač tras. Stačí zadat výchozí a cílové místo a mapy vám spočítají přibližnou délku cesty.

Kniha jízd a bezpečnostní přestávky

Kniha jízd není jen daňový doklad. Slouží také k doložení, že řidiči dodržují povinné bezpečnostní přestávky. Inspekce práce může při kontrole vyžadovat, abyste z knihy jízd doložili, že řidič referent (např. manažer jedoucí na schůzku) měl první přestávku nejpozději po 4,5 hodinách jízdy.

Pokuta za nevedení knihy jízd

Pokud nevedete knihu jízd, i když máte povinnost, hrozí vám doměření daně a pokuta za nevedení knihy jízd. Finanční úřad může neuznat náklady na provoz vozidla nebo odmítnout odpočet DPH. V krajních případech se sankce může vyšplhat až na 500 000 Kč.

Knihu jízd nejčastěji kontroluje finanční úřad při daňové kontrole. U zaměstnanců, kteří používají služební vůz, může kontrolu provést také inspekce práce, například kvůli dodržování bezpečnostních přestávek.

Od října se ruší povinnost vést knihu jízd? Co se skutečně mění

Od ledna 2025 se povinnost vést knihu jízd zrušila pouze pro malé a střední podnikatele s nejvýše třemi služebními vozy, kteří uplatňují paušální odpočet nákladů ve výši 5 000 Kč měsíčně.  

Pokud ale chtějí uplatnit skutečné náklady na pohonné hmoty nebo doložit dodržování bezpečnostních přestávek, zůstává pro ně vedení knihy jízd i nadále povinné.

Shrnutí aneb co si z článku odnést

• Pokud uplatňujete skutečné výdaje nebo odpočet DPH, kniha jízd je pro vás povinná. Výjimku mají jen podnikatelé s paušálem a splněnými podmínkami od ledna 2025.
• Knihu jízd stačí vést v Excelu, na papíře nebo pomocí aplikace – hlavní je, aby záznamy byly pravdivé, úplné a srozumitelné. Vyplňujte je ideálně hned po jízdě.
• Bez řádně vedené knihy hrozí doměření daně, zamítnutí odpočtu DPH a pokuty až do výše 500 000 Kč. Úřady mohou vaše náklady jednoduše odmítnout.
• Povinnost vést knihu jízd se nezrušila. Od ledna 2025 platí výjimka pouze pro podnikatele s nejvýše třemi vozy, kteří uplatňují paušální výdaj. Ostatní musí vést knihu jízd dál.
• Knihu jízd kontroluje většinou finanční úřad při daňové kontrole. U zaměstnanců také inspekce práce kvůli bezpečnostním pauzám.
• Kniha jízd se vyplňuje tak, že zapíšete datum, čas, trasu, účel jízdy, stav tachometru a ujeté kilometry. Pokud tankujete, připojte i doklad o čerpání.
• Kniha jízd musí obsahovat vše, co prokazuje, že jízda souvisí s podnikáním. Díky tomu obhájíte náklady nebo nárok na DPH.

Zorientujte se v podnikání díky mini akademii

Začátky v podnikání bývají plné otázek. Právě proto jsme vytvořili mini akademii, kde najdete přehledné video lekce na nejčastější podnikatelská témata – od fakturace přes daně až po vedení knihy jízd.

Videa vedou zkušení lektoři, kteří vše vysvětlují lidsky a srozumitelně. Ať už podnikáte naplno, nebo o tom teprve přemýšlíte, vstup do mini akademie je pro vás zdarma (stačí při registraci zvolit „Ještě nemám IČ“).