Nákup – Faktury přijaté

Zkopírovat link Zkopírováno
Poslední aktualizace: 23. 4. 2024 14 minut čtení

K evidenci faktur přijatých slouží sekce Nákup. Na rozdíl od položky Prodej ji využijete pouze k zaznamenání běžných faktur přijatých a jejich úhrady.

Evidence přijatých faktur je důležitá zejména pro ty, kteří v podnikání uplatňují reálné výdaje.

V záložce Faktury přijaté najdete seznam všech přijatých faktur, jejich číslování nastavíte v Nastavení faktur (agenda Nastavení → Nákup → Číslování).

V záložce Úhrady najdete seznam úhrad faktur přijatých.

Před vystavením první přijaté faktury si ideálně projděte všechny záložky v Nastavení a definujte v nich:

  • účetní údaje,
  • číselné řady dokladů,
  • podobu variabilních symbolů,
  • kontaktní údaje vaší firmy
    nebo režim pro odesílání e-mailů.

Uložené faktury můžete dále vytisknout, odeslat e-mailem, uhradit, sčítat či filtrovat.

Váš účet v iDokladu může využít více uživatelů najednou. Pokud mají dva uživatelé ve stejný čas rozpracovanou fakturu, může se stát, že budou mít oba doklady nejprve přidělené stejné číslo. Trvale získá přidělené číslo uživatel, který fakturu uloží jako první. Druhému uživateli se při ukládání faktury zobrazí, že dojde ke změně čísla dokladu a variabilního symbolu.

Filtrování seznamu přijatých faktur

Zkopírovat link Zkopírováno

Přehled ve fakturách vám usnadní filtrování, pro rychlý přehled využijte záložky. Podle toho, na jakou záložku kliknete, se zobrazí buď všechny faktury, uhrazené, neuhrazené, nebo po splatnosti.

Když do pole Zadejte hledaný výraz napíšete určitý text nebo číslo, zobrazí se pouze faktury, které výraz obsahují.

Pokud chcete přijaté faktury filtrovat detailněji, třeba pouze v určitém měsíci v roce, využijete podrobnější filtr. Konkrétně si v něm nastavíte tyto možnosti:

  • časové období filtrem Přijato (zvolte konkrétní datum nebo libovolný interval),
  • Splatnost, Datum platby, DUZP: podle dat na faktuře,
  • Cena: rozpětí vyhledávaných faktur vymezte uvedením částky v cenovém rozpětí,
  • Štítky: vyberte štítek, který má faktura obsahovat.

Různé filtry můžete kombinovat a jedním kliknutím je pak vypnete.

Evidence faktury přijaté

Zkopírovat link Zkopírováno

Novou fakturu zaevidujete kliknutím na tlačítko (ikona). Můžete také označit některou z evidovaných faktur a zkopírovat ji tlačítkem icon. Doklad pak snadno upravíte kliknutím na číslo faktury nebo tlačítko úprav icon.

Číslo na faktuře se nastaví vždy automaticky podle zvolené číselné řady v Nastavení šablony a slouží k internímu přehledu. Skutečné číslo na přijaté faktuře doplňte do kolonky Přijatý doklad. Pokud vytváříte nový doklad, editujte číslo tlačítkem úprav icon.

Potřebujete rychle vytvořit novou přijatou fakturu? Ať jste zrovna v iDokladu kdekoliv, stačí kliknout na zelené tlačítko Nový.

Abyste nemuseli stále dokola zadávat údaje, které se opakují, definujte si je dopředu v sekci Nákup (agenda Nastavení → Nákup).

Ve výchozím nastavení zvolte:

  • typ ceny,
  • sazbu DPH v %,
  • způsob úhrady: při nastavení možnosti Hotově nebo Kartou se doklad automaticky nastaví jako uhrazený.

Náležitosti dokladu

Zkopírovat link Zkopírováno

Na každém dokladu nesmí chybět základní náležitosti. Vysvětlíme, co do kterého pole doplnit a jaké zvolit přílohy.

Náležitosti dokladu 

  • Dodavatel: do pole vložte dodavatele ze seznamu Kontaktů nebo založte kartu nového kontaktu (přečtěte si návod pro agendu Adresář → Kontakty).
  • Variabilní symbol: slouží ke správnému provedení platby – automaticky se díky němu spárují platby na bankovním účtu s fakturami.

Můžete doplnit i následující:

  • Číslo objednávky: uveďte, pokud je pro doklad relevantní.
  • Přijatý doklad: do kolonky zadejte číslo dokladu uvedeného na přijaté faktuře.
  • Popis: pro lepší orientaci v seznamu faktur a v e-mailu můžete do pole zapsat krátkou charakteristiku dokladu. Pokud necháte pole prázdné, dosadí se popis z první vložené položky.

