Zálohová faktura není sama o sobě daňovým dokladem. Pokud vám ale dorazí peníze na účet a vy patříte mezi plátce DPH, musíte do 15 dnů reagovat – v případě, že nemůžete vystavit fakturu, protože objednanou práci nemáte dokončenou, musíte vystavit daňový doklad k platbě. Přečtěte si článek, který vám vysvětlí základní pravidla. Srozumitelně, lidsky a na příkladech.
Představte si, že se živíte jako programátor. Vyvíjíte e-shopy na míru, roční obrat máte přes 1 milion korun, a proto jste plátcem DPH. Díky dobrým referencím vás osloví výrobce nábytku, kterého trápí zastaralé technologické řešení jeho e-shopu.
Připravíte pro něj nabídku a domluvíte se na zakázce v hodnotě 300 tisíc korun. Protože vás čekají stovky hodin práce, nechcete začít bez odpovídající zálohy. Vystavíte tedy zálohovou fakturu na polovinu částky, pošlete ji zákazníkovi a hned druhý den se platba připíše na váš účet.
Přesně v tu chvíli se rozbíhá lhůta 15 dnů, během které musíte vystavit daňový doklad. A musíte to udělat přesto, že e-shop dokončíte třeba až za 3 měsíce.
Co je to daňový doklad
Ať už vyvíjíte e-shopy nebo prodáváte květiny na trhu, vystavujete zákazníkům tzv. doklady o prodeji. Běžně se jim říká faktury, paragony nebo účtenky.
Doklad o prodeji však automaticky není daňovým dokladem. Aby se jím stal, musí splnit pár podmínek. Pro naši situaci stačí uvést jednu: musí ho vystavit plátce DPH.
Řekli jsme si, že vývojář e-shopů z našeho příkladu takovým plátcem je. Pokud jím nejste, tak si zapamatujte, že se plátcem stanete:
- ze zákona, pokud překročíte obrat 1 mil. korun za posledních 12 měsíců,
- nebo dobrovolně (obvyklým důvodem je převaha obchodních partnerů, kteří jsou plátci DPH).
TIP: Pokud nejste plátcem DPH, nepoužívejte na svých dokladech frázi „daňový doklad“. Komplikujete tím život sobě i obchodním partnerům, kteří pravděpodobně vaše doklady chybně zahrnují do svého přiznání k DPH.
Co obsahuje správně vystavený daňový doklad
Abyste daňový doklad vystavili správně, musíte splnit řadu povinností, které stanovují paragrafy – důležitý je především Zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty.
- u platby do 10 000 korun stačí vystavit tzv. zjednodušený doklad (existují výjimky, které popisuje paragraf 30 zákona o DPH),
- u vyšších částek se vás týkají pravidla pro běžný daňový doklad.
Pro běžný daňový doklad jsou přísnější pravidla. Musí tam být:
- označení prodávajícího (jméno nebo název, sídlo, prozovozna, DIČ),
- označení kupujícího,
- evidenční číslo daňového dokladu,
- předmět a rozsah plnění,
- den vystavení dokladu,
- den uskutečnění plnění (nebo den přijetí úplaty),
- jednotková cena bez daně,
- základ, sazba a výše daně v korunách,
- případně sdělení, že je plnění osvobozeno od daně (včetně odkazu na příslušný paragraf),
- případně sdělení, že daň odvede zákazník, pokud musí daňovou povinnost splnit právě on.
Zálohové faktury mají plátci DPH rádi. Nepatří totiž mezi daňové doklady
Programátor z našeho příkladu narazil na férového zákazníka, který mu za odvedenou práci zaplatil. Představte si ale situaci, že vystavíte klasickou fakturu se splatností třeba 30 dnů a váš zákazník na uhrazení svého závazku vůbec nespěchá. Peníze vám pošle s dvouměsíčním zpožděním a vy musíte DPH odvést ze svého – spousta podnikatelů se bohužel setkává s ještě horším scénářem, kdy zákazník nezaplatí vůbec.
I proto jsou zálohové faktury (jinak také zálohovky, zálohové listy, proforma faktury nebo výzvy k platbě) mezi podnikateli velmi oblíbené.
Výhody zálohové faktury:
- získáte peníze předem,
- její vystavení se neúčtuje,
- vystavením nevznikají daňové dopady,
- nikde není stanoveno, co všechno musí zálohovka obsahovat.
TIP: Zálohovky používejte, i když nejste plátcem DPH a nevedete účetnictví.
Podobu a náležitosti zálohových faktur neupravuje žádný zákon. Aby ale doklad splnil svůj účel a vy měli peníze na účtu co nejdříve, určitě na ni mimo jiné uveďte:
- číslo účtu,
- částku k úhradě,
- datum splatnosti,
- variabilní symbol.
Co když zákazník zálohovku neuhradí
Pokud jste mu nedodali zboží nebo službu, nemusíte vystavovat dobropis. Zálohovou fakturu jednoduše stornujete nebo smažete.
Co když zákazník zálohovku uhradí
Vystavení zálohové faktury sice daňové dopady nemá, ale její uhrazení už ano. Ve chvíli, kdy máte zálohu připsanou na účtu, vám totiž vzniká příjem, který musíte zdanit.
Vrátíme se k příkladu s programátorem, který vystavil zálohovou fakturu a druhý den mu na účet přišlo 150 000 korun. Do 15 dnů musí svému zákazníkovi vystavit daňový doklad k přijaté platbě – 21% DPH v takovém případě činí 26 033,06 korun. Tuhle částku zároveň uvede do daňového přiznání k DPH za daný měsíc.
Po 3 měsících je e-shop hotový. Programátor tedy vystaví vyúčtovací fakturu na zbylou částku, tj. 150 000 korun. A v daňovém přiznání za tento měsíc uvede DPH ve výši 26 033,06 korun.
TIP: Neplátcům DPH úhradou zálohové faktury také vzniká zdanitelný příjem. DPH ale neřeší. Příjem musí uvést do daňového přiznání za rok, ve kterém mu platba přišla na účet. Po splnění svého závazku by měl i neplátce DPH vystavit svému klientovi doklad podle zákona o účetnictví (fakturu).
V iDokladu to celé zvládnete na pár kliknutí
Pokud používáte iDoklad, je propojení zálohových faktur a daňových dokladů velmi jednoduché – můžete dokonce vystavovat daňové doklady i v případě, že vám zákazník platí zálohu po částech. Na každou úhradu vystavíte na pár kliknutí nový doklad.
Daňový doklad k platbě vystavíte 3 způsoby:
- Prokliknete se do sekce Daňové doklady k platbě. Zmáčknete tlačítko Nový a vyberete ze seznamu úhrad zálohových faktur tu správnou.
- V seznamu úhrad zálohových faktur použijete funkci Daňový doklad – najdete ji na řádku s úhradou a v horním menu.
- Zatrhnete možnost Vystavit daňový doklad při přidávání nové úhrady zálohové faktury.
Tady máte jednoduchý videonávod:
Pokud máte k daňovým dokladům, zálohovkám nebo fakturaci jakékoli dotazy, napište nám na info@idoklad.cz.
Ať jde fakturace pěkně od ruky.
