E-maily – nastavení

Nastavení / záložka E-maily

Domů  Předchozí  Další

 

IK_skok_jinam Nastavení

IK_skok_jinam Odeslání dokladu e-mailem

Způsob odesílání e-mailů

Zde si můžete vybrat ze dvou způsobů odesílání e-mailů. Zvolíte-li variantu běžná PDF příloha k e-mailu, přijde vašemu zákazníkovi faktura nebo prodejka jako PDF soubor připojený jako příloha k odeslanému e-mailu. Zvolíte-li variantu odkaz pro zobrazení PDF v prohlížeči, bude doručený e-mail obsahovat odkaz, který zobrazí náhled faktury nebo prodejky v prohlížeči. Tento doklad lze pak přímo z odkazu vytisknout nebo uložit do PDF. Na faktuře Váš zákazník hned vidí, že fakturu již uhradil. A v případě, že váš zákazník také používá iDoklad, může fakturu uložit jako přijatou fakturu do svého iDokladu. Prodejky do iDokladu takto uložit nelze.

Vámi zvolený způsob lze při odesílání konkrétního dokladu individuálně změnit. Pouze při hromadném odesílání faktur a prodejek, nebo automatickém odesílání pravidelných faktur, se použije způsob odeslání z nastavení. Toto nastavení se použije zatím pro vydané faktury, zálohové faktury, dobropisy, pravidelné faktury a prodejky. Ostatní doklady se odesílají vždy jako běžná PDF příloha k e-mailu.

Šablony odesílaných e-mailů

Jednou z největších výhod iDokladu je možnost okamžitého odesílání dokladů přes internet. Každý doklad či upomínku faktury můžete pomocí tlačítka Odeslat kdykoliv doručit odběrateli (na adresu zadanou na jeho kartě Kontaktu), sami sobě (na přihlašovací adresu k iDokladu), účetní firmě na adresu zadanou v šabloně, nebo na jakoukoliv další adresu, kterou napíšete přímo na odesílacím formuláři. Texty navržené v šablonách si před odesláním můžete libovolně upravit. Odeslané faktury iDoklad označí názornými ikonkami.

IK_skok_jinam Běžná faktura odesílaná zákazníkovi

IK_skok_jinam Zálohová faktura odesílaná zákazníkovi

IK_skok_jinam Upomínka odesílaná zákazníkovi

IK_skok_jinam Kopie dokladu odesílaná účetnímu

IK_skok_jinam Opravný daňový doklad odeslaný zákazníkovi

IK_skok_jinam Cenová nabídka odesílaná zákazníkovi

IK_skok_jinam Poděkování za úhradu odeslané zákazníkovi

IK_skok_jinam Prodejka odeslaná zákazníkovi

IK_skok_jinam Daňový doklad k přijaté platbě odeslaný zákazníkovi

Pokud do textu či hlavičky v šablonách e-mailů vložíte některou z následujících proměnných, iDoklad místo ní při generování zprávy doplní do textu konkrétní údaj z příslušné faktury, kontaktu nebo agendy:

{doc_number} číslo dokladu

{doc_order_number} číslo objednávky

{doc_variable_symbol} variabilní symbol

{doc_descr} popis dokladu

{doc_date} datum vystavení

{doc_due_date} datum splatnosti

{doc_currency} měna dokladu

{doc_type} typ dokladu (faktura)

{client_name} název firmy partnera

{doc_vat_amount} částka DPH

{doc_total_amount} částka s DPH

{doc_total_without_vat} částka bez DPH

{company_name} název vaší firmy

{account_number} číslo vašeho bankovního účtu

{iban} IBAN

{swift} swift

{company_email} email vaší firmy

{company_id} IČ vaší firmy

{company_vat_id} DIČ vaší firmy

{mobile_phone} mobil vaší firmy

{phone} telefon vaší firmy

{signature} vaše jméno a příjmení

{doc_amount_paid} celková uhrazená částka

{doc_amount_owed} dlužná částka

{doc_expiration_date} platnost do

{law_code_rate} zákonná úroková sazba

{calculation_law_code_type} penále z prodlení

{remitend_date} datum upomínky

{text_ calculation_law_code_type} text úrok z prodlení

{paid_amount} uhrazená částka

Nastavení poštovního serveru

Vzhledem k tomu, že iDoklad je on-line služba běžící na internetu, většina komunikace s partnery či účetní kanceláří probíhá prostřednictvím e-mailů. Pro pohodlné odesílání pošty je tedy potřeba vybrat vhodný server. Aplikace nabízí několik možností, které volíte pomocí přepínače. Pro každý z nabízených serverů se na kartě zobrazí vlastní nastavení.