Datumy

  • Přijato: iDoklad do pole standardně doplňuje aktuální datum, můžete ho ale přepsat nebo vybrat z kalendáře. Podle data přijetí vstupuje faktura do přiznání k DPH.
  • Vystaveno: datum vystavení dle potřeby z přijaté faktury vepište nebo vyberte z kalendáře.
  • DUZP: datum uskutečnění zdanitelného plnění uvedené na přijaté faktuře. Podle legislativy jde o datum předání zboží či uhrazení dokladu – uveďte to, co nastalo dříve.
  • Splatnost: automaticky se vyplní datum splatnosti dle data evidování faktury přijaté. V případě potřeby můžete datum přepsat nebo vybrat z kalendáře, otevřete ho tlačítkem na pravé straně pole.

Platební údaje

  • Způsob úhrady: nejčastěji používaný způsob zadáte v Nastavení faktur, na konkrétním dokladu ho případně i kdykoliv změníte. Pokud zvolíte Hotově, Kartou nebo Zápočtem, faktury se automaticky uloží jako uhrazené. Volba Hotově navíc k faktuře vygeneruje i Pokladní doklad s přiděleným číslem.
  • Číslo účtu: v poli vidíte bankovní účet, který máte uložený u dodavatele v jeho bankovním spojení. Informace lze doplnit i ručně.
  • Kód banky: slouží pouze pro vyplnění kódů českých a slovenských bank.
  • IBAN/SWIFT: mezinárodní číslo bankovního účtu a identifikační kód banky vyplňte při mezinárodní platbě. Pokud čísly disponuje vybraná banka, doplní se v iDokladu automaticky.

U platebních údajů jsou 2 přepínače:

  • Změnit platební údaje i v adresáři: při zapnutí se změny z faktury propíší i do kontaktu v adresáři.
  • Uhrazeno: doklady, u kterých je funkce zatržená, jsou v seznamu označené ikonou fajfky (ikona). Fakturu uhradíte také tlačítkem přímo v seznamu. Na fakturách, které mají v poli Způsob úhrady zadanou hodnotu Hotově, Kartou nebo Zápočtem se pole zatrhne automaticky.

Pokud zvolíte pole Uhrazeno, uvidíte také kolonku s datem platby, které dle potřeby změníte

Přílohy dokladů

Zkopírovat link Zkopírováno

Tlačítkem „Přidat první přílohu“ připojíte k faktuře soubor ve formátu PNG, JPEG, JPG, PDF, ZIP, RAR, XLSX, DOCX, ODT, ODS nebo TXT. Přílohu můžete na fakturu nahrát také jednoduchým přetažením.

Maximální velikost jednoho souboru přílohy je 2 MB, příloh lze přiložit celkem pět. Spolu s fakturou pak můžete poslat přílohu účetnímu e-mailem.

Dodavatel

Zkopírovat link Zkopírováno

Informace o dodavateli jsou na faktuře ze zákona povinné, v iDoklad proto musíte povinně uložit vystavitele faktury v seznamu Kontaktů.

Pokud jde o dodavatele, kterému za faktury platíte pravidelně, uveďte u něj v kontaktech i jeho bankovní spojení.

Založení nového kontaktu

Pokud svého dodavatele v aplikaci zatím uloženého nemáte, vytvořte jeho kontakt přímo z faktury. Klikněte na tlačítko icon plus vedle řádku dodavatele.

Zobrazí se karta nového kontaktu, kterou vyplníte. Po uložení se automaticky vloží na fakturu, kterou zrovna upravujete a také do seznamu kontaktů.

Kontakt dodavatele přidáte i klasicky přes adresář (agenda Adresář → Kontakty).

Když zadáte Název nebo IČ svého českého dodavatele do příslušných řádků, jeho údaje se automaticky načtou z registru ARES. iDoklad se pak spojí s databází a doplní do karty všechny adresní údaje, které jsou v ARESu dostupné.

Vložení již existujícího kontaktu

Pokud máte kartu kontaktu už vytvořenou, stačí, když do pole Dodavatele napíšete alespoň část názvu nebo např. IČ dodavatele. Aplikace pak zobrazí odpovídající kontakty, ze kterých si vyberete.

Oprava stávajícího kontaktu

Pokud chcete na faktuře upravit adresní údaje dodavatele, klikněte na tlačítko Upravit dodavatele. Úpravy uděláte v otevřené kartě.

