Datová schránka pro podnikatele: k čemu slouží a jak ji založit

Komunikace přes datovou schránku vám ušetří čas i peníze. Všem firmám zapsaným v obchodním rejstříku se datová schránka zřizuje automaticky, zatímco jako OSVČ si ji můžete založit dobrovolně. Přečtěte si, jak datová schránka funguje, jaké má výhody a jak si ji založíte.

S úřady v dnešní době nemusíte jednat pouze prostřednictvím doporučených dopisů nebo osobně – můžete využít pohodlné elektronické komunikace přes internet. Velkou výhodou je, že nemusíte zjišťovat, kdy danému úřadu končí otevírací hodiny, ale zprávu na úřad odešlete kdykoliv z domova nebo kanceláře.

Pomocí datových zpráv se také lépe dokazuje, co přesně jste úřadu poslali a kdy jste zprávu odeslali. U dopisů je to mnohem obtížnější.

K čemu slouží datová schránka

Datová schránka funguje podobně jako komunikace přes e-mail, kterou každý důvěrně zná. Na rozdíl od e-mailu ale slouží primárně ke komunikaci se státními úřady – soudy, OSSZ (okresní správou sociálního zabezpečení), zdravotními pojišťovnami či finančním úřadem. Jednoduše řečeno nahrazuje klasické dopisy a papírovou komunikaci.

Pomocí datových schránek komunikují:

• úřady mezi sebou,
• podnikatelé s úřady (a obráceně),
• podnikatelé mezi sebou (za poplatek).

Díky datovým schránkám došlo k:

• usnadnění a urychlení komunikace mezi úřady a podnikateli,
• ke snížení nákladů na papírovou komunikaci,
• možnosti zpětně prokázat doručení elektronického dokumentu.

Odesílatel i příjemce mají k dispozici dodejku, případně doručenku, ze které je jednoznačně patrné, že došlo k doručení datové zprávy. Uložená datová zpráva u soudu představuje nezpochybnitelný důkaz. „Naproti tomu z běžného podacího lístku od pošty nepoznáte, co přesně jste odeslali,“ vysvětluje v naší mini akademii daňový poradce Jaroslav Veselka.

Proč nestačí e-mail

U e-mailu nastává problém s ověřením totožnosti odesílatele. Proto se při komunikaci přes internet se státní sférou využívá úředního ověření uživatele – to poskytuje právě datová schánka nebo elektronický podpis.

Zřízení datové schránky automaticky (ze zákona)

Ministerstvo vnitra založí datovou schránku všem novým subjektům, mezi něž patří:

• orgány veřejné moci a další osoby v jejich roli (např. státní orgány, územní samosprávné celky nebo zdravotní pojišťovny),
• právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku (obchodní společnosti – a. s., s. r. o. – a družstva)
• a vybrané fyzické osoby (advokáti, daňoví poradci, insolvenční správci, auditoři, znalci, soudní překladatelé a tlumočníci).

Z toho vyplývá, že pokud se rozhodnete založit firmu (nejčastěji s. r. o.), nemusíte o zřízení datové schránky žádat – je to zbytečné, bude vám založena automaticky a budete ji muset povinně využívat. Dopis s přístupovými údaji obdržíte během 3 až 5 pracovních dní po zřízení schránky.

Výjimečně se může stát, že vám přístupové údaje do datové schránky nebudou doručeny. V tom případě zavolejte na infolinku datových schránek.

Založení datové schránky dobrovolně (na žádost)

Založit si datovou schránku ale můžete i v případě, že vám to zákon nenařizuje. Dobrovolné zřízení datové schránky se týká:

• fyzických osob (např. zaměstnanců),
• podnikajících fyzických osob (OSVČ) – od 1. 1. 2023 se OSVČ datová schránka zřídí automaticky, nikoliv na žádost,
• právnických osob nezapsaných v obchodním rejstříku (např. spolky, nadace, ústavy, příspěvkové organizace, církve či zahraniční firmy neregistrované v České republice).

Musejí mít OSVČ datovou schránku

Jako OSVČ nemusíte vlastnit datovou schránku, ale můžete o její založení požádat dobrovolně.

Pokud se stanete plátci DPH, máte povinnost kontrolní hlášení i přiznání k dani z přidané hodnoty podávat elektronicky. Datová schránka ale není jediným elektronickým způsobem podání. Můžete využít také aplikaci EPO, případně jednu z aplikací, která vyžaduje ověřený podpis.

Pozor – od roku 2023 bude všem OSVČ datová schránka zřízena automaticky.

Datová schránka pro OSVČ: dobrovolné založení

Založení datové schránky je zdarma a potřebujete k němu pouze občanský průkaz (nebo jiný doklad totožnosti).

V zásadě máte 3 možnosti, jak můžete datovou schránku zřídit:

1. Osobně na kontaktním místě veřejné správy Czech POINT. S sebou si vezměte občanku, případně cestovní pas. Po ověření totožnosti a vyřízení většiny žádostí o zřízení datové schránky si s sebou odnesete potvrzení o zřízení datové schránky včetně identifikátoru datové schránky.
   „Připravte se, že se vás úředník zeptá, zda si chcete datovou schránku založit jako fyzická osoba nebo jako podnikající fyzická osoba. Datových schránek můžete mít víc. Daňová přiznání tedy odesílejte ze schránky pro OSVČ, nikoliv ze schránky, kterou máte jako občan. Doporučuji, abyste si zřídili jak datovou schránku pro občana, tak pro OSVČ. Zřízení je zdarma, takže za druhou schránku nic neplatíte a osobní i podnikatelské záležitosti vyřídíte elektronicky,“ radí daňový poradce Jaroslav Veselka.
2. Stáhněte si a vytiskněte formulář o zřízení datové schránky. Následně ho ručně vyplňte a s úředně ověřeným podpisem odešlete poštou na Ministerstvo vnitra. Pokud je žádost bez chyb, schránku vám ministerstvo zřídí během tří dnů.
   Pro ověřený podpis musíte k notáři nebo na Czech POINT, takže většina lidí si raději datovou schránku vyřídí rovnou osobně.
3. Online prostřednitvím portálu eIDENTITA.CZ. Abyste se mohli přihlásit, potřebujete například občanský průkaz vydaný po roce 2018 s aktivovaným elektronickým čipem.

