Každý podnikatel, který vede účetnictví, musí také evidovat účetní doklady. Bez ohledu na to, zda podniká jako fyzická nebo právnická osoba. Existuje přitom několik druhů účetních dokladů, které se liší podle svého účelu a náležitostí.
Nejčastěji se setkáte se 4 druhy účetních dokladů. Jsou to:
Kromě toho se také často používá rozdělení na:
A setkáte se také s členěním účetních dokladů na:
Faktury jsou zásadní doklad pro podnikatele s účetnictvím i s daňovou evidencí. Zákazník na fakturách najde informace, které potřebuje k platbě, například:
Požadavky na faktury se liší podle toho, zda jste plátce nebo neplátce DPH. Jak přesně mají tyto doklady vypadat, se dozvíte v článku Co nesmí chybět na vašich fakturách. Záleží i na tom, jestli jste plátci DPH.
Originál vydané faktury musíte vždy poslat klientovi. Sami si necháváte kopii. Účtujete ji:
Přijaté faktury naopak účtujete:
Zatímco faktury obvykle použijete u platby převodem na účet, pokladní doklad vystavujete při platbě v hotovosti. Funguje tedy jako doklad o zaplacení (o předání peněz).
Musí na něm být:
Příjmový pokladní doklad zaúčtujte:
Výdajový pokladní doklad naopak účtujete:
Pamatujte, že jako dodavatel musíte originál tohoto dokladu o předání peněz dát klientovi. Sami si necháváte kopii. Pokud jste odběratelem služeb vy, putuje originál dokladu o zaplacení vám.
Mezi účetní doklady patří také bankovní výpis za dané období. Získáte ho v bance a v mobilním nebo internetovém bankovnictví. Najdete v něm:
Transakce účtujete následovně:
V účetnictví se setkáte také s interními doklady. Jak z názvu vyplývá, slouží k účtování hospodářských operací uvnitř firmy.
Mezi tyto doklady patří například:
Kromě uvedeného dělení se můžete setkat s členěním účetních dokladů na vnější a vnitřní. Do první skupiny patří veškeré doklady, které zachycují transakce s ostatními subjekty.
Například:
Vnitřní doklady odpovídají interním dokladům, o kterých jsme se zmiňovali v předchozím členění. Zachycují tedy účetní případy, které se staly uvnitř firmy.
Někteří účetní doklady dělí na jednotlivé a sběrné. Jednotlivé doklady se vztahují vždy k jednomu účetnímu případu v daném období.
Typickým příkladem je faktura za fotografování na vánočním večírku.
Opakem jednotlivých dokladů jsou sběrné doklady. Na nich se objevují různé účetní případy uskutečněné v daném období.
Platí však, že všechny účetní případy na sběrném dokladu musí být stejného typu. Příkladem může být nákup různých kancelářských potřeb za předchozí měsíc.
Díky správnému členění účetních dokladů získáte lepší přehled o svém podnikání.
Klíčový je přitom jejich obsah. Každý účetní doklad musí obsahovat popis účetního případu, ke kterému se vztahují. A také další náležitosti, které u konkrétních dokladů požaduje legislativa. Jinak vám hrozí problémy při případné kontrole z finančního úřadu.
Jak s účetními doklady pracovat se pak dozvíte v naší mini akademii pro začínající podnikatele. Zkušení účetní a daňoví poradci vám v sérii videokurzů představí základy fakturace, účetnictví i vašich daňových povinností. A pro OSVČ, které podnikají méně než rok nebo využívají iDoklad, je vstup do mini akademie zdarma.