Vydaná faktura je základní doklad, se kterým pracuje každý podnikatel. S jejich pomocí stanovujete své příjmy, a tedy i výši daně. Náležitosti tohoto dokladu se ale výrazně liší. Záleží na tom, zda jej vystavuje neplátce nebo plátce DPH a jestli vede účetnictví.
Znamená to, že jinak vypadá faktura vystavená od:
S nejmenším množstvím požadavků na podobu faktury vydané se setkáte v případě, že jste neplátci DPH a nevedete účetnictví. Bez ohledu na to, zda uplatňujete výdaje procentem z příjmů nebo využíváte daňovou evidenci.
Podoba dokladu se v těchto případech řídí občanským zákoníkem, konkrétně zákonem č. 89/2012 Sb. Stanovuje, že vydaná faktura musí obsahovat:
Ostatní údaje povinné nejsou.
Přesto je vhodné na vystavenou fakturu doplnit ještě další informace. Pomohou vám udržet lepší pořádek v dokladech a vyřeší případná nedorozumění při kontrolách z finančního úřadu.
Mezi nepovinné informace patří:
Uvést můžete i datum splatnosti faktury, pokud je kratší než 30 dní (maximální lhůta daná Občanským zákoníkem).
Jako neplátci DPH přitom musíte hlídat skutečné datum uhrazení faktury. Zejména, pokud jste ji vydali na konci roku. Toto datum je totiž důležité pro stanovení příjmů v daňovém přiznání.
Pokud tedy doklad vystavíte například 30. 12. 2021 a klient fakturu zaplatí 3. 1. 2022, započítáte ji až do příjmů za rok 2022.
Pokud vedete účetnictví, povinných údajů přibývá. Vystavená faktura musí obsahovat:
Samozřejmě může obsahovat i další nepovinné údaje zmíněné výše. Například datum splatnosti nebo informaci, že nejste plátce DPH.
Největší rozdíl v porovnání se situací, kdy vedete daňovou evidenci, se ale vztahuje k daňovému přiznání. Pokud vedete účetnictví, není pro vás směrodatné datum platby, ale datum skutečného plnění.
Pokud jste tedy službu nebo zboží klientovi dodali v roce 2021, spadají tyto příjmy právě do tohoto období. Bez ohledu na to, kdy na váš účet dorazila úhrada faktury.
Platí zde totiž takzvaný akruální princip. Toto pravidlo říká, že náklady a výnosy musíte zúčtovat v roce, k němuž se věcně a časově vztahují. Týká se to jak neplátců, tak plátců DPH.
U plátců DPH se pojmem faktura obvykle myslí daňový doklad. Jeho podobu určuje § 29 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.
Podle něj musí být na vystavené faktuře následující údaje:
Pokud je plnění osvobozené od daně, nebo daň přiznává váš klient, nemusíte uvádět výši a sazbu daně.
Naopak v případě, že použijete některý ze zvláštních režimů DPH, přidáváte na vydanou fakturu informaci, jakého režimu se týká.
Příslušné informace musíte na dokladu uvést také v případě, že:
Speciální situace je u identifikované osoby. Tedy u neplátce DPH, který se musí k DPH registrovat například kvůli poskytování služby nebo zboží do zemí Evropské unie.
Faktury vystavené identifikovanou osobou musí splňovat stejné náležitosti jako daňové doklady od plátce DPH. Jediným rozdílem je, že neuvádíte DPH.
Jako neplátce DPH ji totiž klientům neúčtujete.
Požadavky na vydané faktury jsou tedy u různých podnikatelů odlišné. Naštěstí situace není tak složitá, jak se může na první pohled zdát. Existují totiž nástroje, které správnou podobu faktur pohlídají za vás.
Takovou službou je například fakturační program iDoklad. Stačí do něj zadat několik základních údajů a postará se o to, aby na vašich dokladech byly všechny potřebné údaje. Vám pak stačí jen doplnit odběratele, cenu a fakturované služby.
Jak správně pracovat s fakturami se dozvíte také v naší mini akademii. Pro začínající podnikatele a uživatele iDokladu je vstup zdarma a najdete v ní rady, které vám usnadní fakturaci i účetnictví. A to vše prostřednictvím videí od profesionálních účetních a daňových poradců.