Rady pro živnostníky: jak na první fakturu

Konečně jste se postavili na vlastní nohy a rozjeli své vysněné podnikání, třeba profesionální fotografování. Máte za sebou první úspěšnou zakázku a čeká vás vystavení faktury. Čtěte, jak jako živnostník vystavit svou první fakturu, abyste měli vše správně.

Živnostník na faktuře uvádí, jaké zboží nebo služby klient odebral, kolik položky stojí a do kdy je má zaplatit. Živnostníkovi pak vystavené faktury slouží jako doklady o jeho příjmech a využije je jako podklady pro zpracování daňového přiznání.

Údaje na faktuře stanovuje zákon

Povinné údaje na fakturách stanovuje občanský zákoník. Pokud jste ale plátcem DPH, musí se obsah faktur řídit zákonem o DPH. 

Chcete-li vědět, jaké údaje musí obsahovat vaše faktury, ujasněte si, do které kategorie jako živnostník spadáte:

• neplátce DPH, který nevede účetnictví,
• neplátce DPH, který vede účetnictví,
• plátce DPH.

Začínající živnostník není povinen vést účetnictví. Vaše fotografická živnost tedy patří do první kategorie. Na fakturu uveďte:

• jméno a příjmení,
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa),
• IČ,
• označení registru, ve kterém jste zapsaní (živnostenský rejstřík).

Tímto končí údaje dané zákonem. Pro přehlednost a případnou kontrolu finančního úřadu doporučujeme na každou fakturu uvádět také:

• sdělení, že dodavatel není plátce DPH,
• údaje o odběrateli (stejné jako údaje o dodavateli výše),
• slovní a číselné označení dokladu (například Faktura 05072022),
• popis zboží nebo služby,
• částku – celkově nebo podrobně (cena za měrnou jednotku a označení množství),
• datum vystavení faktury.

Aby zákazník věděl, kam zaplatit, uveďte i číslo svého účtu, variabilní symbol a datum splatnosti faktury.

Tip: Pro detailní informace o dalších kategoriích se podívejte na přehled všech náležitostí. 

Plátcem DPH se stáváte, když váš roční příjem za posledních 12 kalendářních měsíců přesáhne 1 000 000 korun. V tu chvíli se vaše faktura stává nejen účetním, ale i daňovým dokladem.

Druhy faktur pro plátce i neplátce DPH

Jako živnostníci se můžete setkat se 4 druhy faktur: 

• Zálohová faktura:

Použijete ji v případě, když potřebujete od zákazníka část peněz předem. Zálohová faktura není účetním ani daňovým dokladem (tj. nevstupuje do účetnictví a není na ní DPH), jde pouze o výzvu k platbě. 

Příklad: Zákazník si objednal fotografování v ceně 10 000 korun a vy potřebujete 10 % předem na materiál. Vystavíte mu zálohovou fakturu na 1 000 Kč. Tato faktura nevstupuje do podkladů k daňovému přiznání. 

• Proforma faktura:

Funguje stejně jako zálohová faktura, ale jde o výzvu k platbě celé částky. Pokud pořádáte fotografický kurz a požadujete kurzovné předem, vystavíte účastníkům proforma fakturu. Ani v tomto případě není faktura daňovým ani účetním dokladem.

Zálohová a proforma faktura se často považují za synonyma. 

• Vyúčtovací faktura:

Pokud jste zákazníkovi vystavili zálohové faktury nebo jednu proforma fakturu, musíte následně poslat také tzv. vyúčtovací fakturu. Ta už je účetním (a v případě plátců DPH i daňovým) dokladem a vstupuje do účetnictví.

• Řádná faktura:

Řádná faktura je základní typ faktury. Obvykle ji živnostník vystavuje po dokončení zakázky nebo předání zboží (v případě, že nevystavuje zálohové a proforma faktury).

Pošlete ji tedy zákazníkovi po předaní vyhotovených fotografií. Ten má povinnost ji splatit. Obvyklá splatnost je 14 dní, ale může být i delší. 

Někteří živnostníci mají s dlouhou splatností špatné zkušenosti a tuto platbu neumožňují. Může se stát, že zákazník zboží nezaplatí. Nejen, že nemáte své peníze, ale navíc je musíte vymáhat. 

Řádná faktura je účetní (případně daňový) doklad.

Jak jednoduše vystavit fakturu

• Na papír – nemoderní a zdlouhavý způsob, který už se moc nepoužívá. Správně vyplněná ručně psaná faktura je ale stále platným dokladem.
• Ve Wordu či Excelu – v obou programech sice můžete vystavit fakturu, ale zabere vám to hodně času. Navíc při kopírování šablon do programů hrozí, že v ní budete mít chyby a musíte si sami hlídat všechny legislativní změny.
• V účetním programu – v tomto softwaru je možné nejen vystavovat faktury, ale také vést účetnictví, mzdy zaměstnanců a další agendy. Jedním z programů pro malé a střední firmy je například Money S3.
• V on-line fakturační službě – pokud jste drobný živnostník jako v našem příkladu, nebudete potřebovat účetní program. Nejvhodnějším řešením je pro vás vystavování faktur v on-line fakturační službě. Pro plátce i neplátce DPH je vhodným fakturačním programem například iDoklad. Po registraci a vyplnění fakturačních údajů můžete začít. Vystavení faktury trvá méně než 2 minuty. Pokud jde o fakturu pro stálého zákazníka, bude čas ještě kratší.

V iDokladu si vygenerujete i podklady pro daňové přiznání a všechny faktury snadno předáte účetní. Výhodou je, že iDoklad je stále aktuální. Díky tomu nemusíte nic hlídat.

Jak je možné fakturu stornovat

Jestliže ze smluveného obchodu sejde, ale vy už jste vystavili řádnou fakturu, nemažte ji. Musíte ji stornovat a vystavit takzvaný dobropis. Jde o zápornou fakturu. Díky ní bude ve vašem účetnictví vidět, že částka za nabízenou službu je vrácená nebo jste ji nedostali a už ji neočekáváte.

Může se to stát například při reklamaci zboží či služeb. Dejte si také pozor na opravu základu daně v dobropisu.

Chcete znát další tipy pro začínající živnostníky? Připravili jsme pro vás on-line mini akademii, kde se ve více než 30 videích dozvíte vše potřebné od zkušených profesionálů. Navíc pro začínající podnikatele je vstup zdarma.