Jak fungují daňové doklady k přijaté platbě

Představte si, že se živíte jako programátor. Vyvíjíte e-shopy na míru, roční obrat máte přes 2 miliony korun, a proto jste plátcem DPH. Díky dobrým referencím vás osloví výrobce nábytku, kterého trápí zastaralé technologické řešení jeho e-shopu.

Připravíte pro něj nabídku a domluvíte se na zakázce v hodnotě 300 tisíc korun. Protože vás čekají stovky hodin práce, nechcete začít bez odpovídající zálohy. Vystavíte tedy zálohovou fakturu na polovinu částky, pošlete ji zákazníkovi a hned druhý den se platba připíše na váš účet.

Přesně v tu chvíli se rozbíhá lhůta 15 dnů, během které musíte vystavit daňový doklad. A musíte to udělat přesto, že e-shop dokončíte třeba až za 3 měsíce.

Co je to daňový doklad

Ať už vyvíjíte e-shopy nebo prodáváte květiny na trhu, vystavujete zákazníkům tzv. doklady o prodeji. Běžně se jim říká faktury, paragony nebo účtenky.

Doklad o prodeji však automaticky není daňovým dokladem. Aby se jím stal, musí splnit pár podmínek. Pro naši situaci stačí uvést jednu: musí ho vystavit plátce DPH.

Řekli jsme si, že vývojář e-shopů z našeho příkladu takovým plátcem je. Pokud jím nejste, tak si zapamatujte, že se plátcem stanete:

• ze zákona, pokud překročíte roční obrat 2 mil. korun a zároveň ne druhý limit 2 536 500 Kč – plátcem se stanete od 1. ledna následujícího roku (registrovat se musíte do 10 dnů od překročení limitu),
• nebo pokud překročíte druhou hranici obratu 2 536 500 Kč, stanete se plátcem DPH od druhého dne po překonání (registrovat se musíte opět do 10 dnů),
• nebo dobrovolně, pokud například máte převážně obchodní partnery, kteří jsou plátci DPH

Jen připomínáme, že do roku 2024 včetně se obrat počítal za posledních 12 kalendářních měsíců, nyní je to od 1. ledna do 31. prosince.

Co obsahuje správně vystavený daňový doklad

Abyste daňový doklad vystavili správně, musíte splnit řadu povinností, které stanovují paragrafy – důležitý je především Zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty:

• u platby do 10 000 korun stačí vystavit tzv. zjednodušený doklad (existují výjimky, které popisuje paragraf 30 zákona o DPH),
• u vyšších částek se vás týkají pravidla pro běžný daňový doklad.

Pro běžný daňový doklad jsou přísnější pravidla. Musí tam být:

• označení prodávajícího (jméno nebo název, sídlo, prozovozna, DIČ),
• označení kupujícího,
• evidenční číslo daňového dokladu,
• den vystavení dokladu,
• předmět a rozsah plnění,
• den vystavení dokladu,
• den uskutečnění plnění (nebo den přijetí úplaty) – pokud se liší od data vystavení,
• jednotková cena bez daně,
• základ, sazba a výše daně v korunách,
• případně sdělení, že je plnění osvobozeno od daně (včetně odkazu na příslušný paragraf),
• případně sdělení, že daň odvede zákazník, pokud musí daňovou povinnost splnit právě on.

TIP: Naučte se správně vystavovat faktury. Vše potřebné se dozvíte v našem velkém průvodci.

Zálohové faktury mají plátci DPH rádi. Nepatří totiž mezi daňové doklady

Programátor z našeho příkladu narazil na férového zákazníka, který mu za odvedenou práci zaplatil. Představte si ale situaci, že vystavíte klasickou fakturu se splatností třeba 30 dnů a váš zákazník na uhrazení svého závazku vůbec nespěchá. Peníze vám pošle s dvouměsíčním zpožděním a vy musíte DPH odvést ze svého – spousta podnikatelů se bohužel setkává s ještě horším scénářem, kdy zákazník nezaplatí vůbec.

I proto jsou zálohové faktury (jinak také zálohovky, zálohové listy, proforma faktury nebo výzvy k platbě) mezi podnikateli velmi oblíbené.

Výhody zálohové faktury:

• získáte peníze předem,
• její vystavení se neúčtuje,
• vystavením nevznikají daňové dopady,
• nikde není stanoveno, co všechno musí zálohovka obsahovat.

Podobu a náležitosti zálohových faktur neupravuje žádný zákon. Aby ale doklad splnil svůj účel a vy měli peníze na účtu co nejdříve, určitě na ni mimo jiné uveďte:

• číslo účtu,
• částku k úhradě,
• datum splatnosti,
• variabilní symbol.

Co když zákazník zálohovou fakturu neuhradí

Pokud jste mu nedodali zboží nebo službu, nemusíte vystavovat dobropis. Zálohovou fakturu jednoduše stornujete nebo smažete.

Co když zákazník zálohovou fakturu uhradí

Vystavení zálohové faktury sice daňové dopady nemá, ale její uhrazení už ano. Ve chvíli, kdy máte zálohu připsanou na účtu, vám totiž vzniká příjem, který musíte zdanit.

Vrátíme se k příkladu s programátorem, který vystavil zálohovou fakturu a druhý den mu na účet přišlo 150 000 korun. Do 15 dnů musí svému zákazníkovi vystavit daňový doklad k přijaté platbě (záloze) – 21% DPH v takovém případě činí 26 033,06 korun. Tuhle částku zároveň uvede do daňového přiznání k DPH za daný měsíc.

Po 3 měsících je e-shop hotový. Programátor tedy vystaví vyúčtovací fakturu na zbylou částku, tj. 150 000 korun. A v daňovém přiznání za tento měsíc uvede DPH ve výši 26 033,06 korun.

V iDokladu to celé zvládnete na pár kliknutí

Pokud používáte iDoklad, je propojení zálohových faktur a daňových dokladů velmi jednoduché – můžete dokonce vystavovat daňové doklady i v případě, že vám zákazník platí zálohu po částech. Na každou úhradu vystavíte na pár kliknutí nový doklad.

Daňový doklad k platbě vystavíte 3 způsoby:

1. Prokliknete se do sekce Daňové doklady k platbě. Zmáčknete tlačítko Nový a vyberete ze seznamu úhrad zálohových faktur tu správnou.
2. Nebo v sekci Prodej klikněte na Úhrady a vyberte uhrazenou zálohovou fakturu. Klikněte na ikonku Daňový doklad k přijaté platbě a vystavte jej.
3. Daňový doklad k platbě vystavíte také při zadávání nové zálohové faktury. Stačí, když v sekci Prodej kliknete na Zálohové faktury. Následně otevřete detail konkrétní faktury, kde vyberete záložku Úhrady – na řádku s úhradou pak klikněte na tlačítko Daňový doklad k přijaté platbě.

Zjistěte, jak se vyhnout problémům v podnikání

Začátek podnikání je často jako cesta minovým polem. Každou chvíli hrozí, že omylem stoupnete na nebezpečnou nástrahu. Proto jsme vytvořili mini akademii pro začínající podnikatele. Odborníci z praxe vás v ní na tyto pomyslné miny upozorní a vy se jim díky tomu vyhnete.