Evidujte správně své služební auto

Ať už se prostor za volantem stal vaším druhým domovem, nebo se k řízení dostanete pouze příležitostně, firemní vůz a jeho provoz musíte správně evidovat. Na výběr máte ze tří možností.

1. Auto není v obchodním majetku

Ačkoliv automobil nevedete v obchodním majetku, můžete ho stále používat pro podnikání. Náklady na jeho provoz vypočítáte sazbou základní náhrady. Ta je pro rok 2017 u osobních vozů 3,90 Kč za kilometr jízdy.

Dále připočtete náhradu za spotřebované pohonné hmoty. Spotřebu pohonné hmoty vypočítáte aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkazu vozidla. Cenu benzínu nebo nafty do výpočtu můžete dokazovat podle skutečnosti, ale mnohem jednodušší je využít cenu vyhláškovou.

V závislosti na spotřebě auta se dostanete v průměru na 5,60 Kč za kilometr jízdy.

Cenu za pohonné hmoty je nejsnadnější řešit vyhláškovou cenou pro daný rok.

I firemní auto, které není v obchodním majetku, je předmětem silniční daně.

Rozhodně nepodceňujte vedení knihy jízd. Pokud byste se dostali do křížku se správcem daně, knihou jízd snadno obhájíte své služební cesty.

Kniha jízd už dávno nemusí být pouze ohmataný notýsek za stínítkem. Pokud nechcete používat placené aplikace, sáhněte po cloudových Google tabulkách. Dokument vedete zdarma, můžete k němu přistupovat z více zařízení a tabulku sdílet s dalšími kolegy. V historii úprav pak dohledáte, kdo provedl jakou změnu v dokumentu.

Ať už se rozhodnete pro vedení knihy fyzicky nebo elektronicky, základní údaje musí být stejné:

• počet ujetých kilometrů před začátkem jízdy,
• stav ujetých kilometrů po skončení jízdy,
• datum a čas cesty,
• účel cesty
• a případní spolucestující nebo další poznámky, které vám pomohou si cestu lépe vybavit.

Ještě malá rada na závěr. Mnozí podnikatelé se rozhodují, zda firemní automobil koupit na DIČ nebo na rodné číslo. Z hlediska daně není mezi možnostmi zásadní rozdíl. Ze soukromě právního hlediska se vám ale více vyplatí nákup přes rodné číslo. Takovým nákupem totiž získáváte status spotřebitele a s tím spojenou vyšší právní ochranu.

2. Auto je v obchodním majetku

Firemní auto vedené v obchodním majetku má nároky na vlastní výdaje.

a) Výdaj na nákup vozidla

Do firemních nákladů jej dostanete přes odpisy. Můžete se rozhodnout mezi odpisem zrychleným a rovnoměrným.

Nenechte se mýlit – oba trvají stejně dlouho, konkrétně 5 let. Liší se ale výší odpočtů v jednotlivých letech.

Doba odpočtu firemního vozu je u obou druhů stejná, liší se ale výše odpočtů v jednotlivých letech.

Rovnoměrný odpis se skládá z nižší první částky a 4 stejně vysokých položek za každý následující rok. U zrychleného odpočtu je druhý rok odpis výrazně vyšší než první a ve třetím, čtvrtém a pátém roce už pouze klesá.

Rovnoměrný odpis má oproti zrychlenému tu výhodu, že pokud by kvůli odpisu hrozila firmě ztráta, může se podnikatel rozhodnout uplatnit pouze libovolnou částku odpočtu. Zrychlený odpočet takovou variantu nenabízí – odpis uplatníte v celkové vypočtené výši nebo jej neuplatníte vůbec.

Druh odpisu nemůžete po svém výběru už změnit.

b) Výdaje na opravy, pojistky, nákup příslušenství, úklid a další související výdaje

Tyto výdaje nesmí v jednom roce přesáhnout částku 40 000 korun. V opačném případě výdaje ovlivní cenu auta a tedy i výši odpisů.

Vozidlo vedené v obchodním majetku musí mít evidovanou knihu jízd naprosto bezpodmínečně. Ze zapisování do knihy jízd si proto udělejte co možná nejrychleji návyk a evidování ujetých kilometrů důsledně hlídejte.

Ne každému se ale vyplatí mít automobil v obchodním majetku zařazený. Peníze získané prodejem auta totiž musíte zdanit. Pokud vedené v obchodním majetku není, po roce vlastnictví je z povinnosti danění osvobozené.

3. Paušální výdaje na dopravu

Pokud vám nevyhovuje ani jedna z předchozích variant, můžete uplatnit paušální výdaj na dopravu silničním motorovým vozidlem podle Zákona o daních z příjmu § 24 písmeno zt).

Paušál ve výši 5 000 korun za kalendářní měsíc můžete využít maximálně na 3 firemní vozidla a musíte jej uplatňovat minimálně jeden celý rok.

Výhodou paušálu je, že pokud se rozhodnete jedno z firemních aut používat i pro soukromé účely, využijete na něj takzvaný krácený paušální výdaj na dopravu.

Ostatní vozidla musíte vy nebo vaši kolegové a podřízení používat striktně pro dosažení a udržení zdanitelných příjmů a automobil nesmíte nikomu jinému půjčovat.

V případě volby paušálu nemusíte kvůli daním knihu jízd evidovat.