Každý měsíc do iDokladu přidáváme nové možnosti. Díky tomu se i základní funkce neustále rozšiřují a iDoklad toho umí mnohem víc než na začátku. V článku ukážeme, jak vám iDoklad ušetří čas, když se naučíte používat všechny výhody funkcí Kompletní fakturace a evidence úhrad.
Projděte si celý článek nebo si najděte konkrétní funkci:
- Vystavené faktury a evidence úhrad
- Přijaté faktury a evidence nákladů
- Zálohové faktury a dobropisy
- Kontrola plátce DPH
- Našeptávač údajů z databáze ARES
- Pravidelné faktury
- Více číselných řad
- Nastavení počtu desetinných míst
- Práce s cizí měnou
Protože iDoklad neustále vylepšujeme podle vašich představ, rádi bychom znali váš názor na jednotlivé funkce. Prosíme vás tedy, abyste po přečtení článku na konci vyplnili krátký dotazník a ohodnotili jednotlivé funkce.
1. Mějte dokonalý přehled nad všemi fakturami, které jste kdy odeslali
V iDokladu vystavíte neomezený počet faktur a pokud je nesmažete, zůstanou tam napořád. Jakmile fakturu odešlete, uloží se do Prodej – Faktury, kde zjistíte, zda klient fakturu proplatil včas a kdo s placením prodlévá.
Vytvoří se i přehledné grafy, ze kterých hned vyčtete, kolik jste v daný moment za vyřízené faktury utržili.
Pokud odešlete fakturu odkazem, vidíte navíc přesný čas, kdy si klient vaši fakturu otevřel. Více se o této funkci dočtete zde.
Luděk Kraus, pilot a zakladatel Aviatického klubu, si přehled v platbách pochvaluje:
„Bohužel vzhledem k úrovni platební morálky v našem podnikání velmi spoléháme zejména na nástroje z oblasti evidence pohledávek: přehled faktur, časové rozlišení splatnosti našich pohledávek a automatické odesílání upomínek.“
„V naší rodině nikdo nelétal. Jen s tátou jsme v dětství koukali na bílé čáry za dopravními letadly a tipovali, odkud a kam asi tak zrovna letí,” říká Luděk Kraus.
Celý rozhovor s panem Krausem o radosti z létání i podnikání si přečtěte zde.
2. Evidujte i přijaté faktury a uplatněte skutečné výdaje v daňovém přiznání
iDoklad slouží i jako jednoduchá daňová evidence. Archivujete si v něm výdaje a snadno si tak vygenerujete podklady pro daňové přiznání. Zda se vám vyplatí uplatnit výdaje paušální nebo skutečné, se dozvíte v tomto článku S iDokladem si můžete vygenerovat podklady při využití obou způsobů.
NÁŠ TIP: Evidování faktur hodně usnadní, když iDoklad využívá i druhá strana. Doporučte iDoklad dalším podnikatelům a čeká vás odměna!
Výhody:
- Shromažďujete faktury přehledně na jednom místě,
- evidujete přijaté faktury od dodavatelů
- a můžete uplatnit paušální i skutečné náklady.
3. Vystavujte snadno zálohové faktury i dobropisy
Nejen před dokončením díla se vám může hodit zálohová faktura.
Na rozdíl od běžné faktury neplní funkci daňového dokladu. Plátci DPH tak nemusí odvést daň z nezaplacené doklady a neplátci DPH se nemusí potýkat se stornováním faktury.
Po jejím uhrazení k ní snadno přiřadíte vyúčtovací fakturu. Potřebujete-li cokoliv opravit, vystavte si v iDokladu dobropis – opravný daňový doklad. Jak na to se dočtete zde.
Výhody:
- Pojistíte si platbu od nového a neprověřeného klienta,
- přiřadíte navazující vyúčtovací fakturu,
- dobropisem zapracujete opravy.
Snadné vystavování dobropisů využijete nejčastěji, pokud provozujete e-shop. Abyste je mohli vystavovat bez problémů, často se neobejdete bez automatizace. iDoklad proto snadno propojíte například s platformou oXyShop.
„U větších e-shopů doporučujeme zvážit řešení na míru, které může pomoci zautomatizovat některé procesy. Díky tomu majitel e-shopu snadněji zpracuje rostoucí množství objednávek,” říká Martin Kafka z oXyShopu. Celý rozhovor si přečtěte zde.
Dobropisy nejčastěji využijete při provozování e-shopů. Jejich snadné vystavování ale není jediná výhoda propojení iDokladu s vaším e-shopem.
