Každý podnikatel, který vede účetnictví, musí také evidovat účetní doklady. Bez ohledu na to, zda podniká jako fyzická nebo právnická osoba. Existuje přitom několik druhů účetních dokladů, které se liší podle svého účelu a náležitostí.
Nejčastěji se setkáte se 4 druhy účetních dokladů. Jsou to:
- faktury (vydané i přijaté),
- pokladní doklady (příjmové a výdajové),
- bankovní výpisy
- a interní doklady.
Kromě toho se také často používá rozdělení na:
- vnější
- a vnitřní doklady.
A setkáte se také s členěním účetních dokladů na:
- jednotlivé
- a sběrné.
1. Vydané a přijaté faktury
Faktury jsou zásadní doklad pro podnikatele s účetnictvím i s daňovou evidencí. Zákazník na fakturách najde informace, které potřebuje k platbě, například:
- jméno a adresu dodavatele zboží či služby,
- částku k úhradě,
- popis dodaného zboží či služeb
- nebo číslo účtu.
Požadavky na faktury se liší podle toho, zda jste plátce nebo neplátce DPH. Jak přesně mají tyto doklady vypadat, se dozvíte v článku Co nesmí chybět na vašich fakturách. Záleží i na tom, jestli jste plátci DPH.
Originál vydané faktury musíte vždy poslat klientovi. Sami si necháváte kopii. Účtujete ji:
- na účet 311 na stranu Má dáti
- a na účet 601, 602 nebo 604 na stranu Dal.
Přijaté faktury naopak účtujete:
- na účet 112 na stranu Má dáti
- a na účet 321 na stranu Dal.
2. Pokladní doklady
Zatímco faktury obvykle použijete u platby převodem na účet, pokladní doklad vystavujete při platbě v hotovosti. Funguje tedy jako doklad o zaplacení (o předání peněz).
Musí na něm být:
- označení dokladu – tedy příjmový nebo výdajový pokladní doklad,
- číslo dokladu,
- datum vystavení,
- informace o dodavateli plnění (jméno fyzické osoby či název firmy, sídlo, IČ, případně DIČ),
- celková částka,
- plátci DPH uvedou také částku bez DPH, sazbu DPH a částku DPH,
- údaje o příjemci (jméno a příjmení nebo název firmy, adresa trvalého bydliště nebo sídlo firmy, IČ a DIČ),
- účel platby.
Příjmový pokladní doklad zaúčtujte:
- na účet 211 na stranu Má dáti
- a na výnosový účet třídy 6 na stranu Dal.
Výdajový pokladní doklad naopak účtujete:
- na účet 213 na stranu Má dáti
- a na účet 211 na stranu Dal.
Pamatujte, že jako dodavatel musíte originál tohoto dokladu o předání peněz dát klientovi. Sami si necháváte kopii. Pokud jste odběratelem služeb vy, putuje originál dokladu o zaplacení vám.
3. Bankovní výpisy
Mezi účetní doklady patří také bankovní výpis za dané období. Získáte ho v bance a v mobilním nebo internetovém bankovnictví. Najdete v něm:
- záznam všech odchozích transakcí,
- záznam všech příchozích transakcí
- a zůstatek na účtu.
Transakce účtujete následovně:
- fakturu zaplacenou odběratelem na účet 221 na stranu Má dáti a na účet 311 na stranu Dal,
- fakturu zaplacenou dodavateli na účet 321 na stranu Má dáti a na účet 221 na stranu Dal.
4. Interní doklady
V účetnictví se setkáte také s interními doklady. Jak z názvu vyplývá, slouží k účtování hospodářských operací uvnitř firmy.
Mezi tyto doklady patří například:
- příjemka,
- výdejka,
- výplatní listina.
5. Vnější a vnitřní doklady
Kromě uvedeného dělení se můžete setkat s členěním účetních dokladů na vnější a vnitřní. Do první skupiny patří veškeré doklady, které zachycují transakce s ostatními subjekty.
Například:
- faktury,
- doklady o zaplacení,
- bankovní výpisy,
- doklady ze zdravotních pojišťoven
- nebo doklady od správy sociálního zabezpečení.
Vnitřní doklady odpovídají interním dokladům, o kterých jsme se zmiňovali v předchozím členění. Zachycují tedy účetní případy, které se staly uvnitř firmy.
6. Jednotlivé doklady
Někteří účetní doklady dělí na jednotlivé a sběrné. Jednotlivé doklady se vztahují vždy k jednomu účetnímu případu v daném období.
Typickým příkladem je faktura za fotografování na vánočním večírku.
7. Sběrné doklady
Opakem jednotlivých dokladů jsou sběrné doklady. Na nich se objevují různé účetní případy uskutečněné v daném období.
Platí však, že všechny účetní případy na sběrném dokladu musí být stejného typu. Příkladem může být nákup různých kancelářských potřeb za předchozí měsíc.
Důležitý je obsah dokladů
Díky správnému členění účetních dokladů získáte lepší přehled o svém podnikání.
Klíčový je přitom jejich obsah. Každý účetní doklad musí obsahovat popis účetního případu, ke kterému se vztahují. A také další náležitosti, které u konkrétních dokladů požaduje legislativa. Jinak vám hrozí problémy při případné kontrole z finančního úřadu.
Jak s účetními doklady pracovat se pak dozvíte v naší mini akademii pro začínající podnikatele. Zkušení účetní a daňoví poradci vám v sérii videokurzů představí základy fakturace, účetnictví i vašich daňových povinností. A pro OSVČ, které podnikají méně než rok nebo využívají iDoklad, je vstup do mini akademie zdarma.