Položky faktury

Zkopírovat link Zkopírováno

Položky na fakturu přidáte buď ručně, nebo z ceníku. Obě možnosti jsou rychlé a jednoduché. Pokud chcete položku odstranit, klikněte na tlačítko koše icon.

Aplikace automaticky sčítá celkovou cenu dokladu včetně rozpisu DPH a zaokrouhlení.

Přidání položky z ceníku

Pokud chcete na položkách evidovat skladové pohyby z faktur, přidejte položku z ceníku Přidat položku z ceníku nebo pomocí našeptávače.

Skladový pohyb se eviduje jenom u položek, u kterých je na detailu faktury vlevo barevná značka:

Zelené tlačítko znázorňuje, že je položka skladem, a červená, že skladem není. Když na ikonu najedete kurzorem myši, zobrazí se aktuální stav položky na skladě.

Ruční přidání položky

Do pole první záložky vyplňte popis, cenu a množství. Ostatní údaje si v Nastavení fakturace nastavte tak, aby byly správně doplněné.

Další položky pak přidejte tlačítkem Nový řádek.

Vysvětlíme, co patří do jednotlivých polí u položek.

  • Položka: název kupovaného zboží nebo služby je povinný. Pokud nezadáte jinak, popis první položky se doplní i do hlavičky dokladu.
  • Cena: v tomto poli uveďte požadovanou cenu jednoho kusu položky, a to buď včetně DPH, nebo jako základ pro výpočet ceny s DPH. Způsob výpočtu DPH určíte v dalších polích.
  • Množství: počet měrných jednotek, tedy číslo, kterým se zadaná cena vynásobí.
  • Jednotka: aby údaje na faktuře byly srozumitelné, doplňte jednotku, ve které udáváte fakturované množství (ks, kg, hod., km apod.).
  • Typ ceny: plátci DPH (%) musí nejprve vybrat z roletové nabídky sazbu, nabízené možnosti vždy odpovídají právě platné národní legislativě. Nejčastěji používanou hodnotu si můžete zadat v Nastavení (agenda Nastavení → Nákup). Ve vedlejším poli volíte typ ceny, na kterém závisí výpočet částky DPH a výsledné ceny za položku.
    • S DPH: částka, kterou jste zapsali do pole Cena, v sobě už zahrnuje DPH. U dokladů s DUZP 1. září 2019 a novějším se pro výpočet daňového základu používá přesný koeficient. Základ daně se vypočítá podle vzorce: částka s DPH – [částka s DPH/(1+sazba DPH)]. U dokladů s dřívějším DUZP se používá čtyřmístný koeficient a vypočtená cena bez daně nemusí být matematicky přesná.
    • Bez DPH: částka v poli Cena je v tomto případě bez DPH a iDoklad podle uvedené sazby daně vypočítá výslednou cenu navýšenou o DPH. Tento způsob výpočtu doporučujeme.
    • Přenesená daňová povinnost: volba je určená především pro doklady vystavené v Režimu přenesení daňové povinnosti.

Plátcovství určuje v Nastavení firmy stav pole Typ plátce.

  • DPH: v řádku upravíte vypočtenou DPH z položky, aniž by došlo k úpravě hodnoty položky. Pole využijete například při nesrovnalosti v zaokrouhlování.
  • Celkem: tuto částku aplikace vypočítá automaticky na základě zadané Ceny, Množství, Sazby DPH a Typu ceny. Pokud výše DPH neodpovídá výši uvedené na přijatém dokladu, můžete výši DPH upravit na skutečnou hodnotu.
  • Součet cen dle sazeb DPH: v přehledu se zobrazují zahrnuté sazby DPH dle seznamu položek a jejich celkový součet dle sazeb.

Všechny ceny jsou uvedené vždy v měně, kterou jste na faktuře zvolili v části Zobrazit více detailů.

Výběr z ceníku

Pokud často nakupujete stejné položky, sestavte si jejich Ceník.

Použijte tlačítko Přidat položku z ceníku a do faktury se hromadně načtou všechny položky označené v seznamu včetně zadaného nastavení (např. množství, typu ceny).

Vložené údaje můžete samozřejmě libovolně upravit. Na údaj najedete kurzorem a údaj snadno přepíšete. Žádná změna, kterou uvedete na faktuře, se do ceníku zpátky nepřenese.

V ceníku se zobrazí jen položky s cenou zadanou v měně, které odpovídají měně uvedené v podrobnostech faktury.

Odeslání přijatých faktur

Zkopírovat link Zkopírováno

Odeslání přijaté faktury e-mailem

Ze seznamu faktur můžete doklady odeslat na jakoukoliv e-mailovou adresu.

Můžete si nastavit automatické odesílání zpráv a v Nastavení e-mailů lze zadat i vzorový text e-mailu pro odesílání faktur.

