Vystavuj faktury
zdarma
Obsah
Vystavování dodacích listů není povinné ze zákona. Je to dobrovolná aktivita, která je však v zájmu všech zúčastněných stran a pro pořádek v zásobách – zvlášť u větších a komplikovanějších skladů – prakticky nutností.
Co je to dodací list
Dodací list je dokument, který obsahuje přehledné údaje o tom, jaké zboží kdo ze skladu odesílá, v jakém množství a s jakou cenou, resp. naopak jaké zboží kdo přijal.
Dodací list se obvykle vystavuje při předání zboží zákazníkovi – buď při osobním převzetí, nebo při odeslání zásilky. Slouží jako doklad o tom, co bylo skutečně dodáno, a pomáhá oběma stranám mít v dodávkách pořádek.
“Dodací list je průvodní doklad o dodání zboží nebo materiálu. Množství a druh dodané zásoby musí odpovídat údajům uvedeným na dodacím listě a faktuře. Při přijetí zboží nebo materiálu si vždy zkontrolujte, že přejímaná zásoba odpovídá dodacímu listu co do množství i co do kvality,” upřesňuje funkci tiskopisu dodacího listu zkušený daňový poradce Jaroslav Veselka.
Tip: Různým typům dokladů včetně dodacího listu se věnuje ve svých lekcích v mini akademii pro začínající podnikatele. Pro uživatele iDokladu jsou všechna tato vzdělávací videa zdarma.
Jaký je rozdíl mezi fakturou a dodacím listem?
Faktura je účetní doklad, kterým se vyúčtovává zboží nebo služba – uvádí cenu, splatnost a další náležitosti podle zákona.
Dodací list naproti tomu slouží jen jako potvrzení o tom, co a kdy bylo zákazníkovi dodáno a není účetním dokladem.
Náležitosti dodacího listu
Dodací list není zákonně povinný, takže jeho obsah i vzhled si podnikatel určuje sám. Obvykle by ale „dodák“ měl obsahovat alespoň:
- dodavatele (včetně údajů jako IČO, číslo účtu atd.),
- odběratele (včetně dodací adresy, která se může lišit oproti adrese fakturační),
- data (expedice, zdanitelného plnění či jiného, dle potřeb dodavatele),
- evidenčního čísla dodacího listu (může být evidované samostatně či kopírovat číslo patřičné faktury),
- zúčastněných osob (čili kdo dodací list vyhotovil a kdo jej převzal, případně i kdo zboží vydával ze skladu),
- informací o celkové ceně (ta se ale často neuvádí, viz dále).
Co se týče samotných položek, kvůli kterým dodací listy primárně vystavujeme, běžně obsahují údaje jako:
- název položky,
- množství,
- měrnou jednotku,
- cenu za měrnou jednotku,
- celkovou cenu (dle vzorce množství × cena za měrnou jednotku).
Tip: Cenu na dodacím listu uvádět nemusíte. Často se vynechává záměrně – například když nechcete, aby se zaměstnanci dostali k informacím o nákupních cenách.
Vzor dodacího listu
Níže najdete vzorový dodací list vystavený fakturačním programem iDoklad.
Jak vytvořit dodací list
Dodací list můžete vytvořit jedním ze čtyř způsobů.:
1. Vystavení přes fakturační nástroj
Například v iDokladu si dodací list vygenerujete jednoduše a na pár kliknutí
- Nejprve si vystavíte zálohovou nebo řádnou fakturu.
- Fakturu označíte, kliknete na „Tisk“ a z nabídky vyberete „Dodací list“.
- Máte hotovo – údaje o odběrateli i položky se doplní automaticky, takže nic nemusíte znovu vyplňovat.
Výhodou je, že si v iDokladu vyberete, jestli chcete, aby se v tiskopisu zobrazovaly ceny, nebo ne. V ukázce výše je dodací list bez cen.
2. Šablona v Excelu, Wordu nebo PDF
Níže si můžete stáhnout šablony dodacího listu v Excelu, Wordu nebo PDF.
- Dodací list vzor ke stažení v Excelu
- Dodací list vzor ke stažení ve Wordu
- Dodací list vzor ke stažení v PDF
3. ERP nebo skladový systém
Pokud používáte například ERP systém Byznys, dodací list vystavíte přímo ve skladové agendě. Stejnou funkci nabízejí také další ERP systémy.
4. Ručně (papírově)
Jestliže upřednostňujete ruční vyplňování dokladů, v papírnictví seženete již předtištěný formulář (tiskopis) dodacího listu.
Proč používat dodací listy
Dodací list je důležitý především tehdy, když potřebujete mít jasný přehled o tom, co odchází ze skladu a kdo za to přebírá zodpovědnost. Podepsáním dodacího listu potvrzuje převzetí zboží konkrétní osoba – nejčastěji skladník nebo příjemce – a přebírá tak odpovědnost za správnost zásilky.
V některých firmách se ale dodací listy nevystavují vůbec. Místo nich používají pouze fakturu, která v jednodušších případech plní i funkci potvrzení o dodání. Tato varianta může být zcela dostačující tam, kde není potřeba složitá evidence skladových pohybů.
TIP: O správném vystavování faktur a dalších účetních dokladů si víc přečtete v našem detailním průvodci.
Rozhodnutí, zda dodací listy vystavovat, závisí především na náročnosti vaší skladové logistiky. Pokud chcete omezit administrativu, může vám stačit práce s fakturami. Pokud ale potřebujete mít pod kontrolou výdej zboží a jeho evidenci, vyplatí se dodací listy vytvářet a archivovat.
Petr před týdnem předával zákazníkovi zboží. Dnes mu volal s reklamací, že část chybí. Petr otevře šanon s dodacími listy a najde ten správný – podepsaný řidičem i příjemcem. Všechny položky byly při převzetí potvrzeny. „Podívejte, tady je váš podpis,“ říká Petr. Reklamace je vyřešená během pár minut a firma se vyhne zbytečné ztrátě. Právě podobné reklamace jsou jedním z nejčastějších důvodů, proč se vyplatí dodací listy vystavovat a archivovat.
Vyznejte se ve fakturaci a účetnictví
Každý podnikatel potřebuje alespoň základní orientaci v účetních dokladech a fakturaci. Pokud jste ale nestudovali ekonomiku a účetnictví je pro vás velkou neznámou, podívejte se na výuková videa v naší mini akademii pro začínající podnikatele. Lektoři vám srozumitelně vysvětlí vše potřebné a díky tomu v začátcích nespadnete do žádné „pasti“.
Pro začínající podnikatele je vstup do miniakademie zdarma.
Související články
Podnikatelský survival kit: 10 tipů na podnikání pro jistý start
Základy podnikání za 8 hodin: online kurz podnikání od odborníků z praxe