Přístupové údaje od datové schránky obdržíte:

• během několika hodin e-mailem, pokud jste jako fyzická osoba podali žádost na Czech POINTu a vybrali jste si tento způsob doručení,
• nebo poštou.

Obdrženými údaji se do datové schránky poprvé přihlásíte a ihned si změníte heslo.

Ministerstvo vás vyzve k odstranění nedostatků v případě, kdy žádost obsahuje nesprávné údaje nebo není kompletní. Někdy může být žádost zamítnuta – k tomu nejčastěji dochází, pokud již datovou schránku založenou máte a nevíte o tom nebo když žádáte o nesprávný typ datové schránky.

Datová schránka pro OSVČ: od roku 2023 povinně

V současné době se datové schránky podnikajícím fyzickým osobám (OSVČ) zřizují dobrovolně – na základě žádosti, jak jsme popsali výše. Od 1. ledna 2023 však budou nově datové schránky pro OSVČ zakládány automaticky. To znamená, že budou muset povinně komunikovat s úřady právě prostřednictvím datové schránky.

Součástí zákona, který má zjednodušit komunikaci mezi úřady a urychlit digitalizaci státní správy, je také sjednocení okamžiku doručení dokumentů. Za datum doručení u všech dokumentů se bude považovat den, kdy se do datové schránky podnikatel přihlásí. Pokud ji nenavštěvuje často, dokument se považuje za doručený nejpozději po uplynutí 10 dní ode dne dodání dokumentu do datové schránky, a to bez ohledu na to, zda jej příjemce skutečně četl.

Přihlášení do datové schránky

Ke vstupu do své datové schránky využijte portál Moje datová schránka. Přihlášení můžete provést:

• prostřednitvím eIDENTITA.CZ,
• jménem a heslem,
• mobilním klíčem,
• sms,
• certifikátem,
• bezpečnostním kódem.

Co když zapomenete přihlašovací údaje

Při prvním zapomenutí a vydání nových přístupových údajů nic neplatíte. Pokud ale o jejich vydání požádáte opakovaně v průběhu 3 let, zaplatíte za každé nové poskytnutí údajů 200 Kč. Proto si přihlašovací údaje pečlivě uchovejte.

Navíc se pokaždé budete muset vydat na kontaktní místo Czech POINT, kde musíte:

• předložit průkaz totožnosti,
• číslo datové schránky,
• e-mail, na který vám budou zaslány údaje pro přihlášení.

Vyhledávání datových schránek v seznamu

Před odesláním zprávy si můžete v seznamu držitelů datových schránek jednoduše vyhledat příjemce zprávy. Najdete tam nejenom samotné podnikatele, ale také všechny orgány veřejné moci (např. finanční úřad, kterému chcete zaslat kontrolní hlášení či daň z příjmů fyzických osob v .xml formátu).

Zajímat vás bude tzv. identifikátor datové schránky, který představuje kombinaci číslic a písmen a plní stejnou funkci jako e-mailová adresa. Díky ní systém pozná, do jaké schránky má zprávu doručit.

Zároveň si tak můžete snadno ověřit, jestli má vybraný příjemce zřízenou schránku anebo nikoliv.

Poznámka: Pouze fyzické osoby (nepodnikatelé) si mohou v nastavení datové schránky požádat o skrytí v seznamu držitelů datové schránky. Ostatní uživatelé se v seznamu zobrazují povinně.

Praktické tipy pro používání datových schránek

Po 10 dnech od doručení dokumentu do datové schránky se jeho obsah považuje automaticky za přečtený, přestože jste ho možná vůbec nečetli. Přejděte do nastavení a zaškrtněte možnost upozornění na nově příchozí zprávy e-mailem nebo SMS.

Po 90 dnech od doručení se každá zpráva automaticky vymaže. Ukládejte si proto všechny důležité dokumenty do počítače nebo využijte tzv. datového trezoru. Díky zpoplatněné službě se zprávy uchovávají po libovolně dlouhou dobu.

Pokud budete prostřednictvím datové zprávy komunikovat i s jinými osobami mimo státní sféru, zaplatíte za ně paušální částkou anebo formou čerpání kreditu. Platí se pouze za odeslané zprávy, jejich přijímání funguje bezplatně. Podívejte se na návod, jak zprávu odeslat.

Platnost hesla je při zřízení schránky nastavená na 90 dní. Pokud si nechcete heslo měnit tak často, po přihlášení do schránky přejděte do nastavení a v sekci „hesla“ si zaškrtněte políčko „nastavit neomezenou platnost hesla“. Heslo však zvolte dostatečně silné.

Vzdělávací plán pro začínající podnikatele

Vytvořili jsme pro vás více než 30 videí, kde vás odborníci z praxe srozumitelným způsobem seznámí se všemi důležitými oblastmi pro začátek a rozjezd podnikání. Pokud tápete ve všech nařízeních, zákonech a povinnostech, které vám zákon ukládá, navštivte naši mini akademii.

Pro začínající podnikatele je vstup do akademie zdarma.