Odeslání jedné faktury a hromadné odeslání faktur

Přijatou fakturu můžete odeslat i hromadně. Vyberte požadované doklady a klikněte na tlačítko Odeslat. Otevřete se okno s nabídkou, ve kterém zvolíte adresáta faktury – iDoklad následně fakturu rozešle na všechny vybrané adresy současně (podle šablony pro odeslání faktury přijaté).

V okně odeslání faktury vyplňte pole následovně:

  • Od: uveďte adresu, která se zobrazí příjemcům vašeho e-mailu. Server, ze kterého se e-maily odesílají, nastavujete v Nastavení e-mailů.
  • Účetnímu: fakturu lze odeslat účetnímu. E-mailovou adresu zprávy určené pro účetní firmu zadáte v Nastavení. Takto odeslané faktury budou v seznamu označené ikonou IK_faktura_odeslana_ucetnimu.
  • Kopie: výběrem této volby odešlete doklad na firemní e-mailovou adresu, kterou máte uvedenou v záložce Nastavení firma.
  • Další příjemci: po zatržení se zobrazí pole, do kterého můžete zadat jakoukoliv libovolnou e-mailovou adresu, na kterou chcete doklad odeslat. Pokud zvolíte příjemců víc, oddělujte jejich kontakty klávesou Enter.
  • Předmět/Text e-mailu: doplní se vzorová šablona pro text e-mailu, kterou máte pro typ odesílaného dokladu zadanou v Nastavení e-mailů.
  • Příloha: zobrazuje přehled příloh nahraných na fakturu. Necháte-li pole zatržené, odešle se příloha e-mailem spolu s fakturou. Pokud pole nezatrhnete, odešle se e-mailem pouze faktura bez přílohy.

Pokud si chcete prohlédnout, jak bude odeslaný doklad vypadat, stačí, když kliknete na náhled tisku (Faktury přijaté, agenda Akce → Tisk). Uvidíte, jak dokument vypadá, aniž byste ho tiskli.

Tisk faktury

Zkopírovat link Zkopírováno

Faktury vyexportujete do různých elektronických formátů a můžete je i vytisknout. U faktur přijatých najdete pouze jednu šablonu tiskové sestavy (na rozdíl od faktur vydaných).

Jazyk vytištěné faktury odpovídá aktuálně nastavenému jazyku aplikace.

Tisknout můžete těmito způsoby:

Tisk ze zobrazené faktury přijaté

Klikněte na tlačítko Tisk pod agendou Akce (pod tlačítkem na konci řádku).

Zobrazí se okno s náhledem tisku, kde zvolíte, zda chcete fakturu vytisknout, nebo exportovat do preferovaného formátu.

Tisk z upravované faktury přijaté

Pokud fakturu upravujete, zobrazíte náhled tisku kliknutím na tlačítko Další akce → Vytisknout a uložit. V zobrazeném okně poté zvolíte tisk.

Tisk ze seznamu

Vyberte v seznamu faktur všechny dokumenty, které chcete tisknout. Poté klikněte na tlačítko tisku:

Dokladů můžete tisknout nejvýše 50 najednou.

Náhled tiskové sestavy

Před tiskem v iDokladu vždy uvidíte náhled tištěného dokladu. Obsahuje všechny údaje, které zadáváte na fakturu nebo je máte uložené v nastavení (např. vaše identifikační údaje nebo rozpis cen).

V náhledu můžete listovat a prohlédnout si každou stranu zvlášť.

Dokumenty dále pošlete do tiskárny, případně je vyexportuje do zvoleného elektronického formátu.

V náhledu vidíte tato tlačítka:

  • Tisk: po stisku tlačítka připraví iDoklad sestavu k tisku a zobrazí okno, ve kterém si můžete zvolit konkrétní tiskárnu, počet stran, kopií apod.
  • Exportovat do PDF: dokument se uloží ve formátu PDF.
  • Exportovat do RTF: dokument se uloží ve formátu RTF (Rich Text Format), který lze editovat v textovém editoru.
  • Zrušit: tlačítko zavře náhled tisku.

QR kód

Každý tištěný i PDF soubor s fakturou z iDokladu obsahuje tzv. QR kód. Urychlí platbu, stačí ho oskenovat a fakturu skrze internetové bankovnictví rovnou zaplatit.

Zjistěte více o QR kódech.

Byly tyto informace užitečné?
0 3

Stále si nevíte rady?

blank

miniakademie iDoklad

miniakademie
blank

Zeptejte se komunity na FB

Začít chat na FB

Mohlo by vás zajímat

Vybrat jiné téma