Komunikace přes datovou schránku vám ušetří čas i peníze. Všem firmám zapsaným v obchodním rejstříku se datová schránka zřizuje automaticky, zatímco jako OSVČ si ji můžete založit dobrovolně. Přečtěte si, jak datová schránka funguje, jaké má výhody a jak si ji založíte.
S úřady v dnešní době nemusíte jednat pouze prostřednictvím doporučených dopisů nebo osobně – můžete využít pohodlné elektronické komunikace přes internet. Velkou výhodou je, že nemusíte zjišťovat, kdy danému úřadu končí otevírací hodiny, ale zprávu na úřad odešlete kdykoliv z domova nebo kanceláře.
Pomocí datových zpráv se také lépe dokazuje, co přesně jste úřadu poslali a kdy jste zprávu odeslali. U dopisů je to mnohem obtížnější.
Datová schránka funguje podobně jako komunikace přes e-mail, kterou každý důvěrně zná. Na rozdíl od e-mailu ale slouží primárně ke komunikaci se státními úřady – soudy, OSSZ (okresní správou sociálního zabezpečení), zdravotními pojišťovnami či finančním úřadem. Jednoduše řečeno nahrazuje klasické dopisy a papírovou komunikaci.
Pomocí datových schránek komunikují:
Díky datovým schránkám došlo k:
Odesílatel i příjemce mají k dispozici dodejku, případně doručenku, ze které je jednoznačně patrné, že došlo k doručení datové zprávy. Uložená datová zpráva u soudu představuje nezpochybnitelný důkaz. „Naproti tomu z běžného podacího lístku od pošty nepoznáte, co přesně jste odeslali,“ vysvětluje v naší mini akademii daňový poradce Jaroslav Veselka.
U e-mailu nastává problém s ověřením totožnosti odesílatele. Proto se při komunikaci přes internet se státní sférou využívá úředního ověření uživatele – to poskytuje právě datová schánka nebo elektronický podpis.
Ministerstvo vnitra založí datovou schránku všem novým subjektům, mezi něž patří:
Z toho vyplývá, že pokud se rozhodnete založit firmu (nejčastěji s. r. o.), nemusíte o zřízení datové schránky žádat – je to zbytečné, bude vám založena automaticky a budete ji muset povinně využívat. Dopis s přístupovými údaji obdržíte během 3 až 5 pracovních dní po zřízení schránky.
Výjimečně se může stát, že vám přístupové údaje do datové schránky nebudou doručeny. V tom případě zavolejte na infolinku datových schránek.
Založit si datovou schránku ale můžete i v případě, že vám to zákon nenařizuje. Dobrovolné zřízení datové schránky se týká:
Jako OSVČ nemusíte vlastnit datovou schránku, ale můžete o její založení požádat dobrovolně.
Pokud se stanete plátci DPH, máte povinnost kontrolní hlášení i přiznání k dani z přidané hodnoty podávat elektronicky. Datová schránka ale není jediným elektronickým způsobem podání. Můžete využít také aplikaci EPO, případně jednu z aplikací, která vyžaduje ověřený podpis.
Pozor – od roku 2023 bude všem OSVČ datová schránka zřízena automaticky.
Založení datové schránky je zdarma a potřebujete k němu pouze občanský průkaz (nebo jiný doklad totožnosti).
V zásadě máte 3 možnosti, jak můžete datovou schránku zřídit:
Přístupové údaje od datové schránky obdržíte:
Obdrženými údaji se do datové schránky poprvé přihlásíte a ihned si změníte heslo.
Ministerstvo vás vyzve k odstranění nedostatků v případě, kdy žádost obsahuje nesprávné údaje nebo není kompletní. Někdy může být žádost zamítnuta – k tomu nejčastěji dochází, pokud již datovou schránku založenou máte a nevíte o tom nebo když žádáte o nesprávný typ datové schránky.
V současné době se datové schránky podnikajícím fyzickým osobám (OSVČ) zřizují dobrovolně – na základě žádosti, jak jsme popsali výše. Od 1. ledna 2023 však budou nově datové schránky pro OSVČ zakládány automaticky. To znamená, že budou muset povinně komunikovat s úřady právě prostřednictvím datové schránky.
Součástí zákona, který má zjednodušit komunikaci mezi úřady a urychlit digitalizaci státní správy, je také sjednocení okamžiku doručení dokumentů. Za datum doručení u všech dokumentů se bude považovat den, kdy se do datové schránky podnikatel přihlásí. Pokud ji nenavštěvuje často, dokument se považuje za doručený nejpozději po uplynutí 10 dní ode dne dodání dokumentu do datové schránky, a to bez ohledu na to, zda jej příjemce skutečně četl.
Ke vstupu do své datové schránky využijte portál Moje datová schránka. Přihlášení můžete provést:
Při prvním zapomenutí a vydání nových přístupových údajů nic neplatíte. Pokud ale o jejich vydání požádáte opakovaně v průběhu 3 let, zaplatíte za každé nové poskytnutí údajů 200 Kč. Proto si přihlašovací údaje pečlivě uchovejte.
Navíc se pokaždé budete muset vydat na kontaktní místo Czech POINT, kde musíte:
Před odesláním zprávy si můžete v seznamu držitelů datových schránek jednoduše vyhledat příjemce zprávy. Najdete tam nejenom samotné podnikatele, ale také všechny orgány veřejné moci (např. finanční úřad, kterému chcete zaslat kontrolní hlášení či daň z příjmů fyzických osob v .xml formátu).
Zajímat vás bude tzv. identifikátor datové schránky, který představuje kombinaci číslic a písmen a plní stejnou funkci jako e-mailová adresa. Díky ní systém pozná, do jaké schránky má zprávu doručit.
Zároveň si tak můžete snadno ověřit, jestli má vybraný příjemce zřízenou schránku anebo nikoliv.
Poznámka: Pouze fyzické osoby (nepodnikatelé) si mohou v nastavení datové schránky požádat o skrytí v seznamu držitelů datové schránky. Ostatní uživatelé se v seznamu zobrazují povinně.
Po 10 dnech od doručení dokumentu do datové schránky se jeho obsah považuje automaticky za přečtený, přestože jste ho možná vůbec nečetli. Přejděte do nastavení a zaškrtněte možnost upozornění na nově příchozí zprávy e-mailem nebo SMS.
Po 90 dnech od doručení se každá zpráva automaticky vymaže. Ukládejte si proto všechny důležité dokumenty do počítače nebo využijte tzv. datového trezoru. Díky zpoplatněné službě se zprávy uchovávají po libovolně dlouhou dobu.
Pokud budete prostřednictvím datové zprávy komunikovat i s jinými osobami mimo státní sféru, zaplatíte za ně paušální částkou anebo formou čerpání kreditu. Platí se pouze za odeslané zprávy, jejich přijímání funguje bezplatně. Podívejte se na návod, jak zprávu odeslat.
Platnost hesla je při zřízení schránky nastavená na 90 dní. Pokud si nechcete heslo měnit tak často, po přihlášení do schránky přejděte do nastavení a v sekci „hesla“ si zaškrtněte políčko „nastavit neomezenou platnost hesla“. Heslo však zvolte dostatečně silné.
Vytvořili jsme pro vás více než 30 videí, kde vás odborníci z praxe srozumitelným způsobem seznámí se všemi důležitými oblastmi pro začátek a rozjezd podnikání. Pokud tápete ve všech nařízeních, zákonech a povinnostech, které vám zákon ukládá, navštivte naši mini akademii.
Pro začínající podnikatele je vstup do akademie zdarma.