OSVČ: Tipy, jak vést evidenci příjmů a výdajů

Podnikatelé spravují v daňové evidenci své příjmy a výdaje. Díky tomu jim slouží jako podklad pro výpočet daně z příjmu. Vysvětlujeme, pro koho je daňová evidence výhodná, jak daňové i nedaňové příjmy a výdaje evidovat a jaké informace v evidenci neopomenout.

Kterým OSVČ se vyplatí vést daňovou evidenci

Evidence příjmu a výdajů je výhodná pro OSVČ s vysokými náklady, například když vyrábíte vlastní produkty nebo ve velkém prodáváte zboží. Vyplatí se ji vést i v případě, kdy patříte do skupiny 30% nebo 40% paušálních výdajů, ale v reálu máte výdaje vyšší.

Pokud uplatňujete paušální výdaje, stačí si vést pouze evidenci příjmů.

Jak a kde evidovat příjmy a výdaje

Daňová evidence je jednodušší než účetnictví a jako OSVČ si ji můžete vést sami, stačí vám tabulka v Excelu nebo jednoduchý software, například online fakturační program iDoklad nebo účetní software Money S3.

V evidenci shromažďujete veškeré příjmy a výdaje v hotovosti nebo pohyby na bankovním účtu, které mají daňový dopad – i proto se někdy používá pojem „cashová evidence“.

Částky musí být vedené v CZK, a pokud fakturujete v zahraniční měně (např. v EUR), řídíte se tím, na jaký účet vám peníze přijdou.

Pokud:

• na korunový účet, uvedete v evidenci přesnou částku v CZK,
• např. na eurový účet, částku přepočtete buď denním kurzem (České národní banky), nebo na konci roku jednotným kurzem (vyhlašuje ho Generální finanční ředitelství).

Evidenci ideálně doplňujte průběžně. Buď si na ni vyhraďte jeden den v měsíci nebo údaje zpracujte okamžitě, například jakmile vystavíte fakturu nebo ji dostanete proplacenou. Daňová evidence vám slouží i ke kontrole, jestli vám zákazníci vše zaplatili a jestli nic nedlužíte vy.

Daňové příjmy jsou nejčastěji tržby z prodeje

V daňové evidenci musíte evidovat daňové i nedaňové příjmy. Mezi daňové příjmy patří přijaté finance do pokladny nebo na bankovní účet, které zvyšují váš základ daně. Nejčastěji jde o přijaté tržby z prodeje produktů nebo služeb.

Mezi nedaňové příjmy spadají zejména úvěry, zápůjčky nebo když na účet vložíte hotovost z pokladny a opačně.

U každého příjmu evidujete základní informace:

• datum přijetí peněz,
• doklad o přijetí (typ a číslo dokladu),
• důvod přijetí (např. „úhrada faktury vydané na bankovní účet“),
• informaci, jestli jde o daňový nebo nedaňový příjem.

Pro přijaté peníze v hotovosti vystavíte jako doklad o přijetí příjmový pokladní doklad a pro příjmy na účet výpis z bankovního účtu.

Pokud jste plátci DPH, zahrnete do daňových příjmů ceny bez daně a do nedaňových příjmů přijaté DPH od zákazníků. Pro lepší přehlednost čleňte v evidenci jednotlivé druhy daňových a nedaňových příjmů do samostatných sloupců, například takto:

TIP: Čtěte o jednoduchých programech pro daňovou evidenci, které vám usnadní práci i čas.

Daňové výdaje: mzdy nebo zaplacený materiál

Mezi daňové výdaje patří například vyplacené mzdy, mzdové odvody nebo zaplacený materiál a služby, které souvisí s podnikáním.

Nedaňovými výdaji (tedy výdaji, které si z daně nelze odečíst) jsou poskytnuté zápůjčky, výběry pro vlastní potřebu, poskytnuté dary, zaplacené pojistné na veřejné zdravotní pojištění a sociální zabezpečení a další výdaje, které neslouží k dosahování daňových příjmů.

U výdajů evidujete stejné základní informace jako u příjmů.

Pokud jste plátci DPH, uvádíte do daňových výdajů ceny bez daně. DPH zaplacené dodavatelům nebo daň odvedená finančnímu úřadu spadají do nedaňových výdajů.

Daňová evidence zahrnuje i majetek a zásoby

Kromě příjmů a výdajů shromažďujte v daňové evidenci také informace o svém majetku, zásobách, pohledávkách a závazcích.

U majetku uvádějte:

• datum pořízení,
• datum zařazení do užívání,
• vstupní cenu,
• výši daňových odpisů, 
• datum vyřazení z evidence.

V evidenci zásob uvádějte informace o okamžiku a způsobu pořízení a vyřazení zásob, včetně jejich oceňování. 

Základ daně zjistíte na konci roku

K poslednímu dni zdaňovacího období (31. prosince) proveďte u daňové evidence inventarizaci majetku a závazků. Zjistíte tak skutečný stav svého majetku, který porovnáte se záznamy v evidenci.

Porovnání skutečného a evidovaného stavu se nazývá inventarizace. Jejím výsledkem může být inventarizační rozdíl, přebytek nebo manko, o které případně musíte upravit základ daně z příjmů.

Vyhněte se chybám v podnikání

Zapojte se do naší mini akademie – pro začínající podnikatele je zdarma. Lektoři vás v krátkých videích provedou daněmi, fakturací či cenotvorbou a pomůžou vám vyhnout se nástrahám, které vás v začátcích mohou stát čas, nervy i peníze.