4. Ověřte si spolehlivost svých partnerů a klientů. I těch zahraničních
Je-li vaším klientem plátce DPH, není od věci zkontrolovat si jeho spolehlivost, co se placení daní týče. Pro tyto účely je vám k ruce další praktická funkce iDokladu – ověření klienta pomocí jeho DIČ.
Víme, že v podnikání se meze nekladou. iDoklad vám pomůže prověřit i zahraničního klienta ze zemí EU.
Výhody:
- Ověříte si platnost údajů lidí, se kterými děláte byznys,
- předejdete právním tahanicím,
- informace získáte jednoduše využitím klientova DIČ,
- máte vše na jednom místě,
- můžete si zkontrolovat i zahraniční subjekty.
5. iDoklad za vás vyhledá fakturační údaje klientů i dodavatelů
Konec kopírování všech údajů z internetu. Zadejte prvních pár písmen jména klienta nebo firmy do iDokladu a intuitivní našeptávač za vás doplní všechny dostupné údaje z ARESu (administrativní registr ekonomických subjektů).
Systém ARES si uživatelé iDokladu pochvalují. Nemusí si díky němu dohledávat fakturační údaje.
Výhody:
6. Zautomatizujte si s iDokladem pravidelnou administrativu a šetřete čas každý měsíc
Ne všechny faktury musíte vystavovat znovu a znovu. Ulehčete si práci – například u pravidelných faktur za nájem nebo hosting si v iDokladu nastavíte samostatné vystavení i odeslání a máte o starost méně.
Výhoda:
- Další úspora času a práce – pravidelné faktury se v iDokladu vystaví i odešlou samy.
Podnikatelka paní Stryková z rodinného penzionu Baurů Dvůr si na iDokladu pochvaluje především opětovné vystavování pravidelných faktur a načítání údajů z registru firem ARES. Přečtěte si rozhovor s podnikatelkou, která opustila ruch velkoměsta a našla štěstí na Šumavě.
7. Držte si v průběhu roku ve fakturách přehled díky různým číselným řadám
Rozjíždíte novou spolupráci v průběhu roku? Nastavte si na fakturách vlastní číselné řady. Začít můžete od jakéhokoliv čísla. Různé číselné řady vám pomohou odlišit například různé pobočky, zakázky nebo obchodníky. Vaše faktury – vaše označení. Pro větší přehled ve fakturách můžete využít i štítkování.
Výhody:
8. Buďte přesní nebo nechte iDoklad automaticky zaokrouhlovat
Drobná, leč příjemná funkce, díky které budete na fakturách skutečně přesní. Vlastní počet desetinných míst zpřehlední váš systém faktur, zvolit můžete až 4 desetinná místa.
NÁŠ TIP: Pokud to vaše podnikání dovolí, doporučujeme zaokrouhlovat jen na 1 desetinné místo. Například 3 desetinná místa se totiž mohou plést s řádem tisíců.
Výhody:
- Máte lepší přehled ve fakturách,
- můžete jít hlouběji ve struktuře faktur,
- máte možnost přidat jednotkovou cenu.
9. iDoklad vždy zná aktuální kurzy
V posledním bodě se vrátíme ke spolupráci se zahraničními firmami. Pokud fakturujete zahraničnímu klientovi v jeho měně, využijte funkci načtení nejaktuálnějšího kurzu.
iDoklad pro vás získá poslední nalezený kurz ČNB a vy tak můžete fakturovat i v cizí měně. V případě potřeby není problém kurz manuálně upravit.
Výhody:
- Fakturujete i v cizí měně,
- načte se vám nejaktuálnější kurz dle ČNB,
- kurz můžete manuálně změnit.
Nejaktuálnější kurzy možná už brzy využijí i sourozenci Jakub a Nikol Ponerovi, kteří se svou návrhářskou značkou plánují expanzi do zahraničí. „Na účetnictví buňky nemám, tak jsem starosti nechávala na odbornících, potom jsem ale objevila iDoklad a částečně se to zlepšilo,” říká Nikol Ponerová. Celý rozhovor najdete tady.
Sourozenci Ponerovi se svou značkou už plánují expanzi do zahraničí.
Věnujte nám minutu svého času a vylepšíme iDoklad podle vašich představ
Veškerou historii faktur máte pohromadě a celou agendu zvládnete na jednom místě. Výsledný efekt ocení jak podnikatelé, tak malé a střední firmy – ušetří čas i peníze.
V příštím článku vám podrobně představíme funkci Štítkování dokladů a co všechno s ní dokážete.
A nakonec krátký dotazník. Ohodnoďte, prosím, jednotlivé funkce podle toho, jestli jsou pro vás užitečné. Hodnoťte podobně jako ve škole.