Interní server služby iDoklad

Volba K odesílání e-mailů používat interní server služby iDoklad přijde vhod uživatelům, kteří nedisponují vlastním serverem – pomocí ní můžete e-maily posílat přes interní poštovní server iDokladu. Jako odesílatel zprávy je v takovém případě uvedený iDoklad, konkrétně adresa spravce@iDoklad.cz, pokud však příjemce na zprávu odpoví, jeho e-mail dorazí na vaši přihlašovací adresu k iDokladu. V tomto případě nemusíte zadávat žádné další nastavení, iDoklad všechno vyřeší za vás.

Externí exchange server

Jako odesílatel zprávy bude uvedena adresa vašeho poštovního serveru, která může být odlišná od vašeho přihlašovacího e-mailu k aplikaci iDoklad. Pro nastavení komunikace je použita OAUTH2 autentizace. Pokud navíc zatrhnete i pole Ukládat odeslané e-maily ve složce Odeslaná pošta, získáte tak oproti první možnosti i trvalý přehled o odesílaných zprávách.

Připojení k externímu exchange serveru nabízíme dvojího typu:

IK_odrazka Vlastní exchange – disponujete-li vlastním exchange serverem.

IK_odrazka Office 365 – nemáte-li vlastní exchange, můžete si pro tento účel založit účet u cloudové služby.

Vlastní SMTP server

Poslední možností je K odesílání e-mailů používat vlastní SMTP server, například gmail, seznam nebo centrum. Také v tomto případě budou mít všechny odeslané zprávy v poli odesílatele uvedenou vaši adresu. Pro správné odeslání e-mailů je nutné vyplnit přihlašovací údaje. Způsob vyplnění se liší podle použitého SMTP serveru – návod pro nejběžněji používané poštovní servery najdete v následující tabulce.

 

Seznam

Centrum

Google

Adresa serveru

smtp.seznam.cz

smtp.centrum.cz

smtp.gmail.com

Port

25 (v případě SSL šifrování je port 465)

25

465 nebo 587

Server vyžaduje ověření

Ano

Ano

Ano

E-mail odchozí pošty

vaše e-mailová adresa

(včetně @seznam.cz)

vaše e-mailová adresa

(včetně @centrum.cz)

vaše e-mailová adresa

(včetně @gmail.com)

Uživatel

vaše e-mailová adresa

(včetně @seznam.cz)

vaše e-mailová adresa

(včetně @centrum.cz)

vaše e-mailová adresa

(včetně @gmail.com)

Heslo

 

přístupové heslo k vaší schránce

 

IK_upozorneni Používáte-li jiný SMTP server, prostudujte si tuto stránku.

 

Pokud jste nastavili odesílání přes Váš gmail a při odesílání e-mailů z iDokladu se objevuje chyba s textem "Špatně zadané přihlašovací údaje", může to být z těchto důvodů:

IK_odrazka Máte špatně zadané heslo k e-mailové schránce

Zkontrolujte si nastavení přihlašovacích údajů. Do pole Heslo zadejte přístupové heslo k e-mailové schránce, kterou jste zadali do pole E-mail odchozí pošty. Nejedná se o heslo do účtu v iDokladu.

Nastavení gmailu

Nastavení gmailu

IK_odrazka Problém je v zabezpečení vašeho Google účtu

Ověřte, že:

IK_odrazka Dvoufázové ověření je vypnuté

V nastavení vašeho Google účtu jděte na záložku Zabezpečení a v části Přihlášení do Googlu zkontrolujte, že Dvoufázové ověření je ve stavu Vypnuto, případně jej vypněte.

Vypnutí dvoufázového ověření

Vypnutí dvoufázového ověření

IK_odrazka Je povolený přístup méně zabezpečených aplikací

V nastavení vašeho Google účtu jděte na záložku Zabezpečení a dole v části Přístup méně zabezpečených aplikací zkontrolujte, že je nastavený stav Zapnuto, případně přístup povolte.

Povolení přístupu aplikací

Povolení přístupu aplikací

IK_upozorneni Naše servery se nachází v Severním Irsku. Pokud vás Google upozorní na aktivitu z tohoto místa, jedná se o iDoklad.

Pokud ani toto nastavení nepomůže, vyzkoušejte ještě povolit přístup k účtu Google pomocí tohoto odkazu: https://g.co/allowaccess.