Co je zálohová faktura a jak ji využívají plátci i neplátci DPH

Co je zálohová faktura

Zálohovou fakturu vystavujete, když chcete, aby vám klient zaplatil předem část peněz za nabízený produkt nebo službu. Máte tak větší jistotu, že vám klient nezruší domluvenou zakázku, na které jste už začali pracovat, nebo že alespoň její část zaplatí zálohou.

Setkat se můžete také s označením proforma faktura. Toto pojmenování se obvykle používá, když chcete předem zaplatit celou částku, ne jen její část. Často se ale proforma a zálohová faktura používají jako synonyma.

Kdy vystavit zálohovou fakturu

Zálohové faktury se používají hlavně u:

• služeb,
• výrobků na míru
• a rozsáhlejších projektů, jejichž dodání trvá delší dobu.

Pokud prodáváte hotové zboží, zálohovou fakturu nejspíš vystavovat nebudete. Když ale musíte na jeho výrobu nakoupit dražší materiál nebo na produktu budete pracovat několik týdnů či měsíců, pak je zálohová faktura vhodným řešením. Vyhnete se tomu, že do projektu investujete finance i svou energii a zákazník vám nakonec nezaplatí.

Vyžádat si předem můžete libovolnou částku, případně můžete v různých fázích projektu vydat postupně několik zálohových faktur.

TIP: Ujasněte si, jaké jsou druhy faktur a kdy je můžete vystavit.

Jak na zálohovou fakturu

Zálohovou fakturu vystavíte:

• ručně,
• ve Wordu nebo Excelu či podobném editoru,
• ve fakturačním nebo účetním programu.

Její podoba není dána zákonem. Doporučujeme ale i u zálohové faktury uvádět všechny náležitosti jako na běžných fakturách – tedy:

• údaje o dodavateli a příjemci,
• fakturovanou částku,
• datum vystavení a splatnosti,
• způsob úhrady
• a navíc informaci, že se nejedná o daňový doklad.

TIP: Připomeňte si, jaké údaje uvádět na faktury.

Zálohová faktura u plátců a neplátců DPH

Co znamená, že zálohová faktura není daňovým ani účetním dokladem? Jednoduše, že se z ní neodvádí DPH.

Proto jsou zálohové faktury důležité zejména pro plátce DPH. Při vystavení běžné faktury totiž podnikatel musí z fakturované částky odvádět DPH – i když mu odběratel fakturu neuhradí. Nezaplacenou zálohovou fakturu ale jednoduše stornujete či smažete a DPH neplatíte.

Zálohové faktury usnadní podnikání také neplátcům DPH. Pro ně jsou hlavně pojistkou proti neuhrazeným fakturám. Zejména pro menší podnikatele s nižším kapitálem by totiž jedna větší nezaplacená zakázka mohla znamenat i konec podnikání. Zaplacení zálohy navíc snižuje riziko, že si klient nákup rozmyslí.

TIP: Přečtěte si, jak vymáhat nezaplacenou fakturu.

Vyúčtování zálohové faktury

Všechny vydané zálohové faktury evidujte. Po dodání zboží nebo služby pak vystavíte vyúčtovací fakturu, na které uvedete:

• celkovou částku za produkt nebo službu,
• částku, kterou už klient zaplatil jako zálohu,
• a částku, kterou zbývá uhradit (tady může být i 0 Kč, pokud zálohami zaplatil celou částku).

Vyúčtovací faktura už narozdíl od zálohové účetním a daňovým dokladem je, plátci DPH z celkové fakturované částky daň odvádí.

Začínáte s podnikáním a tápete ve fakturaci?

Vystavování faktur bude při podnikání vaším téměř denním chlebem. Vše, co k tomu potřebujete, se naučíte v naší mini akademii. Připravili jsme více než 30 videí, ve kterých vám odborníci z praxe shrnou také další záležitosti týkající se podnikání – daně, cenotvorbu nebo účetnictví. Pro začínající podnikatele je zdarma.