Odeslání faktury e-mailem

Prodej / Faktury / tlačítko Odeslat

Prodej / karta Faktury / tlačítko Odeslat

Domů  Předchozí  Další

 

IK_skok_jinam Seznam faktur

IK_skok_jinam Karta faktury

Předávání dokladů je při fakturaci jedním ze základních úkonů. Ze seznamu faktur se dají označené doklady posílat na libovolnou e-mailovou adresu a iDoklad současně umožňuje agendu nastavit tak, aby jejich odesílání proběhlo pokud možno automaticky – v Nastavení e-mailů si můžete zadat vzorové texty pro odesílání faktur zákazníkům i účetní firmě, ale také šablony pro automatické odesílání upomínek nezaplacených faktur. V seznamu pak jsou odeslané doklady označené názornými ikonami, podrobnosti najdete zde a také v Legendě.

Hromadné odeslání faktur

Při odesílání ze seznamu můžete u libovolného počtu dokladů zatrhnout pole pro výběr IK_fajfka a poté stisknout tlačítko Odeslat IK_odeslat. Program pak zobrazí přehled všech adresátů a jejich e-mailových adres, které máte zadané na kartách Kontaktů, a po potvrzení automaticky rozešle na uvedené adresy zprávy vytvořené podle zadané E-mailové šablony.

IK_upozorneni Při hromadném odeslání faktur jsou spolu s fakturami odeslány mailem vždy i k nim připojené přílohy. Faktury se odesílají na e-mailovou adresu odběratele a také na všechny e-mailové adresy zadané v poli Další příjemci.

Odeslání jedné faktury

Pokud odesíláte jedinou fakturu, ať už z karty, nebo ze seznamu, aplikace před odesláním nabídne mnohem více možností. Po stisku tlačítka Odeslat otevře okno nabídkou, kde zatržením vyberete jakoukoliv kombinaci adresátů. iDoklad pak fakturu pošle na všechny zvolené adresy současně, a to podle šablon vytvořených pro jednotlivé typy e-mailů.

IK_odrazka Od – v poli vidíte adresu, která se zobrazí příjemcům vašeho e-mailu. Server, z něhož se e-maily odesílají, si zvolíte v Nastavení e-mailů.

IK_odrazka Zákazníkovi – e-mailová adresa se doplní z karty Kontaktu uvedeného na faktuře. Odeslané faktury budou v seznamu označené ikonou IK_faktura_odeslana_odberateli.

IK_odrazka Kopie – touto volbou odešlete doklad na firemní e-mailovou adresu, kterou máte uvedenou v záložce Nastavení firma. Využijete např. při vystavování faktur na svém mobilním telefonu.

IK_odrazka Účetnímu – hlavičku, texty i e-mailovou adresu zprávy určené pro účetní firmu zadáte v Nastavení. Takto odeslané faktury budou v seznamu označené ikonou IK_faktura_odeslana_ucetnimu.

IK_odrazka Další příjemci – po zatržení se zobrazí pole, ve které jsou předvyplnění Další příjemci z karty kontaktu. Toto pole lze editovat, e-mailové adresy smazat nebo doplnit další libovolnou e-mailovou adresu, na níž fakturu chcete poslat.

IK_odrazka Předmět / Text e-mailu – doplní se vzorová šablona pro text e-mailu, kterou máte pro typ odesílaného dokladu zadanou Nastavení e-mailů. Tato šablona obsahuje proměnné (texty uvedené v závorkách), podle kterých se z odesílaných dokladů do zprávy doplní konkrétní identifikační údaje – číslo dokladu, jméno, částka, datum, bankovní účet apod., popis vidíte přímo na kartě. Uvedené texty iDoklad použije pro všechny odesílané e-maily (s výjimkou zprávy účetnímu, která má vlastní nastavení). V případě potřeby můžete předmět i text e-mailové zprávy samozřejmě libovolně přepsat a proměnné vynechat nebo zaměnit za jiné.

IK_odrazka Přílohy - Přiložit soubor – pole se zobrazuje v případě, že je k faktuře připojena příloha. Necháte-li ho zatržené, odešle se příloha e-mailem spolu s fakturou. Zrušíte-li zatržení pole, odešle se e-mailem pouze faktura bez přílohy.

IK_upozorneni Potřebujete-li si před odesláním e-mailu prohlédnout podobu posílaného dokladu, stačí nejdříve použít tlačítko Tisk v seznamu faktur – iDoklad otevře náhled sestavy, kde si můžete doklad zkontrolovat. Záložku pak můžete pak opustit, aniž byste doklad vytiskli.