Datum publikace 24. 01. 2022 Sdílet článek

Jak na vystavení a zaúčtování zálohové faktury u plátců DPH

Author Seyfor, a. s. 4 minuty čtení 36
Náhledový obrázek

Zálohová faktura je pro podnikatele oblíbeným způsobem, jak se „pojistit“, že za zakázku dostanou zaplaceno. Zvlášť důležitá je pro plátce DPH, které ochrání před úhradou DPH z neuhrazené zakázky. Přečtěte si proto, jak si s vystavením i zaúčtováním zálohové faktury poradit.

Jako zákazník musíte se zálohovou fakturou počítat zejména u:

  • rozsáhlejších zakázek,
  • výrobků na míru
  • i u některých služeb – například u ubytování.

Podnikatel v takovém případě vystaví zálohovou fakturu a službu nebo zboží dodá až poté, co dostane dohodnutou platbu.

Zálohových faktur přitom může být v průběhu zakázky víc. Záleží na rozsahu služeb a dohodě s klientem.

Proč vystavovat zálohové faktury

Zálohovou fakturu využívají plátci i neplátci DPH. Snižují tím riziko, že jim klient nezaplatí.

Zvlášť důležitá je ale pro plátce DPH. V jejich případě je faktura daňovým dokladem, a proto musí odvést uvedenou DPH – bez ohledu na to, jestli klient zaplatil nebo ne. 

Představte si, že máte například malou firmu, která dodává a montuje kuchyňské linky. Klient si od vás do svého bytu objedná kuchyň za 200 000 korun bez DPH. Vy ji sestavíte a následně zákazníkovi pošlete fakturu na celou částku. Jenže klient vám nezaplatí.

Přesto musíte DPH odvést.

Nezbývá vám proto, než zaplatit daň ze svého. Nepřijdete tak jen o náklady spojené s dodáním a montáží linky, ale také o dalších 30 000 korun (při snížené 15% sazbě DPH).

Co má obsahovat zálohová faktura

Na rozdíl od běžné faktury nevstupuje zálohová faktura do účetnictví a není daňovým dokladem. Nemusíte z ní tedy odvádět DPH.

A pokud vám klient nezaplatí, zálohovou fakturu jednoduše stornujete nebo smažete.

Další výhodou je, že zálohová faktura nemá předepsané náležitosti. Nemusíte tedy například počítat a vyčíslovat DPH.

Obecně je ale vhodné, aby se na zálohové faktuře objevily podobné údaje jako na běžné faktuře. Práce s doklady bude díky tomu jednodušší a přehlednější.

Na zálohovou fakturu proto uveďte:

  • informace o dodavateli (jméno a příjmení či název firmy, adresa, IČ, DIČ),
  • informace o příjemci (stejné jako u dodavatele),
  • fakturovanou částku,
  • datum vystavení,
  • datum splatnosti,
  • způsob úhrady
  • a případně číslo účtu, na který vám má klient zaplatit (pokud nevystavujete například fakturu za hotové).

A pokud používáte fakturační program iDoklad, nemusíte si s podobou zálohové faktury dělat starosti. Program dohlédne, aby na ní nechyběly žádné důležité informace.

Jak zaúčtovat zálohovou fakturu u plátců DPH

Jak už jsme zmínili, zálohová faktura není účetním ani daňovým dokladem. Nemusíte tak odvádět DPH a neřešíte ani účtování přijaté zálohové faktury. Tyto faktury pouze evidujete.

Platí to i v případě, že jste odběratelem. Také v tomto případě se vás zaúčtování zálohové faktury netýká.

Do účetnictví zakázka vstupuje uhrazením zálohové faktury. V tu chvíli máte jako dodavatel 15 dnů na vystavení daňového dokladu k přijaté platbě a jeho odeslání klientovi.

Na rozdíl od zálohové faktury na něm musí být mimo jiné:

  • rozepsaná DPH
  • a datum uskutečnění zdanitelného plnění (u zálohové faktury bývá stejné jako datum přijetí platby).

Zároveň musíte v příslušném zdaňovacím období DPH odvést.

Zákazník uplatní odpočet DPH až poté, co mu pošlete daňový doklad.

Nezapomeňte na vyúčtovací fakturu

Jakmile zakázku dokončíte, musíte zákazníkovi vystavit vyúčtovací fakturu. Obsahuje:

  • celkovou částku,
  • celkovou DPH,
  • odpočet zaplacené zálohy,
  • odpočet zaplacené DPH
  • a vyčíslení zbývající částky k úhradě.

Na rozdíl od zálohové faktury je účetním i daňovým dokladem. A proto z ní musíte odvést příslušnou DPH (po odpočtu už uhrazené DPH ze zálohové platby).

TIP: Co všechno musí daňové doklady splňovat, se dozvíte v článku Jak fungují daňové doklady k přijaté platbě.

Doklad, který vás zbaví starostí

Sami vidíte, že vystavení ani zaúčtování zálohové faktury se bát nemusíte. Naopak vám tento doklad ušetří spoustu zbytečných starostí.

A pokud chcete další tipy, které vám usnadní fakturaci, účetnictví nebo práci s daněmi, navštivte naši mini akademii pro začínající podnikatele. Najdete v ní videonávody od profesionálních účetních a daňových poradců. Pro začínající podnikatele a uživatele iDokladu je přitom vstup zdarma.

Související články

[Návod pro OSVČ] Jak si vypočítat zdravotní a sociální pojištění nebo důchod

31. 05. 2024 5 minut čtení 29
Přečíst článek

Začátek podnikání OSVČ: co vás čeká v prvním roce

31. 05. 2024 6 minut čtení 71
Přečíst článek